秘書検定2級の重要用語集｜敬語・マナー・経営知識・文書用語を解説

秘書検定2級（秘書技能検定・文部科学省後援／公益財団法人実務技能検定協会）の学習でよく出てくる用語を、「マナー・敬語に関する用語」「職務・一般知識に関する用語」「技能・文書に関する用語」の3カテゴリに分けてまとめました。2級は、理論（必要とされる資質・職務知識・一般知識）と実技（マナー・接遇・技能）の5領域から出題され、3級より一歩踏み込んだ実務的な判断や、慶弔・贈答の作法、会社のしくみ、文書・会議の知識が問われます。敬語の使い分けや上書き・水引のルール、稟議・決裁といった職務知識まで、意味を正しく押さえておくと、参考書や問題集の解説がぐっと読みやすくなります。

※出題範囲・検定方式は変わる場合があります。最新情報は必ず実務技能検定協会の公式情報でご確認ください。

マナー・敬語に関する用語

尊敬語（そんけいご）: 相手や話題の人の動作・状態を高めて表す敬語。「いらっしゃる」「おっしゃる」「ご覧になる」のように、目上の人を主語にして敬意を表す言い方。2級では尊敬語・謙譲語・丁寧語を文の中で正しく使い分けられるかが問われる。
謙譲語（けんじょうご）: 自分や身内の動作をへりくだって表し、相手を間接的に高める敬語。「伺う」「申し上げる」「拝見する」のように、自分側を低めて敬意を示す言い方。社外の人に対して上司の動作を述べるときは謙譲語にするなど、立場による使い分けが2級の頻出ポイント。
丁寧語（ていねいご）: 「です」「ます」「ございます」などを付けて、話し方そのものを丁寧にする敬語。相手を直接高めるのではなく、ことば全体を上品に整える言い方。美化語（「お」「ご」を付ける語）と合わせて、過不足のない丁寧さが求められる。
二重敬語（にじゅうけいご）: 一つのことばに同じ種類の敬語を重ねて使う、過剰な言い方。「おっしゃられる」「ご覧になられる」のように、丁寧にしすぎてかえって不適切とされる表現。2級では「適切・不適切」を見分ける問題で問われやすい。
クッション言葉（クッションことば）: 依頼・断り・反論などを切り出す前に添えて、印象をやわらげることば。「恐れ入りますが」「申し訳ございませんが」「お手数ですが」などがこれにあたり、来客や取引先への気づかいとして実技で重視される。
上座（かみざ）: 応接室・会議室・車内・エレベーターなどで、上位者（来客・目上）に座っていただく上位の席。一般に出入口から遠い奥の席が上座とされ、2級では乗り物や和室・洋室など場面別の席次が問われる。
下座（しもざ）: 上座に対して、案内する側・目下の人が座る下位の席。一般に出入口に近い席が下座とされ、来客応対や席次のマナーで上座と対で問われる。
席次（せきじ）: 応接室・会議・乗り物・宴席などで、立場に応じて座る席の順序のこと。上座・下座の考え方にもとづいて決まり、2級では自動車（運転手付き・自家用）やタクシー、列車などの細かな席次まで出題される。
名刺交換（めいしこうかん）: 初対面のあいさつで名刺をやり取りすること。一般に目下や訪問した側から先に差し出し、両手で受け取って相手の名前を確認するのがマナーとされる。受け取った名刺は会談中、机上に置いて確認するなどの所作も問われる。
取り次ぎ（とりつぎ）: 来客や電話を、担当者や上司へつなぐこと。相手の会社名・氏名・用件を正確に確認し、上司の在否や意向を踏まえて適切に対応することが求められる。不意の来客や上司不在時の判断が2級では問われる。
接遇（せつぐう）: 相手に応じた心づかいをもって接し、もてなすこと。単なる事務的な対応ではなく、来客や取引先が心地よく感じられるよう配慮した応対を指す。茶菓のもてなしや見送りまで含めた一連の対応として問われる。
慶事（けいじ）: 結婚・出産・栄転・受賞・創立記念など、おめでたい事柄のこと。祝いの言葉・祝電・祝儀・贈答の作法が問われ、弔事と対で慶弔の知識として出題される。
弔事（ちょうじ）: 通夜・葬儀・告別式など、おくやみに関わる事柄のこと。香典の表書き・服装・弔電・参列の作法が問われ、宗教（仏式・神式・キリスト教式）による上書きの違いも2級では問われる。
賀寿（がじゅ）: 長寿を祝う節目の呼び名。還暦（61歳・数えでは数え方に注意）、古希（70歳）、喜寿（77歳）、傘寿（80歳）、米寿（88歳）、卒寿（90歳）、白寿（99歳）などがあり、由来や対応する年齢が出題される。
慶弔（けいちょう）: 「慶事」と「弔事」をまとめた言い方。祝い事・お悔やみへの対応や、贈答・あいさつ、金品の包み方・表書きのマナーとして2級で頻出する。
機密保持（きみつほじ）: 上司や会社の機密・個人情報を外部にもらさず守ること。秘書は重要な情報に触れる立場のため、口外しない・書類を放置しない・電話で社外に予定を漏らさないなど、判断を伴う配慮が2級では問われる。
身だしなみ（みだしなみ）: 清潔感があり、相手に好印象を与えるように整えた服装・髪型・所作のこと。自分の好み（おしゃれ）とは区別され、立場や場面（弔事の服装など）に応じて相手本位で整えることが重視される。
報連相（ほうれんそう）: 「報告・連絡・相談」をまとめた略語。仕事を円滑に進めるための基本で、上司への報告、関係者への連絡、判断に迷うときの相談を指す。2級では報告の優先順位やタイミングの適切さが問われる。
TPO（ティーピーオー）: Time（時）・Place（場所）・Occasion（場合）の頭文字。状況に応じて服装・言葉づかい・態度を使い分ける、という考え方を表すことば。慶弔や式典など、場面に応じた判断の基準となる。

職務・一般知識に関する用語

直接補佐（ちょくせつほさ）: 上司の身近で、スケジュール管理・来客応対・出張手配などを直接担う補佐の形。上司に付いて実務をサポートする、秘書の代表的な働き方のこと。2級では上司の意向をくんだ先回りの判断が問われる。
間接補佐（かんせつほさ）: 特定の上司に専属せず、部門や複数の人の業務を後方から支える補佐の形。庶務・文書・調整などを通じて間接的に支援する働き方のこと。直接補佐と対で職務知識として問われる。
スケジュール管理（スケジュールかんり）: 上司の予定（会議・面会・出張など）を把握し、重複や無理がないよう調整・管理すること。秘書の中心的な業務で、急な変更への対応や予備時間の確保といった実務的な判断が2級では問われる。
稟議（りんぎ）: 会議を開かずに、関係者へ書面（稟議書）を回して順に承認を得る社内の手続き。担当者が起案し、関係者が押印・確認して決裁に至る流れを指す。職務・一般知識として会社のしくみと合わせて出題される。
決裁（けっさい）: 権限を持つ上位者が、提案や申請の可否を最終的に決定すること。稟議書などにもとづき、責任者が承認（または却下）する手続きを指す。
株主総会（かぶぬしそうかい）: 株式会社の最高意思決定機関で、株主が集まって重要事項を決議する会議。決算の承認や取締役の選任、定款の変更など、会社の基本的な事柄を決定する。取締役会との役割の違いが問われる。
取締役会（とりしまりやくかい）: 取締役で構成され、会社の業務執行に関する意思決定を行う会議。経営方針や重要な業務の決定、代表取締役の選定などを担う機関のこと。
監査役（かんさやく）: 取締役の職務執行や会社の会計が適正に行われているかを監査する役職・機関。経営を監督・チェックする立場で、取締役とは独立した役割を持つことが職務知識として問われる。
代表取締役（だいひょうとりしまりやく）: 会社を代表して契約などの行為を行う権限を持つ取締役。一般に社長などが就き、対外的に会社を代表する立場の人を指す。役職と席次・呼称の知識と関連して出題される。
減価償却（げんかしょうきゃく）: 建物・機械・車両など長く使う固定資産の取得費用を、使用できる期間にわたって少しずつ費用として計上していく会計上の手続き。一般知識として会社の会計用語の一つとして問われる。
手形（てがた）: 決められた期日に一定の金額を支払うことを約束した、有価証券の一種。商取引の支払い手段として用いられ、約束手形・為替手形などがある。小切手との違いが問われる。
小切手（こぎって）: 銀行に預けた資金から、記載した金額の支払いを依頼するために振り出す証券。現金の代わりに用いられる支払い手段のひとつで、原則として一覧払い（持参すればすぐ支払われる）の点が手形と異なる。
約束手形（やくそくてがた）: 振出人が、受取人に対して期日に一定の金額を支払うことを約束した手形。支払う側みずからが支払いを約束する形式で、商取引の信用取引に用いられる有価証券。
コンプライアンス: 法令や社会的なルール・倫理を守って活動すること（法令遵守）。企業活動で重視される考え方で、一般知識として用語の意味が問われる。
ステークホルダー: 株主・顧客・取引先・従業員・地域社会など、企業の活動に関わり利害を持つ人々・組織のこと。「利害関係者」と訳され、一般知識のカタカナ用語として出題される。
実印（じついん）: 市区町村や法務局に登録し、印鑑証明書で本人のものと証明できる印鑑。契約など重要な場面で使われる、最も効力の重い印章のこと。認印・銀行印との使い分けが問われる。
認印（みとめいん）: 登録していない、日常的に使う印鑑。確認や受領など軽い場面で押すもので、実印・銀行印と区別される印章のこと。
収入印紙（しゅうにゅういんし）: 契約書や領収書など、一定額以上の文書に課される税金（印紙税）を納めるために貼る証票。所定の文書に貼付し、消印して使用する。文書の取り扱い知識として問われる。
役職（やくしょく）: 会長・社長・専務・常務・部長・課長など、組織内での地位や役割の呼び名。席次や呼称、敬称の使い分けにかかわる基本知識として、2級では役職の上下関係まで問われる。

技能・文書に関する用語

頭語（とうご）: 手紙の書き出しに置くあいさつのことば。「拝啓」「謹啓」「前略」などがあり、文末の結語と決まった組み合わせで使うのが基本のマナー。組み合わせの正誤が2級で問われる。
拝啓・敬具（はいけい・けいぐ）: 一般的な改まった手紙で用いる頭語「拝啓」と結語「敬具」の組み合わせ。頭語と結語をそろえて使うのが手紙の基本作法とされる。
結語（けつご）: 手紙の終わりに置く、結びのことば。「敬具」「敬白」「草々」などがあり、書き出しの頭語と対応した組み合わせで使う。
謹啓・謹言（きんけい・きんげん）: 特に改まった相手・あらたまった用件に用いる、敬意の高い頭語「謹啓」と結語「謹言（謹白）」の組み合わせ。「拝啓・敬具」よりもていねいな手紙で使われる。
前略・草々（ぜんりゃく・そうそう）: 時候のあいさつを省いて急ぎの用件を伝える手紙に用いる頭語「前略」と結語「草々」の組み合わせ。前文を省くため、儀礼を重んじる相手には用いないのがマナー。
時候の挨拶（じこうのあいさつ）: 頭語のあとに続けて述べる、季節に応じたあいさつのことば。「初春の候」「向暑の候」「晩秋の候」のように、月や季節に合わせた決まった言い回しが用いられる。
御中（おんちゅう）: 会社・団体・部署など、組織あての郵便物に付ける敬称。個人あての「様」とは使い分け、「○○株式会社御中」のように団体あての宛名に用いる。様と御中の併用は誤りとされる点が問われる。
各位（かくい）: 複数の人に同じ文書を出すときに、宛名として用いる敬称。「関係者各位」「お客様各位」のように使い、「皆様」にあたる丁寧な呼びかけのことば。「各位様」とはしないのが正しい。
親展（しんてん）: 宛名本人に開封してほしい郵便物の表に記す表示。本人以外は開けないでほしいという意味を表し、機密性のある文書に用いられる外脇付けのひとつ。
書留（かきとめ）: 郵便物の引き受けから配達までの記録を残し、万一の損害を賠償する郵便のサービス。一般書留・簡易書留・現金書留に分かれ、送るものによって使い分ける。
簡易書留（かんいかきとめ）: 引き受けと配達のみを記録し、一般書留より手頃な料金で利用できる書留。賠償額に上限があり、重要書類などをある程度確実に送りたいときに用いられる。
現金書留（げんきんかきとめ）: 現金を送るための専用の書留。専用の封筒を用い、香典や祝い金など現金を郵送する際に利用される。現金は普通郵便では送れない点が問われる。
特定記録（とくていきろく）: 郵便物の引き受けを記録し、配達状況を確認できる郵便のサービス。郵便受けに配達されるため対面の受領印は不要で、書留より手軽に発送記録を残したいときに使われる。
上書き（うわがき）: 祝儀袋・不祝儀袋や贈り物の表書きに記す、その用途を表すことば。「御祝」「寿」「内祝」「御霊前」「御仏前」などがあり、慶事・弔事や宗教に応じて使い分ける。2級頻出の慶弔知識。
水引（みずひき）: 祝儀袋・不祝儀袋にかける飾りのひも。色や結び方に意味があり、ほどけて結び直せる蝶結びと、一度きりを表す結び切りを用途で使い分ける。
蝶結び（ちょうむすび）: 何度ほどいても結び直せる水引の結び方。出産・入学・昇進など「何度あってもよい」祝い事に用いる。花結びとも呼ばれる。
結び切り（むすびきり）: 一度結ぶとほどけない水引の結び方。結婚や弔事・快気祝いなど「一度きりであってほしい・くり返さない」事柄に用いる。蝶結びとの使い分けが問われる。
のし（熨斗）: 祝い事の進物や祝儀袋の右上に付ける飾り。慶事の贈り物に添えるもので、弔事や生もの（魚など）には用いないなど、慶弔のマナーとして区別される。
議事録（ぎじろく）: 会議の日時・出席者・議題・決定事項・発言などを記録した文書。会議の経過と結論を後から確認できるようにまとめる、技能領域で問われる書類。簡潔で正確な記録が求められる。
定足数（ていそくすう）: 会議を成立させ、議決を有効に行うために必要な最小限の出席人数のこと。これを満たさないと会議そのものが成立しないとされ、会議運営の知識として問われる。
動議（どうぎ）: 会議の進行中に、出席者が予定外の議題や提案を口頭で持ち出すこと。賛成多数で取り上げられると審議の対象になる。会議用語として定足数などと合わせて出題される。
議案（ぎあん）: 会議で審議・決定するために提出される議題や案件のこと。会議の進行や議事録の作成にかかわる、会議関連の基本用語。
契印（けいいん）: 2枚以上にわたる契約書などで、ページのつながり（差し替えがないこと）を示すため、見開きのとじ目にまたがって押す印。文書の改ざん防止のための押印方法として問われる。
割印（わりいん）: 正本と控えなど、2部以上の文書が同一・関連であることを示すため、両方の書面にまたがって押す印。契約書と写しなどの対応関係を証明する押印として、契印と区別して問われる。
ファイリング: 書類を一定のルールで分類・整理し、必要なときにすぐ取り出せるように保管すること。文書管理の技能で、五十音順・年月順・標題別などの分類方法や、保存・廃棄の考え方が問われる。
秘文書（ひぶんしょ）: 取り扱いに注意を要する、機密性の高い文書のこと。封筒に入れて「親展」とする、施錠して保管する、配付先を記録するなど、2級では具体的な取り扱い方の適否が問われる。