秘書検定準1級「職務知識」の一問一答

秘書検定準1級の職務知識に関する一問一答（全75問）の正解と解説の一覧です。上の一問一答で実際に解いてから、ここで復習・確認できます。

1. 問1．上級秘書A子は、上司（専務）あての来客と、上司が出席する役員会の開始時刻が重なってしまっていることに気づいた。来客は重要取引先の社長である。A子の対応として最も適当なものはどれか。

   • ア．重なっている事実を上司に報告し、どちらを優先するか指示を仰ぐ
   • イ．取引先の社長が重要なので、役員会への欠席を秘書の判断で決める
   • ウ．役員会を優先し、来客には秘書の判断で日を改めてもらう
   • エ．両方に間に合うよう、来客の応対を後輩秘書に任せて済ませる

   正解：ア．重なっている事実を上司に報告し、どちらを優先するか指示を仰ぐ

   解説：重要な予定が重なった場合、調整の優先順位や対応は上司の判断事項である。秘書は事実を整理して早めに上司へ報告し、指示を仰ぐのが上級秘書として適当である。

2. 問2．上司が急な出張で不在の間に、取引先から「契約条件の一部を変更したい」との連絡が入った。上級秘書A子の対応として最も適当なものはどれか。

   • ア．上司が不在なので、変更には応じられないと秘書が断る
   • イ．条件変更の内容を正確に聞き取り、上司に連絡して指示を仰ぐ
   • ウ．急ぐ用件なので、秘書の判断で変更を了承しておく
   • エ．上司の代わりに担当役員へ取り次ぎ、その場で決めてもらう

   正解：イ．条件変更の内容を正確に聞き取り、上司に連絡して指示を仰ぐ

   解説：契約条件の変更は上司（または担当部門）の判断事項であり、秘書が諾否を答える権限はない。要件を正確に聞き取り、上司に連絡して指示を仰ぐのが適当である。

3. 問3．上司から「来週の業界団体の会合に代理で出席し、あいさつをしてきてほしい」と指示された。上級秘書として、出席前に確認しておくべきこととして最も適当なものはどれか。

   • ア．会合の終了後に懇親会があるかどうか
   • イ．出席者名簿に自分の氏名がどう記載されるか
   • ウ．あいさつの趣旨や、その場でどこまで上司の意向として答えてよいかの範囲
   • エ．会場までの交通手段を秘書一人で決めてよいか

   正解：ウ．あいさつの趣旨や、その場でどこまで上司の意向として答えてよいかの範囲

   解説：代理出席では、どこまでを上司の意向として発言・対応してよいか、あいさつの趣旨や持ち帰るべき事項を事前に確認しておく必要がある。これにより上司の意図に沿った代理が務まる。

4. 問4．上司が体調を崩して急に欠席することになった会議で、上司が報告するはずだった案件があった。上級秘書A子の対応として最も適当なものはどれか。

   • ア．上司の資料を秘書が代読し、質問にも秘書の判断で答える
   • イ．上司が欠席なので、報告は次回でよいと秘書が決めて連絡する
   • ウ．報告案件は重要なので、無断で別の役員に代理を依頼する
   • エ．会議主催者に欠席を連絡し、報告案件の扱いを上司に確認して指示に従う

   正解：エ．会議主催者に欠席を連絡し、報告案件の扱いを上司に確認して指示に従う

   解説：上司の欠席と報告案件の扱いは、上司や会議主催者の判断による。秘書は速やかに主催者へ欠席を連絡し、報告の代理や延期について上司の指示を得て対応する。

5. 問5．上司から複数の用件を同時に指示され、来客の取り次ぎや電話も重なっている。上級秘書として優先順位を判断する際の考え方として、最も適当なものはどれか。

   • ア．緊急度と重要度、上司の意向を踏まえて総合的に判断する
   • イ．指示された順番どおりに、必ず先のものから片付ける
   • ウ．処理が簡単に終わるものから先に片付ける
   • エ．来客や電話は後回しにし、上司の指示だけを優先する

   正解：ア．緊急度と重要度、上司の意向を踏まえて総合的に判断する

   解説：優先順位は緊急度と重要度、上司の意向を踏まえて判断する。指示された順や処理の容易さで機械的に決めるのではなく、相手や事の重大さを見て総合的に判断するのが上級秘書である。

6. 問6．上司が在席中に、取引先から上司あての電話が入った。同時に別の重要な来客も到着した。上級秘書A子の対応として最も適当なものはどれか。

   • ア．来客を待たせず先に通し、電話は切ってかけ直してもらう
   • イ．電話を取り次いでから来客を案内し、両者に状況を伝えて配慮する
   • ウ．電話を保留にし、来客にはしばらく待つよう一方的に告げる
   • エ．どちらも自分一人では無理なので上司に直接対応してもらう

   正解：イ．電話を取り次いでから来客を案内し、両者に状況を伝えて配慮する

   解説：両者を待たせないため、まず来客には取り次ぎ中である旨を伝えて少し待ってもらい、電話は要件を確認して上司の在席や都合を踏まえ取り次ぐか折り返すか判断する。相手に失礼のないよう並行して対応する。

7. 問7．上級秘書が独断で行ってよい業務と、上司に確認すべき業務の線引きについて、最も適当なものはどれか。

   • ア．面会の諾否や予定の確約も、慣れていれば秘書が独断でよい
   • イ．すべての業務をその都度上司に確認してから行う
   • ウ．定型的な事務処理は秘書の裁量で行い、面会の諾否などは上司に確認する
   • エ．上司が忙しいときは、重要事項も秘書がまとめて判断してよい

   正解：ウ．定型的な事務処理は秘書の裁量で行い、面会の諾否などは上司に確認する

   解説：日程の事務的調整や定型的な事務処理は秘書の裁量で行ってよいが、面会の諾否や予定の確約、重要事項の判断は上司の意向確認を要する。権限の範囲をわきまえることが上級秘書に求められる。

8. 問8．上司の出張手配をする際、上級秘書として配慮すべき点として最も適当なものはどれか。

   • ア．とにかく最も安く済む交通手段と宿を優先して手配する
   • イ．上司の好みは聞かず、秘書が良いと思う宿を予約する
   • ウ．現地での連絡先は不要なので確認せず手配を進める
   • エ．前後の予定や移動の余裕を考え、上司が支障なく動ける日程を組む

   正解：エ．前後の予定や移動の余裕を考え、上司が支障なく動ける日程を組む

   解説：出張手配では、上司の前後の予定や体調、移動時間の余裕、宿泊や現地での連絡先まで考え、無理のない日程を組む。最安・最短だけを優先するのではなく、上司が支障なく職務を果たせるよう段取りする。

9. 問9．上司の指示で、社外の重要な会議の運営準備を任された。上級秘書として準備の中心に置くべき考え方として最も適当なものはどれか。

   • ア．出席者や会議の目的を踏まえ、当日滞りなく進むよう全体を段取りする
   • イ．自分が動きやすいように、慣れた手順だけで準備する
   • ウ．資料の用意さえできていれば、当日の進行は出席者任せでよい
   • エ．上司の指示がない部分は準備せず、当日その場で対応する

   正解：ア．出席者や会議の目的を踏まえ、当日滞りなく進むよう全体を段取りする

   解説：会議運営では、出席者・目的・進行を踏まえ、当日滞りなく進むよう資料・会場・時間配分・接遇まで全体を見て段取りする。自分のやりやすさではなく、会議が成功することを基準に準備する。

10. 問10．上司あての慶弔に関する手配を任された上級秘書A子。取引先の社長が亡くなったとの知らせを受けた。まず確認・対応すべきこととして最も適当なものはどれか。

    • ア．事実は確認せず、前例どおりに弔電だけを打っておく
    • イ．通夜・葬儀の日時や形式を正確に確認し、上司の意向を聞いて手配する
    • ウ．上司に伝える前に、秘書の判断で供花と参列を手配する
    • エ．取引先の社長なので、特に対応はしなくてよいと判断する

    正解：イ．通夜・葬儀の日時や形式を正確に確認し、上司の意向を聞いて手配する

    解説：弔事では、まず通夜・葬儀の日時・形式・喪主等の事実を正確に把握し、上司の意向（参列・弔電・供花など）を確認して、社の慣例や格に沿って迅速に手配する。事実確認と上司の意向確認が先である。

11. 問11．上司が懇意にしている社外の要人から、上司個人あての私的な相談の電話が入った。上司は外出中である。上級秘書A子の対応として最も適当なものはどれか。

    • ア．相談内容を詳しく聞き取り、秘書が助言する
    • イ．私的な用件なので、取り次ぎはできないと断る
    • ウ．上司の不在を丁重に伝え、戻り次第連絡する旨を申し出る
    • エ．上司の携帯番号をその場で相手に教える

    正解：ウ．上司の不在を丁重に伝え、戻り次第連絡する旨を申し出る

    解説：私的・機微な相談は内容に立ち入らず、丁重に上司の不在を伝え、戻り次第連絡する旨を申し出るのが適当。相手との関係に配慮しつつ、要件の詳細を無理に聞き出さない。

12. 問12．上級秘書が後輩秘書に業務を分担して任せる際の進め方として、最も適当なものはどれか。

    • ア．後輩の力量に関係なく、すべて同じ量を一律に割り振る
    • イ．失敗されると困るので、結局すべて自分でやり直す前提で任せる
    • ウ．任せた後は一切確認せず、結果だけを後で受け取る
    • エ．目的や注意点を伝えて任せ、要所で進捗を確認しながら進める

    正解：エ．目的や注意点を伝えて任せ、要所で進捗を確認しながら進める

    解説：分担では、後輩の習熟度に応じて任せる範囲を決め、目的や注意点を伝えたうえで任せ、要所で進捗を確認する。丸投げや過度な口出しを避け、育成も意識して進めるのが上級秘書である。

13. 問13．上司が機密性の高い人事案件に関わっており、その資料を扱うことになった上級秘書A子。資料の取り扱いとして最も適当なものはどれか。

    • ア．関係者以外の目に触れないよう厳重に管理し、取り扱いを最小限にする
    • イ．親しい同僚には内容を話してもよいと考える
    • ウ．急ぎでなければ机の上に出したまま席を外す
    • エ．コピーを多めに取り、複数の場所に分けて保管する

    正解：ア．関係者以外の目に触れないよう厳重に管理し、取り扱いを最小限にする

    解説：機密資料は関係者以外の目に触れぬよう厳重に管理し、必要最小限の取り扱いにとどめる。机上放置やうわさ話の種にせず、保管・廃棄まで慎重に行うのが上級秘書の機密保持である。

14. 問14．上司から「この件は当分、社内の誰にも言わないように」と口止めされた案件について、他部署の管理職から「上司は今どんな案件を抱えているのか」と尋ねられた。上級秘書A子の対応として最も適当なものはどれか。

    • ア．相手が管理職なので、差し支えのない範囲で内容を伝える
    • イ．答えられない旨を丁重に伝え、機密は漏らさない
    • ウ．上司に口止めされていることまで具体的に説明する
    • エ．うわさになる前にと、自分から進んで内容を共有する

    正解：イ．答えられない旨を丁重に伝え、機密は漏らさない

    解説：機密事項は相手が上位者であっても漏らしてはならない。角を立てずに、答えられない旨を丁重に伝えて受け流すのが、秘書の機密保持として適当である。

15. 問15．上司が複数の会議を掛け持ちしており、移動時間が極端に短い日程になっている。上級秘書A子が日程調整で配慮すべきこととして最も適当なものはどれか。

    • ア．予定が詰まっているほど効率的なので、そのまま進める
    • イ．遅刻は上司の責任なので、秘書は日程に口を出さない
    • ウ．移動や予備の時間を見込み、無理があれば調整を上司に提案する
    • エ．会議の時間は変えられないので、移動は走ってもらう前提にする

    正解：ウ．移動や予備の時間を見込み、無理があれば調整を上司に提案する

    解説：過密日程は遅刻や上司の疲労を招く。移動や予備の時間を見込み、無理があれば早めに上司へ伝えて調整を提案する。詰め込みを是とせず、上司が職務を全うできる日程に整える。

16. 問16．上司の在席中、面識のない人物が「上司に至急会いたい」と予約なしで来訪した。用件は明かさないという。上級秘書A子の対応として最も適当なものはどれか。

    • ア．至急というので、用件を聞かずにすぐ上司に通す
    • イ．予約がないので、用件にかかわらずその場で断る
    • ウ．相手が用件を言わないなら、名前だけ控えて帰ってもらう
    • エ．所属・氏名・用件を丁重に尋ね、上司に取り次いで判断を仰ぐ

    正解：エ．所属・氏名・用件を丁重に尋ね、上司に取り次いで判断を仰ぐ

    解説：予約のない来客は、相手の所属・氏名・用件を丁重に尋ね、その内容を上司に取り次いで会うか否かの判断を仰ぐ。秘書が独断で通すことも一律に断ることも避け、上司の意向を確認する。

17. 問17．上司が出席する社外の祝賀会の招待状が届いた。上級秘書A子が出欠の手配を進める際の対応として最も適当なものはどれか。

    • ア．招待内容を整理して上司に確認し、意向に沿って期限内に返信する
    • イ．上司に確認せず、毎回出席として返信しておく
    • ウ．返信期限ぎりぎりまで上司に伝えず保留しておく
    • エ．祝儀や服装などは上司が考えることなので一切触れない

    正解：ア．招待内容を整理して上司に確認し、意向に沿って期限内に返信する

    解説：出欠は上司の判断であり、秘書は招待の内容・日時・先方との関係を整理して上司に確認し、意向に沿って期限内に返信・手配する。祝儀や服装など付随する手配にも配慮する。

18. 問18．上司が大切にしている取引先との会食を手配することになった上級秘書A子。手配で特に配慮すべき点として最も適当なものはどれか。

    • ア．自分が行ってみたい話題の店を選んで予約する
    • イ．先方の好みや格、人数や予算を踏まえ、上司の意向に沿って手配する
    • ウ．予算は気にせず、とにかく高級な店にしておけばよい
    • エ．個室かどうかは当日の雰囲気で決めればよいので予約時は指定しない

    正解：イ．先方の好みや格、人数や予算を踏まえ、上司の意向に沿って手配する

    解説：重要な会食では、先方の格や好み・苦手な食材、人数、個室の要否、予算、立地などを踏まえて店を選び、上司が接遇に専念できるよう段取りする。自分の好みではなく相手と上司の意向を基準にする。

19. 問19．上司の判断を仰ぐべき事項について、上司が会議中で連絡が取れず、相手は早急な返答を求めている。上級秘書A子の対応として最も適当なものはどれか。

    • ア．早急に求められているので、秘書の判断で返答してしまう
    • イ．上司に連絡が取れないので、返答はできないと突き放す
    • ウ．事情を伝えて返答の目安を示し、上司に確認後に回答すると伝える
    • エ．会議中の上司に何度も割り込んで、その場で答えさせる

    正解：ウ．事情を伝えて返答の目安を示し、上司に確認後に回答すると伝える

    解説：急ぎでも秘書に判断権限のない事項は独断で答えない。相手に事情を伝えていつまでに返答できるか目安を示し、上司に連絡が取れ次第確認して回答するのが適当である。

20. 問20．上司が長期出張に出る前に、その間の業務を上級秘書として整理しておくことになった。準備として最も適当なものはどれか。

    • ア．不在中の案件は、戻ってからまとめて処理すればよいと考える
    • イ．判断が必要なことは、秘書がすべて独断で処理する方針にする
    • ウ．不在中は来客や連絡を一切受けないことにして外部に通知する
    • エ．想定される案件への対応方針や緊急時の連絡方法を上司と確認しておく

    正解：エ．想定される案件への対応方針や緊急時の連絡方法を上司と確認しておく

    解説：上司不在中は、想定される来客・連絡・案件への対応方針と、判断を要する場合の連絡方法や代理者を事前に上司と確認しておく。これにより不在中も滞りなく業務が回る。

21. 問21．上司が複数の部門を統括しており、各部門から上司への面会・報告の希望が集中している。上級秘書A子が調整する際の考え方として最も適当なものはどれか。

    • ア．緊急度や重要度、上司の方針を踏まえて公平かつ効率的に組む
    • イ．希望を出した順に、機械的に予定へ入れていく
    • ウ．声の大きい部門や立場の強い人を優先して入れる
    • エ．調整が難しいので、すべての希望をそのまま詰め込む

    正解：ア．緊急度や重要度、上司の方針を踏まえて公平かつ効率的に組む

    解説：面会・報告の調整は、緊急度・重要度・所要時間・上司の負担を考え、上司の方針を踏まえて公平かつ効率的に組む。早い者勝ちや部門の声の大きさで決めるのではなく、全体最適を図る。

22. 問22．上司の代理で社内の打ち合わせに出席した上級秘書A子。その場で、上司の判断が必要な事項について意見を求められた。対応として最も適当なものはどれか。

    • ア．出席している以上、その場で秘書が判断して答える
    • イ．上司の判断が必要なので、持ち帰って確認し後日回答すると伝える
    • ウ．上司ならこう言うだろうと推測して代弁する
    • エ．意見を求められても、何も答えずに黙っている

    正解：イ．上司の判断が必要なので、持ち帰って確認し後日回答すると伝える

    解説：代理出席でも、上司の判断を要する事項を秘書が決めてはならない。持ち帰って上司に確認し、後日回答する旨を伝えるのが適当である。事前に確認した範囲を超えて答えない。

23. 問23．上司が重要な来客と面談中、別の取引先から「先ほどの見積もりの件で確認したい」と上司あての電話が入った。上級秘書A子の対応として最も適当なものはどれか。

    • ア．面談中でも構わず、すぐ上司に電話を取り次ぐ
    • イ．見積もりの件なので、秘書がその場で内容を答えてしまう
    • ウ．用件と相手を確認し、面談後に折り返す旨を丁重に伝える
    • エ．上司は手が離せないので、電話を一方的に切ってしまう

    正解：ウ．用件と相手を確認し、面談後に折り返す旨を丁重に伝える

    解説：面談中の上司を安易に呼び出さず、用件と相手を確認し、面談後に折り返す旨を丁重に伝える。緊急なら面談の妨げにならない方法でメモ等により上司の意向を確認する。

24. 問24．上司から「最近、私あての雑用が多く本来の業務に集中できない」と相談された。上級秘書として、まず取り組むべきこととして最も適当なものはどれか。

    • ア．上司の業務の進め方の問題なので、秘書は関与しない
    • イ．雑用を断るよう、上司に強く進言する
    • ウ．上司の予定をすべて秘書がいったん白紙にして組み直す
    • エ．秘書や他で引き受けられる用件を見極め、上司の負担を軽くする

    正解：エ．秘書や他で引き受けられる用件を見極め、上司の負担を軽くする

    解説：上司が本来業務に専念できるよう、秘書や他の担当に回せる用件を見極めて引き受け、上司の負担を軽くするのが上級秘書の役割。問題を上司任せにせず、補佐の幅を広げて支える。

25. 問25．上司が出席予定だった会合に、急用で出席できなくなった。会合の主催者は上司と親しい間柄である。上級秘書A子の連絡として最も適当なものはどれか。

    • ア．わかった時点で速やかに、丁重に欠席のおわびを伝える
    • イ．親しい間柄なので、連絡は会合当日でよいと考える
    • ウ．理由は一切伝えず、ただ欠席とだけ事務的に連絡する
    • エ．上司本人ではないので、連絡は後輩秘書に任せきりにする

    正解：ア．わかった時点で速やかに、丁重に欠席のおわびを伝える

    解説：欠席連絡は、わかった時点で速やかに、丁重に欠席のおわびと理由（差し支えない範囲）を伝える。親しい間柄でも礼を欠かず、必要なら上司から直接連絡するか確認する。

26. 問26．上司が在席していないとき、上司の親族と名乗る人物から「上司の自宅の住所を教えてほしい」と電話があった。上級秘書A子の対応として最も適当なものはどれか。

    • ア．親族と名乗っているので、住所をその場で教える
    • イ．用件を伺い、上司に確認したうえで対応する
    • ウ．確認するのは失礼なので、聞かれたまま個人情報を伝える
    • エ．電話では分からないので、本人に会いに来るよう求める

    正解：イ．用件を伺い、上司に確認したうえで対応する

    解説：上司の個人情報は、相手が親族を名乗っても安易に教えない。用件を伺い、上司に取り次ぐか確認したうえで対応する。情報管理の観点から慎重に扱うのが上級秘書である。

27. 問27．上司から「来月の社内行事の運営を任せる」と言われた上級秘書A子。後輩秘書数名と進めることになった。チームでの進め方として最も適当なものはどれか。

    • ア．責任を負いたくないので、後輩に丸投げして任せきりにする
    • イ．自分一人ですべてをこなし、後輩には手を出させない
    • ウ．役割と期限を明確にし、進捗を共有しながら全体を取りまとめる
    • エ．細部まで逐一自分が指示し、後輩には考えさせない

    正解：ウ．役割と期限を明確にし、進捗を共有しながら全体を取りまとめる

    解説：チーム業務では、全体の段取りと各自の役割・期限を明確にし、進捗を共有して全体を見ながら調整する。自分で抱え込まず、各自が力を発揮できるよう取りまとめるのが上級秘書である。

28. 問28．上司が外出から戻る予定の時刻になっても連絡がなく、次の来客の時刻が迫っている。上級秘書A子の対応として最も適当なものはどれか。

    • ア．上司に連絡せず、来客には何も告げずに待たせ続ける
    • イ．上司が遅れるのは仕方ないので、来客に帰ってもらう
    • ウ．来客の応対を後輩に任せ、自分は何も対応しない
    • エ．上司に連絡して戻りを確認し、来客への対応も準備しておく

    正解：エ．上司に連絡して戻りを確認し、来客への対応も準備しておく

    解説：上司と連絡を取って戻りの見込みを確認し、間に合わない場合に備えて来客への対応（待っていただく、日程変更など）を準備する。来客に失礼のないよう先を見越して動くのが上級秘書である。

29. 問29．上司の指示で重要な書類を作成中、上司から急ぎの別件を頼まれた。両方とも期限が近い。上級秘書A子の対応として最も適当なものはどれか。

    • ア．両方の期限と重要度を上司に確認し、優先や分担を相談して進める
    • イ．頼まれた順に処理し、間に合わない分は仕方ないとする
    • ウ．自分の判断で片方を大幅に後回しにして黙って進める
    • エ．両方は無理なので、できそうな一方だけやると上司に伝えて済ます

    正解：ア．両方の期限と重要度を上司に確認し、優先や分担を相談して進める

    解説：複数の急ぎを抱えたときは、両方の期限と重要度を上司に確認し、優先順位や進め方の指示を仰ぐか、後輩への分担を提案して期限内に仕上げる。独断で一方を後回しにして上司の意図とずれることを避ける。

30. 問30．上司宛ての中元・歳暮が複数届いた。上級秘書A子が行う処理として最も適当なものはどれか。

    • ア．いちいち報告すると煩雑なので、何も記録せず受け取っておく
    • イ．差出人を記録し、上司に報告して礼状や返礼の要否を確認する
    • ウ．返礼は秘書の判断で、すべて同じ品を一律に送り返す
    • エ．誰から届いたかは関係ないので、まとめて保管するだけにする

    正解：イ．差出人を記録し、上司に報告して礼状や返礼の要否を確認する

    解説：贈答品は差出人・品目を記録し、上司に報告して礼状や返礼の要否を確認する。社の方針や前例も踏まえ、礼を欠かないよう手配する。受け取りっぱなしや独断の返礼は避ける。

31. 問31．上司が信頼している取引先の担当者が、上司に内密の相談を持ちかけてきた。上司は出張中で数日戻らない。上級秘書A子の対応として最も適当なものはどれか。

    • ア．相談内容を詳しく聞き出し、秘書として助言する
    • イ．上司が信頼している相手なので、秘書が代わりに決める
    • ウ．上司の不在を丁重に伝え、急ぐなら確認方法を案内する
    • エ．内密な話なので、聞かなかったことにして取り次がない

    正解：ウ．上司の不在を丁重に伝え、急ぐなら確認方法を案内する

    解説：内密の相談は内容に深入りせず、上司の不在と戻りの目安を丁重に伝え、急ぐ場合は上司の意向を確認できる方法を案内する。相手との信頼関係に配慮しつつ、自分が判断・代行しない。

32. 問32．上司が会議の議長を務める会議で、上級秘書A子が運営補佐を任された。会議中に予定時間を大幅に超過しそうな様子である。A子の対応として最も適当なものはどれか。

    • ア．秘書が会議の進行を引き取り、議論を打ち切る
    • イ．予定どおりに終わらせるため、出席者の発言を秘書が制止する
    • ウ．超過は議長の責任なので、秘書は何も知らせずにいる
    • エ．時間の経過と次の予定を上司に目立たぬよう知らせ、判断を委ねる

    正解：エ．時間の経過と次の予定を上司に目立たぬよう知らせ、判断を委ねる

    解説：進行は議長である上司の判断事項。秘書は時間の経過を目立たぬよう上司に知らせ、次の予定との兼ね合いを伝えて判断材料を提供する。進行に直接口を出して仕切るのは越権である。

33. 問33．上司から名指しで「君に任せたい仕事がある」と、後輩秘書の前で指示を受けた上級秘書A子。だが内容は後輩でも十分こなせるものだった。A子の対応として最も適当なものはどれか。

    • ア．いったん引き受け、必要なら分担を上司に相談する
    • イ．後輩でもできる仕事なので、その場で後輩に押し付ける
    • ウ．自分には不要な仕事だと考え、指示を断る
    • エ．指示を受けたのは形だけと考え、誰も手をつけずに放置する

    正解：ア．いったん引き受け、必要なら分担を上司に相談する

    解説：指示を受けたのは自分であり、まずは引き受ける。そのうえで後輩の育成や負荷分散の観点から、必要なら上司に相談して分担を図る。後輩に勝手に押し付けたり、指示を断ったりはしない。

34. 問34．上司が複数の社外団体で役職に就いており、それぞれの会合や付き合いの予定が増えている。上級秘書A子の予定管理として最も適当なものはどれか。

    • ア．依頼があった順に、すべて予定へ入れていく
    • イ．本来業務との兼ね合いを見て、重複や過密は上司に相談する
    • ウ．社外の役職は私的な付き合いなので、秘書は管理しない
    • エ．予定が多いほど評価が上がるので、断らせないようにする

    正解：イ．本来業務との兼ね合いを見て、重複や過密は上司に相談する

    解説：社外の役職に伴う予定は重複や負担が生じやすい。本来業務との兼ね合いを見て、重複や過密を早めに上司に伝え、優先順位や調整を相談する。すべてを機械的に入れず全体を俯瞰して管理する。

35. 問35．上司が出張先で体調を崩し、予定していた帰社が遅れることになった。社内には上司を待つ来客や会議が控えている。上級秘書A子の対応として最も適当なものはどれか。

    • ア．上司の体調は伏せ、来客には理由を告げず待たせ続ける
    • イ．上司が戻れないので、来客や会議をすべて秘書が代行する
    • ウ．状況を確認し、関係先に丁重に連絡して日程の再調整を進める
    • エ．上司の私的な問題なので、秘書は何も手配しない

    正解：ウ．状況を確認し、関係先に丁重に連絡して日程の再調整を進める

    解説：上司の状況を確認し、関係先や来客に事情（差し支えない範囲）を丁重に伝えて日程の再調整を進める。上司の負担を増やさぬよう連絡や手配を引き受け、必要なら代理や延期を上司に確認する。

36. 問36．上級秘書A子は、上司の意向に沿って後輩秘書に来客応対を任せている。後輩が応対中に判断に迷い、A子に助けを求めてきた。A子の対応として最も適当なものはどれか。

    • ア．任せた以上、後輩に最後まで一人で対応させる
    • イ．来客の前で後輩のやり方を叱り、その場で指導する
    • ウ．判断は上司にしかできないと言い、来客を待たせ続ける
    • エ．速やかに支援し、必要なら自分が引き取って適切に対応する

    正解：エ．速やかに支援し、必要なら自分が引き取って適切に対応する

    解説：後輩が迷ったときは、来客を待たせ過ぎないよう速やかに支援し、必要なら自分が引き取って適切に対応する。後輩を見放さず、かつ来客に失礼のないよう配慮するのが上級秘書である。

37. 問37．上司から「この資料はまだ社内で公にできない段階だ」と言われた企画資料を扱う上級秘書A子。資料を社内で回覧する必要が出てきた。対応として最も適当なものはどれか。

    • ア．回覧の範囲や時期を上司に確認し、指示に従って取り扱う
    • イ．業務に必要なので、秘書の判断で関係者へ回覧する
    • ウ．急ぐので、いったん全部署に配ってから上司に報告する
    • エ．回覧は無理なので、口頭で内容を伝えて回す

    正解：ア．回覧の範囲や時期を上司に確認し、指示に従って取り扱う

    解説：公にできない段階の資料は、上司の許可なく回覧してはならない。回覧の必要が生じたら、範囲や時期を上司に確認し、その指示に従って取り扱うのが機密保持として適当である。

38. 問38．上司が懇意にする取引先の社長から、上司あてに「内々に近況を伝えたい」と来訪があった。上司は会議中である。上級秘書A子の対応として最も適当なものはどれか。

    • ア．会議中なので、用件も聞かずに帰ってもらう
    • イ．丁重に応対し、上司の状況を伝えて意向を確認し対応する
    • ウ．懇意な相手なので、会議に割り込んで上司を呼び出す
    • エ．秘書が代わりに近況を聞き取り、上司には伝えない

    正解：イ．丁重に応対し、上司の状況を伝えて意向を確認し対応する

    解説：予約のない要人の来訪は、丁重に応対して上司の状況を伝え、待てるか改めるかを相手の意向も聞きつつ、会議の合間に上司へ知らせて判断を仰ぐ。要人に失礼のないよう配慮しながら上司の意向を確認する。

39. 問39．上司の指示で、社外の重要な祝賀行事に上司の名代として上級秘書A子が出席することになった。当日の振る舞いとして最も適当なものはどれか。

    • ア．代理なので気楽に、私的な意見も自由に述べる
    • イ．目立つように、上司よりも積極的に発言して印象を残す
    • ウ．上司の代理である自覚を持ち、節度ある言動を心がける
    • エ．代理は形式なので、早めに退席して構わないと考える

    正解：ウ．上司の代理である自覚を持ち、節度ある言動を心がける

    解説：名代として出席する際は、上司の代理である自覚を持ち、礼儀正しく節度ある言動を心がける。事前に確認した範囲を超えた発言や約束はせず、上司の体面を保つよう振る舞う。

40. 問40．上司から「重要な来客の予定が入ったら、その前後は他の予定を入れないでほしい」と言われている。新たに別件の面会希望が来た。上級秘書A子の調整として最も適当なものはどれか。

    • ア．空いていれば前後でも構わず別件を入れる
    • イ．上司の指示は形式的なものとして無視する
    • ウ．別件は重要でないので、確認せずに断ってしまう
    • エ．重要来客の前後を避けて入れ、難しければ上司に確認する

    正解：エ．重要来客の前後を避けて入れ、難しければ上司に確認する

    解説：上司の方針（重要来客の前後を空ける）を踏まえ、別件は前後を避けて入れるか、調整が難しければ上司に確認する。指示の意図をくみ取って予定を組むのが上級秘書である。

41. 問41．上司が不在のときに、社長秘書から「社長が至急、上司に確認したいことがある」と連絡が入った。上級秘書A子の対応として最も適当なものはどれか。

    • ア．上司に速やかに連絡して指示を仰ぎ、間を取り持つ
    • イ．上司が不在なので、社長秘書に後日にしてほしいと伝える
    • ウ．秘書の判断で、確認内容にその場で答えてしまう
    • エ．社長の用件でも、上司の予定を乱すので取り次がない

    正解：ア．上司に速やかに連絡して指示を仰ぎ、間を取り持つ

    解説：社長からの至急の用件は、上司に速やかに連絡して指示を仰ぎ、上司と社長秘書の間を取り持つ。秘書が内容を勝手に判断・回答せず、迅速な取り次ぎを優先する。

42. 問42．上司が会議で長時間席を外す間に、決裁を求める書類が複数持ち込まれた。中には期限が当日中のものもある。上級秘書A子の対応として最も適当なものはどれか。

    • ア．期限が迫っているので、秘書が代わりに決裁印を押す
    • イ．期限順に整理し、上司に知らせて指示を仰ぎ、すぐ決裁できるよう備える
    • ウ．上司が戻るまで、期限を過ぎても放置しておく
    • エ．急ぐ書類は他の役員に回して決裁してもらう

    正解：イ．期限順に整理し、上司に知らせて指示を仰ぎ、すぐ決裁できるよう備える

    解説：決裁は上司の権限であり秘書が押印・判断してはならない。期限のあるものを優先順に整理し、会議の合間に上司へ知らせて指示を仰ぐか、戻り次第すぐ決裁できるよう準備しておく。

43. 問43．上司が複数の来客と立て続けに面談する日、面談と面談の間が空いていない予定になっている。上級秘書A子の準備として最も適当なものはどれか。

    • ア．効率的なので、間を空けずそのまま面談を続けてもらう
    • イ．間が空かないのは上司の都合なので、秘書は何もしない
    • ウ．短い間を設けるなど、無理なく回せるよう段取りを整える
    • エ．面談時間を半分にして、無理にでも予定を詰め込む

    正解：ウ．短い間を設けるなど、無理なく回せるよう段取りを整える

    解説：連続面談では、見送りや次の準備、上司の小休止の時間が取れず疲労や遅延を招く。あらかじめ短い間を設けるか、それが難しければ進行を見ながら無理なく回せるよう段取りする。詰め込みを当然としない。

44. 問44．上司が出張中、上司あてに「以前の依頼の返事を急ぎたい」という連絡が入った。依頼内容は上司にしか分からない。上級秘書A子の対応として最も適当なものはどれか。

    • ア．急ぐというので、秘書が推測で返事をしておく
    • イ．上司にしか分からないので、対応できないと突き放す
    • ウ．上司に連絡せず、戻ってからでよいと相手に一方的に告げる
    • エ．上司の不在と返答の目安を伝え、上司に確認してから回答する

    正解：エ．上司の不在と返答の目安を伝え、上司に確認してから回答する

    解説：上司しか分からない内容は秘書が答えられない。相手に上司の不在と返答の目安を丁重に伝え、上司に連絡して指示を仰ぎ、上司の意向を確認してから回答する。憶測で答えない。

45. 問45．上司から「後輩のB子に、来客応対をもっと任せられるようにしてほしい」と言われた上級秘書A子。育成の進め方として最も適当なものはどれか。

    • ア．手本を示し要点を伝え、段階的に任せて振り返りで育てる
    • イ．最初から難しい来客もすべて一人で任せて慣れさせる
    • ウ．失敗が心配なので、いつまでも見るだけにとどめる
    • エ．やり方は教えず、自分で見て覚えるよう放っておく

    正解：ア．手本を示し要点を伝え、段階的に任せて振り返りで育てる

    解説：育成は、まず手本を示し、要点を伝えたうえで段階的に任せ、振り返りで気づきを促す。いきなり全部任せたり、逆に手本だけで実践させなかったりせず、習熟に応じて任せる範囲を広げる。

46. 問46．上司の交際先である取引先で、慶事（社長就任）があったとの知らせを受けた上級秘書A子。手配として最も適当なものはどれか。

    • ア．事実を確認せず、前例だけで祝電を打っておく
    • イ．事実を確認し、上司の意向を聞いて慣例に沿って手配する
    • ウ．慶事は相手の問題なので、特に対応しない
    • エ．上司に伝える前に、秘書の判断で贈答品を手配する

    正解：イ．事実を確認し、上司の意向を聞いて慣例に沿って手配する

    解説：慶事では、事実（就任日・式典の有無など）を確認し、上司の意向を聞いて祝電・祝意・贈答を社の慣例や格に沿って手配する。前例も参考にしつつ、上司に確認してから行う。

47. 問47．上司が出席する会議の資料を準備していた上級秘書A子。会議直前に、一部の数値に誤りがある可能性に気づいた。上司は移動中である。A子の対応として最も適当なものはどれか。

    • ア．間に合わないので、誤りには触れずそのまま配布する
    • イ．秘書の判断で数値を書き換えて配布する
    • ウ．速やかに上司へ知らせ、確認のうえ訂正の指示を仰ぐ
    • エ．会議後に上司へ報告すればよいと考え、何もしない

    正解：ウ．速やかに上司へ知らせ、確認のうえ訂正の指示を仰ぐ

    解説：誤りの可能性は早急に上司へ知らせ、確認のうえ訂正や差し替えの指示を仰ぐ。黙って配布したり独断で書き換えたりせず、上司が誤った資料で会議に臨まないよう速やかに対応する。

48. 問48．上司が在席中、面談予約のある来客が約束の時刻より大幅に早く到着した。上司はまだ別の用件中である。上級秘書A子の対応として最も適当なものはどれか。

    • ア．予約時刻より早いので、いったん外で待つよう告げる
    • イ．上司が手が離せないので、来客に出直すよう求める
    • ウ．予約があるので、上司の用件を中断させてすぐ通す
    • エ．丁重に応対し、上司の都合を確認して案内・取り次ぎを判断する

    正解：エ．丁重に応対し、上司の都合を確認して案内・取り次ぎを判断する

    解説：早く着いた来客には丁重に応対し、約束の時刻まで待っていただけるよう案内する。上司の都合を確認し、早められるなら取り次ぎ、難しければ理由を添えて待っていただく。来客に失礼のないよう配慮する。

49. 問49．上司が複数の重要案件を抱える繁忙期に、上級秘書A子が日々の業務報告を行う際の仕方として最も適当なものはどれか。

    • ア．要点を簡潔にまとめ、判断を要する事項を区別して伝える
    • イ．起きたことをすべて時系列で細かく報告する
    • ウ．上司が忙しいので、報告は一切せずにためておく
    • エ．重要かどうかにかかわらず、思いついた順に口頭で伝える

    正解：ア．要点を簡潔にまとめ、判断を要する事項を区別して伝える

    解説：繁忙期の報告は、要点を簡潔にまとめ、判断を要することと済んだことを区別して、上司の時間を取らせず的確に伝える。細部まで逐一報告して上司の負担を増やさず、必要な情報を過不足なく届ける。

50. 問50．上司が外出中、取引先から「上司と進めている件で、別の部署にも話を通しておきたい」と相談された。上級秘書A子の対応として最も適当なものはどれか。

    • ア．良いことなので、秘書の判断で別の部署に話を通しておく
    • イ．要件を聞いて上司に報告し、進め方の指示を仰ぐ
    • ウ．上司が外出中なので、対応できないと断る
    • エ．取引先の希望どおり、その場で他部署の担当を呼び出す

    正解：イ．要件を聞いて上司に報告し、進め方の指示を仰ぐ

    解説：案件の社内調整は上司や担当の判断事項。秘書が勝手に他部署へ話を通さず、要件を聞いて上司に報告し、進め方の指示を仰ぐ。独断で社内を動かさないのが権限の範囲をわきまえた対応である。

51. 問51．上司が大切にしている恩師の訃報を受け取った上級秘書A子。上司は重要な会議中である。A子の対応として最も適当なものはどれか。

    • ア．会議中なので、終わるまで知らせず手配もしない
    • イ．秘書の判断で、上司に断りなく弔電や供花を手配する
    • ウ．会議の状況を見て速やかに知らせ、意向を確認して手配する
    • エ．私的なことなので、上司には伝えず放っておく

    正解：ウ．会議の状況を見て速やかに知らせ、意向を確認して手配する

    解説：上司の私的にも重い訃報は、会議をいたずらに乱さぬよう配慮しつつ、上司に知らせる必要性が高い。会議の状況を見てメモ等で速やかに伝え、弔事の手配は上司の意向を確認して進める。

52. 問52．上司が複数の部下を呼んで打ち合わせをする予定で、上級秘書A子が会議室や時間の調整を任された。各部下の予定が合わない。A子の対応として最も適当なものはどれか。

    • ア．全員の都合が合わないので、打ち合わせは中止と決める
    • イ．上司の予定だけ確保し、部下は来られる人だけでよいとする
    • ウ．調整は難しいので、各自に直接決めてもらい関与しない
    • エ．各自の予定を整理し、候補を絞って提案し上司の判断を仰ぐ

    正解：エ．各自の予定を整理し、候補を絞って提案し上司の判断を仰ぐ

    解説：全員の都合が合わない場合は、各自の予定を整理し、上司の優先方針に沿って候補日時を絞り込んで提案する。必要なら上司に判断を仰ぐ。調整を投げ出さず、決められるよう材料を整える。

53. 問53．上司宛ての電話で、相手が名乗らずに「上司は今どこにいるか」と居場所を尋ねてきた。上級秘書A子の対応として最も適当なものはどれか。

    • ア．丁重に相手と用件を伺い、必要なら折り返す旨を伝える
    • イ．急いでいる様子なので、上司の居場所を教える
    • ウ．名乗らない相手なので、何も言わず電話を切る
    • エ．居場所は分からないことにして、用件も聞かない

    正解：ア．丁重に相手と用件を伺い、必要なら折り返す旨を伝える

    解説：上司の居場所などは、相手や用件が不明なまま安易に教えない。丁重に相手と用件を伺い、必要なら折り返す旨を伝える。情報管理の観点から慎重に応対するのが上級秘書である。

54. 問54．上司から「君に任せている範囲のことは、いちいち聞かなくてよい」と言われている上級秘書A子。だが今回、判断が難しい事項に直面した。A子の対応として最も適当なものはどれか。

    • ア．任されているので、難しくても必ず自分一人で決める
    • イ．判断が難しく上司の意向に関わるので、確認してから進める
    • ウ．聞くなと言われたので、対応せずに放置する
    • エ．面倒なので、いつもどおり前例だけで処理する

    正解：イ．判断が難しく上司の意向に関わるので、確認してから進める

    解説：任されている範囲でも、判断が難しく上司の意向に関わる事項は確認するのが適当。任されているからと無理に独断せず、線引きを見極めて必要なときは上司に相談するのが上級秘書の判断である。

55. 問55．上司の海外出張の手配を任された上級秘書A子。航空券や宿のほか、特に配慮すべき点として最も適当なものはどれか。

    • ア．国内出張と同じ手順でよいので、特別な配慮はしない
    • イ．できるだけ多くの予定を詰め込めるよう、休息は考えない
    • ウ．時差や現地事情、緊急連絡手段や必要書類まで見越して手配する
    • エ．現地のことは分からないので、手配は上司本人に任せる

    正解：ウ．時差や現地事情、緊急連絡手段や必要書類まで見越して手配する

    解説：海外出張では、時差や移動の負担、現地の事情、緊急時の連絡手段、必要書類（旅券等）まで見越して手配する。国内と同様に最安だけを優先せず、上司が支障なく職務を果たせるよう備える。

56. 問56．上司が出席する会議で、上司から「議事をまとめておくように」と指示された上級秘書A子。議事録作成として最も適当なものはどれか。

    • ア．印象に残った発言だけを、感想を交えて書く
    • イ．自分の意見も議事録に加えて主張する
    • ウ．発言は省き、結論だけを一行で書いておく
    • エ．決定事項や要点、担当や期限を正確に整理して記録する

    正解：エ．決定事項や要点、担当や期限を正確に整理して記録する

    解説：議事録は、決定事項・要点・担当や期限を正確に記録し、発言者や経緯も必要に応じて整理する。自分の意見や憶測を交えず、事実に基づいて簡潔・正確にまとめるのが適当である。

57. 問57．上司が在席していないとき、報道関係者を名乗る人物から「上司の見解を取材したい」と電話があった。上級秘書A子の対応として最も適当なものはどれか。

    • ア．相手や用件を確認し、上司や広報に取り次いで指示を仰ぐ
    • イ．上司の考えを推測して、秘書がコメントする
    • ウ．上司が不在なので、取材はできないと一律に断る
    • エ．報道なので、社の内部事情を進んで詳しく話す

    正解：ア．相手や用件を確認し、上司や広報に取り次いで指示を仰ぐ

    解説：取材対応は上司や広報の判断事項。秘書が見解を述べてはならない。相手・媒体・用件を丁重に確認し、上司や担当部署に取り次いで指示を仰ぐ。安易にコメントせず、正規の手順で対応する。

58. 問58．上司が複数の案件で多忙を極め、上級秘書A子も後輩秘書も手いっぱいになっている。新たな業務依頼が舞い込んだ。A子の対応として最も適当なものはどれか。

    • ア．手が空いていないので、確認せずその場で断る
    • イ．現状の業務量と期限を見て、優先順位や分担を相談して対応する
    • ウ．とにかく引き受け、後で間に合わなければ仕方ないとする
    • エ．後輩に押し付けて、自分の負担だけは増やさないようにする

    正解：イ．現状の業務量と期限を見て、優先順位や分担を相談して対応する

    解説：繁忙時の追加依頼は、現状の業務量と期限を見て、優先順位や分担、上司への確認を行い、無理なら調整を相談する。安請け合いも、独断で断ることも避け、全体を見て対応するのが上級秘書である。

59. 問59．上司の指示で社外の重要会議の会場を手配することになった上級秘書A子。会場選定で重視すべき点として最も適当なものはどれか。

    • ア．自社から近く、秘書が手配しやすい場所だけで選ぶ
    • イ．費用が最も安いことだけを基準に決める
    • ウ．出席者数や格、立地や設備を総合して目的に見合う会場を選ぶ
    • エ．会場の格や設備は問わず、空いていればどこでもよい

    正解：ウ．出席者数や格、立地や設備を総合して目的に見合う会場を選ぶ

    解説：会場は、出席者数・格・立地（来客の利便）・設備・控室や接遇の可否などを総合して選ぶ。自分の都合や費用だけでなく、会議の目的と出席者に見合うかを基準に選定するのが上級秘書である。

60. 問60．上司が外出先から「予定していた帰社を取りやめ、直接帰宅する」と連絡してきた。社内には上司を待つ会議があった。上級秘書A子の対応として最も適当なものはどれか。

    • ア．上司が来ないので、会議は秘書の判断で打ち切る
    • イ．上司の私的な都合なので、会議には何も知らせない
    • ウ．待っている人がいるので、上司に翻意するよう求める
    • エ．関係者に速やかに連絡し、扱いを上司に確認して手配する

    正解：エ．関係者に速やかに連絡し、扱いを上司に確認して手配する

    解説：上司の指示を受け、会議の関係者へ速やかに事情（差し支えない範囲）を伝え、延期や代理など今後の扱いを上司に確認して手配する。連絡を怠って関係者を待たせたり、独断で会議内容を進めたりしない。

61. 問61．上司が信頼を寄せる取引先と、社内の関係者との間で、ある案件をめぐり意見が食い違っている。板挟みになった上級秘書A子の立場のわきまえ方として最も適当なものはどれか。

    • ア．双方の用件を正確に上司へ伝え、判断は上司に委ねる
    • イ．取引先の側に立って、社内を説得して回る
    • ウ．秘書の考えで折衷案を作り、双方に押し通す
    • エ．面倒なので、どちらの言い分も上司に取り次がない

    正解：ア．双方の用件を正確に上司へ伝え、判断は上司に委ねる

    解説：案件の調整・判断は上司や担当の役割であり、秘書がどちらかに肩入れして交渉に踏み込むのは越権。双方の用件を正確に上司へ伝え、判断は上司に委ねる。中立を保ち、橋渡しに徹する。

62. 問62．上司から「来客中はよほどのことがない限り取り次がないように」と言われている上級秘書A子。面談中に、上司の家族から「至急の連絡がある」と電話が入った。A子の対応として最も適当なものはどれか。

    • ア．取り次ぐなと言われているので、用件も聞かず断る
    • イ．緊急性を確かめ、緊急ならメモ等で上司に知らせ判断を仰ぐ
    • ウ．家族なので、面談を中断させてすぐ電話に出てもらう
    • エ．秘書が家族から用件を聞き取り、上司には伝えない

    正解：イ．緊急性を確かめ、緊急ならメモ等で上司に知らせ判断を仰ぐ

    解説：家族からの至急の連絡は「よほどのこと」に当たり得る。用件の緊急性を丁重に確かめ、緊急なら面談の妨げにならぬ方法（メモ等）で上司に知らせて判断を仰ぐ。一律に取り次がないとするのは不適当である。

63. 問63．上司が出張で数日不在の間、上級秘書A子が在席するように指示された。不在中の上司あての来客・連絡への基本姿勢として最も適当なものはどれか。

    • ア．上司が不在なので、来客や連絡はすべて断る
    • イ．判断が必要なことは、秘書がすべて独断で処理する
    • ウ．用件を確認・記録し、緊急は連絡、他は戻り次第報告できるよう整える
    • エ．記録は不要なので、来客や連絡があったことも伝えない

    正解：ウ．用件を確認・記録し、緊急は連絡、他は戻り次第報告できるよう整える

    解説：不在中は、来客や連絡を丁重に応対して用件を確認・記録し、緊急のものは取り決めた方法で上司に連絡、その他は戻り次第報告できるよう整理しておく。独断で処理せず、放置もしないのが基本である。

64. 問64．上司が複数の会議をはしごする日に、ある会議の終了時刻が読めず、次の会議に遅れる恐れがある。上級秘書A子の対応として最も適当なものはどれか。

    • ア．遅れそうでも何もせず、成り行きに任せる
    • イ．上司の判断を仰がず、次の会議を欠席にしてしまう
    • ウ．前の会議を秘書が打ち切って、上司を移動させる
    • エ．次の会議の主催者へ早めに見込みを伝え、上司にも状況を知らせる

    正解：エ．次の会議の主催者へ早めに見込みを伝え、上司にも状況を知らせる

    解説：遅れの恐れがある場合は、次の会議の主催者へ早めに見込みを伝えて調整を図り、上司にも状況を知らせる。何もせず遅刻させたり、独断で会議を欠席扱いにしたりせず、先回りして対応する。

65. 問65．上司から名刺整理を任されている上級秘書A子。上司の人脈を把握するうえでの管理の仕方として最も適当なものはどれか。

    • ア．所属や役職の変更を反映して分類・更新し、参照しやすく管理する
    • イ．受け取った順に箱へ入れておくだけにする
    • ウ．古い名刺はすべて処分し、新しいものだけ残す
    • エ．個人情報なので、誰の名刺かは記録せず保管する

    正解：ア．所属や役職の変更を反映して分類・更新し、参照しやすく管理する

    解説：名刺は、所属・役職の変更や交際の経緯を踏まえて分類・更新し、必要なときにすぐ参照できるよう管理する。単に集めるだけでなく、上司の人間関係への配慮に役立つよう整えるのが上級秘書である。

66. 問66．上司が在席中、取引先の担当者が「上司に一言あいさつだけしたい」と予約なしで立ち寄った。上司は次の予定が迫っている。上級秘書A子の対応として最も適当なものはどれか。

    • ア．あいさつだけなので、確認せずすぐ上司に通す
    • イ．丁重に応対し、上司の都合を確認して取り次ぎを判断する
    • ウ．予約がないので、用件にかかわらず一律に断る
    • エ．次の予定があるので、相手に何も告げず帰ってもらう

    正解：イ．丁重に応対し、上司の都合を確認して取り次ぎを判断する

    解説：短いあいさつでも上司の都合があるため、丁重に応対して上司の状況を伝え、可能か確認して取り次ぐか、難しければ事情を添えて改めてもらう。来客に失礼なく、上司の予定も守るよう配慮する。

67. 問67．上司が出席する祝賀パーティーで、上級秘書A子が随行することになった。随行の役割として最も適当なものはどれか。

    • ア．上司よりも積極的に出席者と歓談し、人脈を広げる
    • イ．随行は付き添うだけなので、特に何もしない
    • ウ．上司が役割を果たせるよう、進行や時間を陰で支える
    • エ．上司の代わりに、その場で意思決定を行う

    正解：ウ．上司が役割を果たせるよう、進行や時間を陰で支える

    解説：随行では、上司が滞りなく所定の役割を果たせるよう、進行や時間、相手先への配慮を陰で支える。前に出て目立つのではなく、上司を補佐し、必要なときに控えめに動くのが随行の役割である。

68. 問68．上司から、ある重要な企画について「進捗を逐一報告してほしい」と言われた上級秘書A子。だが企画は別の担当者が進めており、秘書は詳細に立ち入る立場にない。A子の対応として最も適当なものはどれか。

    • ア．企画を秘書が主導し、内容まで自分で決めて進める
    • イ．立場にないので、報告の指示を受けても何もしない
    • ウ．担当者に断りなく、企画の詳細を勝手に外部へ確認する
    • エ．担当者と連携し、報告に必要な情報を得て上司に伝える

    正解：エ．担当者と連携し、報告に必要な情報を得て上司に伝える

    解説：秘書の職務範囲を超えて企画に立ち入るのではなく、担当者と連携して報告に必要な情報を得て上司に伝える。自分が企画を仕切るのではなく、上司への報告という役割の範囲で動く。

69. 問69．上司が在席していないとき、取引先から「先日の上司との約束の確認をしたい」と連絡があった。約束の内容は秘書も把握していた。上級秘書A子の対応として最も適当なものはどれか。

    • ア．要件を確認し、確約や変更は上司に取り次いで対応する
    • イ．把握しているので、秘書が約束を確定・変更する
    • ウ．上司が不在なので、約束の件は分からないと答える
    • エ．相手の言うとおりに、その場で内容を変えてしまう

    正解：ア．要件を確認し、確約や変更は上司に取り次いで対応する

    解説：把握していても、上司に関わる約束の確約や変更は上司の判断事項。秘書は要件を確認し、把握している事実は丁重に伝えつつ、最終的な確認は上司に取り次ぐ。独断で確約や変更をしない。

70. 問70．上司の指示で、後輩秘書が作成した来客リストを上級秘書A子が確認したところ、いくつか不備があった。A子の対応として最も適当なものはどれか。

    • ア．後輩に気づかせず、自分が黙ってすべて直しておく
    • イ．どこをどう直すか具体的に伝えて修正させ、次に生かす
    • ウ．不備があったことを上司に報告し、後輩を叱責してもらう
    • エ．後輩の責任なので、そのまま使って後で問題にする

    正解：イ．どこをどう直すか具体的に伝えて修正させ、次に生かす

    解説：不備は、後輩を頭ごなしに責めず、どこをどう直すかを具体的に伝えて修正させ、なぜそうするかを示して次に生かす。自分で黙って直すだけでは育成にならず、放置すれば業務に支障する。

71. 問71．上司が出張中、上司あての郵便物の中に、開封しないと緊急性が判断できないものがあった。上級秘書A子の対応として最も適当なものはどれか。

    • ア．親展や私信でも、緊急かもしれないのですべて開封する
    • イ．緊急性が分からないので、戻るまで一切手を付けない
    • ウ．取り決めに従い、迷う場合は上司に連絡して指示を仰ぐ
    • エ．秘書の判断で全部開封し、必要な返事まで出しておく

    正解：ウ．取り決めに従い、迷う場合は上司に連絡して指示を仰ぐ

    解説：私信や親展でない業務上の郵便は、あらかじめの取り決めや慣行に従って扱う。緊急性の判断のため開封してよいか迷う場合は、上司に連絡して指示を仰ぐのが安全である。親展・私信は開封しない。

72. 問72．上司が重要な来客と面談中、その来客に関係する別の取引先から「面談はもう終わったか」と探りを入れるような電話が入った。上級秘書A子の対応として最も適当なものはどれか。

    • ア．正直に、今どの取引先と面談中かを伝える
    • イ．探りなので、何も言わず電話を切る
    • ウ．面談はまだ終わっていないと、状況を詳しく説明する
    • エ．面談相手は明かさず、用件を伺って折り返す旨を伝える

    正解：エ．面談相手は明かさず、用件を伺って折り返す旨を伝える

    解説：誰がいつ面談しているかは機密に関わり得る。来客の有無や面談相手を安易に明かさず、用件を伺って上司の都合に応じ折り返す旨を伝える。情報管理に配慮して慎重に応対する。

73. 問73．上司が複数の予定の中で、上司本人の休息や移動を考慮せずに予定を詰めてほしいと指示してきた。上級秘書A子の対応として最も適当なものはどれか。

    • ア．懸念があれば事実を添えて進言し、上司の判断を仰ぐ
    • イ．指示どおり、移動や休息を一切考えずに詰め込む
    • ウ．上司の指示を無視し、秘書の判断で間を空ける
    • エ．詰め込みは無理だと、調整せずに指示を断る

    正解：ア．懸念があれば事実を添えて進言し、上司の判断を仰ぐ

    解説：上司の意向は尊重しつつ、無理な日程が遅延や体調への影響を招く懸念があれば、事実を添えて進言し判断を仰ぐ。盲従して支障を招くのも、独断で勝手に間を空けるのも避け、上司に判断材料を示す。

74. 問74．上司から「来客のC社長は時間に正確な方だ」と聞いている上級秘書A子。C社長との面談を設定する際の配慮として最も適当なものはどれか。

    • ア．相手の特性は予定に関係ないので、通常どおり詰めて組む
    • イ．前後に余裕を持たせ、時間どおりに迎えられるよう段取りする
    • ウ．正確な相手なので、多少待たせても問題ないと考える
    • エ．面談時刻を相手に伝えず、当日その場で調整する

    正解：イ．前後に余裕を持たせ、時間どおりに迎えられるよう段取りする

    解説：相手の特性（時間に正確）を踏まえ、待たせないよう前後の予定に余裕を持たせ、上司が時間どおりに迎えられるよう段取りする。相手への配慮を予定の組み方に反映するのが上級秘書である。

75. 問75．上司が出席する社外会合で、上司が他社の要人と懇談する場面が想定される。上級秘書A子が事前に準備しておくとよいこととして最も適当なものはどれか。

    • ア．懇談は上司次第なので、特に何も準備しない
    • イ．上司に代わって、秘書が要人と先に話を進めておく
    • ウ．相手の所属や役職、過去の交流を整理して上司に渡しておく
    • エ．相手の情報は機密なので、上司にも知らせない

    正解：ウ．相手の所属や役職、過去の交流を整理して上司に渡しておく

    解説：上司が要人と滞りなく懇談できるよう、相手の所属・役職・過去の交流などの情報を整理して上司に渡しておく。上司が相手に失礼なく対応できるよう陰で支えるのが上級秘書の配慮である。