秘書検定3級の重要用語集｜敬語・マナー・職務知識・文書用語を解説

秘書検定3級（秘書技能検定・文部科学省後援／公益財団法人実務技能検定協会）の学習でよく出てくる用語を、「マナー・敬語に関する用語」「職務・一般知識に関する用語」「技能・文書に関する用語」の3カテゴリに分けてまとめました。3級は、理論（必要とされる資質・職務知識・一般知識）と実技（マナー・接遇・技能）の5領域から出題されます。敬語の種類や来客応対のことば、印章・郵便・文書のルールなど、意味を正しく押さえておくと、参考書や問題集の解説がぐっと読みやすくなります。

※出題範囲・検定方式は変わる場合があります。最新情報は必ず実務技能検定協会の公式情報でご確認ください。

マナー・敬語に関する用語

尊敬語（そんけいご）: 相手や話題の人の動作・状態を高めて表す敬語。「いらっしゃる」「おっしゃる」「ご覧になる」のように、目上の人を主語にして敬意を表す言い方。
謙譲語（けんじょうご）: 自分や身内の動作をへりくだって表し、相手を間接的に高める敬語。「伺う」「申し上げる」「拝見する」のように、自分側を低めて敬意を示す言い方。
丁寧語（ていねいご）: 「です」「ます」「ございます」などを付けて、話し方そのものを丁寧にする敬語。相手を直接高めるのではなく、ことば全体を上品に整える言い方。
二重敬語（にじゅうけいご）: 一つのことばに同じ種類の敬語を重ねて使う、過剰な言い方。「おっしゃられる」「ご覧になられる」のように、丁寧にしすぎてかえって不適切とされる表現。
クッション言葉（クッションことば）: 依頼・断り・反論などを切り出す前に添えて、印象をやわらげることば。「恐れ入りますが」「申し訳ございませんが」「お手数ですが」などがこれにあたる。
上座（かみざ）: 応接室・会議室・車内などで、上位者（来客・目上）に座っていただく上位の席。一般に出入口から遠い奥の席が上座とされる。
下座（しもざ）: 上座に対して、案内する側・目下の人が座る下位の席。一般に出入口に近い席が下座とされ、来客応対や席次のマナーで上座と対で問われる。
席次（せきじ）: 応接室・会議・乗り物・宴席などで、立場に応じて座る席の順序のこと。上座・下座の考え方にもとづいて決まり、来客応対の基本マナーとして重要。
来客応対（らいきゃくおうたい）: 訪れた来客を出迎え、取り次ぎ・案内・お茶出し・見送りまで行う一連の応対のこと。秘書の代表的な業務で、言葉づかいや席次のマナーが問われる。
取り次ぎ（とりつぎ）: 来客や電話を、担当者や上司へつなぐこと。相手の会社名・氏名・用件を正確に確認し、上司の意向を踏まえて適切に対応することが求められる。
名刺交換（めいしこうかん）: 初対面のあいさつで名刺をやり取りすること。一般に目下や訪問した側から先に差し出し、両手で受け取って相手の名前を確認するのがマナーとされる。
TPO（ティーピーオー）: Time（時）・Place（場所）・Occasion（場合）の頭文字。状況に応じて服装・言葉づかい・態度を使い分ける、という考え方を表すことば。
報連相（ほうれんそう）: 「報告・連絡・相談」をまとめた略語。仕事を円滑に進めるための基本で、上司への報告、関係者への連絡、判断に迷うときの相談を指す。
機密保持（きみつほじ）: 上司や会社の機密・個人情報を外部にもらさず守ること。秘書は重要な情報に触れる立場のため、口外しない・書類を放置しないなどの配慮が求められる。
身だしなみ（みだしなみ）: 清潔感があり、相手に好印象を与えるように整えた服装・髪型・所作のこと。自分の好み（おしゃれ）とは区別され、相手本位で整えることが重視される。
接遇（せつぐう）: 相手に応じた心づかいをもって接し、もてなすこと。単なる事務的な対応ではなく、来客や取引先が心地よく感じられるよう配慮した応対を指す。
慶弔（けいちょう）: 「慶事（おめでたいこと）」と「弔事（おくやみごと）」をまとめた言い方。祝い事・お悔やみへの対応や、贈答・あいさつのマナーとして出題される。

職務・一般知識に関する用語

秘書（ひしょ）: 上司が本来の仕事に専念できるよう、雑務や調整を引き受けて補佐する人。スケジュール管理・来客応対・文書作成などを担い、上司を支える役割を持つ。
直接補佐（ちょくせつほさ）: 上司の身近で、スケジュール管理・来客応対・出張手配などを直接担う補佐の形。上司に付いて実務をサポートする、秘書の代表的な働き方のこと。
間接補佐（かんせつほさ）: 特定の上司に専属せず、部門や複数の人の業務を後方から支える補佐の形。庶務・文書・庶務的な調整などを通じて間接的に支援する働き方のこと。
スケジュール管理（スケジュールかんり）: 上司の予定（会議・面会・出張など）を把握し、重複や無理がないよう調整・管理すること。秘書の中心的な業務のひとつで、確認と連絡が要となる。
稟議書（りんぎしょ）: 会議を開かずに、関係者に書面を回して承認を求める社内文書。担当者が起案し、関係者が順に押印・確認して決裁を得るための書類のこと。
決裁（けっさい）: 権限を持つ上位者が、提案や申請の可否を最終的に決定すること。稟議書などにもとづき、責任者が承認（または却下）する手続きを指す。
株主総会（かぶぬしそうかい）: 株式会社の最高意思決定機関で、株主が集まって重要事項を決議する会議。決算の承認や取締役の選任など、会社の基本的な事柄を決定する。
取締役会（とりしまりやくかい）: 取締役で構成され、会社の業務執行に関する意思決定を行う会議。経営方針や重要な業務の決定、代表取締役の選定などを担う機関のこと。
代表取締役（だいひょうとりしまりやく）: 会社を代表して契約などの行為を行う権限を持つ取締役。一般に社長などが就き、対外的に会社を代表する立場の人を指す。
決算（けっさん）: 一定期間（会計年度）の収入・支出をまとめ、会社の経営成績や財産の状況を計算・確定すること。その結果は決算書（財務諸表）にまとめられる。
実印（じついん）: 市区町村や法務局に登録し、印鑑証明書で本人のものと証明できる印鑑。契約など重要な場面で使われる、最も効力の重い印章のこと。
認印（みとめいん）: 登録していない、日常的に使う印鑑。確認や受領など軽い場面で押すもので、実印・銀行印と区別される印章のこと。
銀行印（ぎんこういん）: 銀行口座の開設や取引のために金融機関へ届け出る印鑑。預金の引き出しなどに用いられ、実印・認印とは別に管理されることが多い印章。
収入印紙（しゅうにゅういんし）: 契約書や領収書など、一定額以上の文書に課される税金（印紙税）を納めるために貼る証票。所定の文書に貼付し、消印して使用する。
手形（てがた）: 決められた期日に一定の金額を支払うことを約束した、有価証券の一種。商取引の支払い手段として用いられ、約束手形・為替手形などがある。
小切手（こぎって）: 銀行に預けた資金から、記載した金額の支払いを依頼するために振り出す証券。現金の代わりに用いられる支払い手段のひとつ。
役職（やくしょく）: 会長・社長・専務・常務・部長・課長など、組織内での地位や役割の呼び名。席次や呼称、敬称の使い分けにかかわる基本知識として問われる。

技能・文書に関する用語

頭語（とうご）: 手紙の書き出しに置くあいさつのことば。「拝啓」「謹啓」などがあり、文末の結語と決まった組み合わせで使うのが基本のマナー。
拝啓（はいけい）: 一般的な手紙でよく使われる頭語のひとつ。結びには敬具を用いるのが決まった組み合わせとされる。
結語（けつご）: 手紙の終わりに置く、結びのことば。「敬具」「敬白」などがあり、書き出しの頭語と対応した組み合わせで使う。
敬具（けいぐ）: 頭語の拝啓に対応する代表的な結語。「拝啓〜敬具」のように、頭語と結語をそろえて使うのが手紙の基本作法。
時候の挨拶（じこうのあいさつ）: 頭語のあとに続けて述べる、季節に応じたあいさつのことば。「初春の候」「向暑の候」のように、月や季節に合わせた決まった言い回しが用いられる。
御中（おんちゅう）: 会社・団体・部署など、組織あての郵便物に付ける敬称。個人あての「様」とは使い分け、団体あての宛名に用いるのが正しい使い方。
各位（かくい）: 複数の人に同じ文書を出すときに、宛名として用いる敬称。「関係者各位」「お客様各位」のように使い、「皆様」にあたる丁寧な呼びかけのことば。
親展（しんてん）: 宛名本人に開封してほしい郵便物の表に記す表示。本人以外は開けないでほしいという意味を表し、機密性のある文書に用いられる外脇付けのひとつ。
脇付（わきづけ）: 宛名の左下などに添えて、敬意や取り扱いの注意を示すことば。「親展」「至急」などがあり、封筒・文書の体裁を整えるために用いられる。
書留（かきとめ）: 郵便物の引き受けから配達までの記録を残し、万一の損害を賠償する郵便のサービス。現金や重要書類を確実に送りたいときに利用される。
速達（そくたつ）: 通常より早く届けてもらうための郵便のサービス。急ぎの文書を送るときに利用し、所定の料金を加えて差し出す扱いのこと。
議事録（ぎじろく）: 会議の日時・出席者・議題・決定事項・発言などを記録した文書。会議の経過と結論を後から確認できるようにまとめる、技能領域で問われる書類。
定足数（ていそくすう）: 会議を成立させ、議決を有効に行うために必要な最小限の出席人数のこと。これを満たさないと会議そのものが成立しないとされる。
議案（ぎあん）: 会議で審議・決定するために提出される議題や案件のこと。会議の進行や議事録の作成にかかわる、会議関連の基本用語。
上書き（うわがき）: 祝儀袋・不祝儀袋や贈り物の表書きに記す、その用途を表すことば。「御祝」「寿」「御霊前」などがあり、慶事・弔事に応じて使い分ける。
水引（みずひき）: 祝儀袋・不祝儀袋にかける飾りのひも。色や結び方（蝶結び・結び切りなど）に意味があり、慶事・弔事や用途によって使い分ける。
のし（熨斗）: 祝い事の進物や祝儀袋の右上に付ける飾り。慶事の贈り物に添えるもので、弔事には用いないなど、慶弔のマナーとして区別される。
ファイリング: 書類を一定のルールで分類・整理し、必要なときにすぐ取り出せるように保管すること。文書管理の技能で、五十音順・年月順などの分類方法が問われる。
グラフ: 数値の傾向や割合を視覚的に表す図。割合は円グラフ、推移は折れ線グラフ、量の比較は棒グラフ、というように、目的に応じて使い分ける表現方法。
秘文書（ひぶんしょ）: 取り扱いに注意を要する、機密性の高い文書のこと。封筒に入れて「親展」とするなど、扱い方や保管のルールが技能領域で問われる。