秘書検定準1級「必要とされる資質」の一問一答

秘書検定準1級の必要とされる資質に関する一問一答（全75問）の正解と解説の一覧です。上の一問一答で実際に解いてから、ここで復習・確認できます。

1. 問1．上級秘書Aは、上司(部長)が出張中に、専務から「部長が進めている新規案件の進捗を今すぐ報告してほしい」と急ぎで求められた。Aは案件の概要は把握しているが、最終的な判断や数字は上司しか答えられない部分がある。Aの対応として、最も適当なものはどれか。

   • ア．把握している事実は専務に伝え、判断を要する点は上司に至急連絡して指示を仰ぐ
   • イ．上司が不在なので戻るまで一切答えられないと専務に断る
   • ウ．案件の全体像を自分の推測で補って専務に報告する
   • エ．専務には何も言わず、上司が戻ってから報告すればよいと考える

   正解：ア．把握している事実は専務に伝え、判断を要する点は上司に至急連絡して指示を仰ぐ

   解説：上級秘書は上司の不在時でも組織の動きを止めない機転が要る。自分が答えられる事実は伝え、判断を要する点は上司に至急連絡して回答を仰ぐのが適当。憶測で答えたり、上司不在を理由に拒むのは上席者への配慮を欠く。

2. 問2．上級秘書Aは、上司が複数の重要会議を抱える多忙な日に、取引先の重役から「ぜひ今日中に短時間でも面会したい」と連絡を受けた。上司に確認すると「今日は無理だが、先方の顔は立てたい」と言う。Aの対応として、最も適当なものはどれか。

   • ア．他の予定を勝手に削って今日の面会をねじ込む
   • イ．本日は予定が立て込む旨を丁重に詫び、代替日時の候補を複数示して調整する
   • ウ．今日は無理だと事実だけ伝えて電話を切る
   • エ．上司に相談せず、来週まで会えないと先方に回答する

   正解：イ．本日は予定が立て込む旨を丁重に詫び、代替日時の候補を複数示して調整する

   解説：上級秘書は上司と相手双方の体面を保つ調整が求められる。多忙を率直に詫びつつ代替日時を複数提示し、上司の意向どおり相手の顔を立てる対応が適当。一方的な断りや、無理な割り込みはどちらかの面目をつぶす。

3. 問3．上級秘書Aは、上司主催の会食の席で、招いた取引先の役員が上司の旧知の話題を持ち出し、場が大いに盛り上がった一方、同席した若手の取引先担当者が会話に入れず手持ち無沙汰にしているのに気づいた。Aの対応として、最も適当なものはどれか。

   • ア．盛り上がっているので何もせず成り行きに任せる
   • イ．話題を断ち切って全員に別の話題を振り直す
   • ウ．若手担当者にさりげなく料理を勧めたり話を向け、会話に加われるよう橋渡しする
   • エ．若手担当者に「退屈そうですね」と直接声をかける

   正解：ウ．若手担当者にさりげなく料理を勧めたり話を向け、会話に加われるよう橋渡しする

   解説：上級秘書は同席者全員への目配りが必要。盛り上がりを妨げない程度に、入れずにいる人へ料理を勧めたり話を向けるなど自然に会話に加われるよう橋渡しするのが品位ある機転。放置や、場を仕切り直すのは行き過ぎ。

4. 問4．上級秘書Aは、上司から「明日の役員会の資料は極秘扱いだ」と念を押されていた。その夜、社内の親しい先輩秘書から「明日の役員会、何が議題になるか聞いている?」と尋ねられた。先輩は上司とも親しい間柄である。Aの対応として、最も適当なものはどれか。

   • ア．先輩は上司とも親しいので、口止めしたうえで教える
   • イ．うわさ程度ならよいと思い、議題をぼかして伝える
   • ウ．断ると角が立つので、当たり障りのない範囲で一部だけ話す
   • エ．極秘事項なので立場上話せないと、角の立たない言い方で伝える

   正解：エ．極秘事項なので立場上話せないと、角の立たない言い方で伝える

   解説：機密は相手が誰であっても守るのが上級秘書の鉄則。親しさや相手の立場を理由に漏らせば信頼を失う。立場上話せない旨を角の立たない言い方で伝え、知らないふりも含め情報を出さないのが適当。

5. 問5．上級秘書Aの下に新人秘書Bが配属された。Bは仕事熱心だが、来客に対する言葉遣いに不慣れで、時折ぞんざいな印象を与えてしまう。Aの指導として、最も適当なものはどれか。

   • ア．来客のいない場で具体例を挙げて改善点を伝え、適切な言い方の手本を示す
   • イ．来客の面前でその都度すぐに言い直しを指示する
   • ウ．本人の自覚に任せ、特に何も言わずに見守る
   • エ．他の秘書の前でBの言葉遣いの悪さを指摘し、注意を促す

   正解：ア．来客のいない場で具体例を挙げて改善点を伝え、適切な言い方の手本を示す

   解説：上級秘書は後輩の手本であり育成役。来客の前で叱れば双方が気まずく、放置も成長を妨げる。人のいないところで具体例を挙げて改善点を伝え、よい言い方を示すのが指導者としての適切な配慮である。

6. 問6．上級秘書Aは、上司から理不尽とも思える指示を急に受け、内心では納得できなかった。しかし指示には従わざるを得ない状況である。このときのAの心構えとして、最も適当なものはどれか。

   • ア．納得できない旨をその場で率直に上司に抗議する
   • イ．感情を抑えてまず指示を遂行し、疑問があれば後で冷静に確認・進言する機会を持つ
   • ウ．不満な態度を顔に出し、周囲に分かるようにする
   • エ．気が進まないので指示を後回しにして様子を見る

   正解：イ．感情を抑えてまず指示を遂行し、疑問があれば後で冷静に確認・進言する機会を持つ

   解説：上級秘書は感情を自制し、まず指示を遂行するのが基本。不満を表に出せば職場の空気を乱す。疑問があれば後で冷静に確認・進言の機会を持つのが成熟した対応で、その場で抗弁したり投げやりになるのは不適当。

7. 問7．上級秘書Aは、上司が会議で発言する際に使う数値資料に、自分が前任から引き継いだ古いデータが含まれている可能性に気づいた。会議開始まで時間はわずかしかない。Aの対応として、最も適当なものはどれか。

   • ア．時間がないので、そのまま使ってもらう
   • イ．自分の判断で正しいと思うデータに差し替えておく
   • ウ．古いデータの疑いがある旨を直ちに上司に伝え、確認を促す
   • エ．会議後に上司へ報告すればよいと考える

   正解：ウ．古いデータの疑いがある旨を直ちに上司に伝え、確認を促す

   解説：上級秘書は上司に恥をかかせない先回りが要る。確証がなくても気づいた点はすぐ上司に伝え、確認・差し替えを促すのが適当。黙認すれば上司の信用に関わり、勝手な差し替えは別の誤りを招く。

8. 問8．上級秘書Aは、複数の役員秘書をまとめる立場にある。ある日、他の役員秘書Cが上司(役員)への取り次ぎでミスをし、相手を怒らせてしまった。CはAに相談してきた。Aの対応として、最も適当なものはどれか。

   • ア．Cの責任なので自分で何とかするよう突き放す
   • イ．Cに代わってAが勝手に相手へ謝罪し、後で報告すればよいと処理する
   • ウ．Cのミスを他の秘書にも共有し、注意喚起の材料にする
   • エ．Cを責めず事実を整理させ、相手への謝意の伝え方と上司への報告の仕方を助言する

   正解：エ．Cを責めず事実を整理させ、相手への謝意の伝え方と上司への報告の仕方を助言する

   解説：上級秘書は人間関係の調整役。まずCを責めず事実を整理させ、相手への謝意の伝え方や上司への報告の仕方を助言するのが適当。突き放したり、Cに代わって勝手に動くのは育成にも信頼関係にも反する。

9. 問9．上級秘書Aは、上司から「最近忙しくて部下をねぎらえていない。何かよい機会はないか」と相談された。上司の負担を増やさず、部下にも喜ばれる提案をしたい。Aの提案として、最も適当なものはどれか。

   • ア．上司の手を煩わせず喜ばれるよう、節目の機会に短い慰労の場を設ける案を準備して提案する
   • イ．上司が多忙なので、特に何もしなくてよいと答える
   • ウ．大規模な社内イベントを企画し、上司に運営も任せる案を出す
   • エ．上司に相談せず、Aの判断で部下を集めて慰労会を開く

   正解：ア．上司の手を煩わせず喜ばれるよう、節目の機会に短い慰労の場を設ける案を準備して提案する

   解説：上級秘書は上司の意図をくみ、実現しやすい形に整えて提案する。手間をかけず効果のある選択肢を示すのが補佐。上司を煩わせる大掛かりな案や、上司の意に沿わない案を独断で進めるのは不適当。

10. 問10．上級秘書Aは、上司が外部の重要人物と電話中、別の取引先から上司宛に「至急の決裁が必要」と電話が入った。上司の電話は当分終わりそうにない。Aの対応として、最も適当なものはどれか。

    • ア．上司の通話中の電話に割り込んで取り次ぐ
    • イ．状況を詫びて折り返しの段取りを示し、用件を正確に控えて通話後すぐ上司に伝える
    • ウ．至急なので自分の判断で決裁内容を相手に回答する
    • エ．上司が手を離せないので、また連絡してほしいと伝えて切る

    正解：イ．状況を詫びて折り返しの段取りを示し、用件を正確に控えて通話後すぐ上司に伝える

    解説：上級秘書は緊急度を見極めて優先順位をさばく。相手に状況を詫びて折り返しの段取りを示し、上司には電話が終わり次第すぐ伝えられるよう用件を正確にメモするのが適当。割り込みや放置は不適当。

11. 問11．上級秘書Aは、上司の指示で社内表彰式の段取りを任された。当日、表彰される予定の社員の一人が直前に体調を崩し欠席となった。上司は他の来賓対応で手が離せない。Aの対応として、最も適当なものはどれか。

    • ア．予定どおり進めて、欠席者の表彰だけ無言で飛ばす
    • イ．上司の判断を待つため、表彰式の進行を一旦止める
    • ウ．後日授与の案内など進行に支障ない代替を準備し、要点を上司に伝えて了承を得る
    • エ．欠席者は表彰対象から外すと、Aの判断で確定する

    正解：ウ．後日授与の案内など進行に支障ない代替を準備し、要点を上司に伝えて了承を得る

    解説：上級秘書は不測の事態に先を読んで動く。欠席者の扱いを進行に支障なく整え(後日授与の案内や式次第の調整など)、要点を上司に簡潔に伝えて了承を得るのが適当。式を止めたり、独断で重大な変更を確定するのは不適当。

12. 問12．上級秘書Aは、上司が信頼している取引先の担当者が、最近たびたびAに「上司の予定を前もって教えてほしい」と細かく尋ねてくるのに気づいた。悪意は感じられないが、社外に逐一予定を知らせるのは適切でないと感じる。Aの対応として、最も適当なものはどれか。

    • ア．信頼関係があるので、聞かれるまま予定をすべて伝える
    • イ．急に何も教えないようにして相手を遠ざける
    • ウ．上司に無断で、今後は一切予定を伝えないと相手に通告する
    • エ．必要な範囲に限って丁重に案内し、それ以上は差し控える

    正解：エ．必要な範囲に限って丁重に案内し、それ以上は差し控える

    解説：上司の予定は社外に無闇に伝えるべき情報ではない。相手との関係を損なわないよう、必要な範囲に限って案内し、それ以上は丁重にとどめるのが上級秘書の判断。すべて教えるのも、急に冷淡にするのも不適当。

13. 問13．上級秘書Aは、上司から「君に任せた仕事の進め方は、もう少し効率を考えてはどうか」と忠告を受けた。Aには自分なりのやり方への自負があった。忠告の受け方として、最も適当なものはどれか。

    • ア．まず助言に礼を述べ、指摘を受け止めて自分の進め方を見直す
    • イ．自分のやり方には理由がある旨をその場で説明して反論する
    • ウ．返事だけして、実際には今までどおり続ける
    • エ．忠告を受けたことを不満に思い、態度に出す

    正解：ア．まず助言に礼を述べ、指摘を受け止めて自分の進め方を見直す

    解説：上級秘書は忠告を素直に受け止め、改善に生かす姿勢が品位を保つ。まず礼を述べ、自分のやり方を見直すのが成熟した対応。反論で正当化したり、表面的に受け流すのは成長を妨げ、印象も損ねる。

14. 問14．上級秘書Aは、上司が出席する業界の会合で、上司が他社の役員と名刺交換をする場に同席した。相手の役員が上司の肩書を一段低く誤って呼んだ。Aの対応として、最も適当なものはどれか。

    • ア．相手にその場で「肩書が違います」とはっきり訂正する
    • イ．会話の流れの中でさりげなく正しい肩書を添え、自然に伝わるようにする
    • ウ．誤りに気づかないふりをして何もしない
    • エ．後で相手の会社に連絡し、肩書の訂正を申し入れる

    正解：イ．会話の流れの中でさりげなく正しい肩書を添え、自然に伝わるようにする

    解説：上司の体面に関わる場面では、相手にも上司にも恥をかかせない配慮が要る。会話の流れの中でさりげなく正しい肩書を添えるなど自然に訂正するのが適当。その場で強く正したり、放置するのは双方の面目を損なう。

15. 問15．上級秘書Aの後輩秘書Dが、最近遅刻が増え、仕事にも身が入っていない様子である。事情を聞くと家庭の事情で悩んでいるという。Aの対応として、最も適当なものはどれか。

    • ア．家庭の事情には立ち入らず、遅刻は本人の問題として放っておく
    • イ．Dの事情を上司や同僚に詳しく伝え、皆で気遣うよう促す
    • ウ．事情に理解を示しつつ、業務に支障が出ない工夫を一緒に考え、必要なら上司への相談を助言する
    • エ．私事を理由に甘えていると、Dを厳しく叱る

    正解：ウ．事情に理解を示しつつ、業務に支障が出ない工夫を一緒に考え、必要なら上司への相談を助言する

    解説：上級秘書は後輩の事情にも配慮しつつ、業務への影響は見過ごさない調整役。事情に理解を示したうえで業務に支障が出ない工夫を一緒に考え、必要なら上司への相談も助言するのが適当。私事に深入りも放置も不適当。

16. 問16．上級秘書Aは、上司の代理で社外の打ち合わせに同席し、議事を記録するよう指示された。打ち合わせ中、出席者の一人が事実と異なる発言をしたが、それを正すのはAの立場では出過ぎだと感じた。Aの対応として、最も適当なものはどれか。

    • ア．その場で発言を遮り、事実と違うと指摘する
    • イ．誤った発言もそのまま正しいものとして記録する
    • ウ．記録は残さず、Aの記憶だけで後日処理する
    • エ．発言は正確に記録し、後で事実と異なる点を上司に報告して判断を仰ぐ

    正解：エ．発言は正確に記録し、後で事実と異なる点を上司に報告して判断を仰ぐ

    解説：上級秘書は補佐の分をわきまえつつ、上司の不利益は防ぐ。その場で口を挟まず正確に記録し、後で上司に事実と異なる点を報告して判断を仰ぐのが適当。勝手な訂正も、誤りを伏せるのも不適当である。

17. 問17．上級秘書Aは、上司が懇意にしている取引先から、季節の贈答品が上司宛に届いた。社内規程では一定額を超える贈答品の受領には届出が必要だが、品物は規程の額に近く判断が微妙である。Aの対応として、最も適当なものはどれか。

    • ア．規程に照らした扱いを上司に確認し、届出の要否を含め指示を仰ぐ
    • イ．微妙な額なので届出は不要と自分で判断して受領する
    • ウ．規程に触れそうなので、上司に断らず先方に送り返す
    • エ．額のことには触れず、ふつうに受け取って礼状だけ出す

    正解：ア．規程に照らした扱いを上司に確認し、届出の要否を含め指示を仰ぐ

    解説：微妙な判断は独断せず、規程に照らして上司に確認するのが上級秘書の誠実な対応。受領可否や届出の要否を上司に諮り指示を仰ぐ。勝手に受領・返送したり、規程を無視するのは公正さを欠く。

18. 問18．上級秘書Aは、上司が複数の部下の中から一人を昇進させる選考を控えていることを、補佐の過程で知った。候補の一人とAは個人的に親しい。Aの心構えとして、最も適当なものはどれか。

    • ア．親しい候補に、選考があることを内々に知らせておく
    • イ．私情を交えず選考の情報は一切漏らさず、公平な姿勢を保つ
    • ウ．候補が有利になるよう、上司にそれとなく推す
    • エ．親しさからつい話してしまわぬよう、しばらく候補を避ける

    正解：イ．私情を交えず選考の情報は一切漏らさず、公平な姿勢を保つ

    解説：上級秘書には公平さと機密保持が求められる。私情を交えず情報を一切漏らさないのが原則。親しい候補に内々に知らせたり、選考に影響を与えようとするのは公正さに反し、信頼を失う行為である。

19. 問19．上級秘書Aは、上司が外部講演に招かれ、当日の進行や接遇を任された。会場で主催者側の担当者が不慣れで、上司の控室や登壇時刻の案内に手間取っている。Aの対応として、最も適当なものはどれか。

    • ア．主催者の仕事なので口を出さず、上司を待たせたままにする
    • イ．主催者を差し置いて、Aが会場全体を取り仕切る
    • ウ．主催者を立てつつ、進行の確認や控室の調整を申し出て不足をさりげなく補う
    • エ．案内が遅いと主催者の担当者をその場でとがめる

    正解：ウ．主催者を立てつつ、進行の確認や控室の調整を申し出て不足をさりげなく補う

    解説：上級秘書は上司が滞りなく役割を果たせるよう先回りする。主催者を立てつつ、進行の確認や控室の調整を申し出て不足を補うのが機転。主催者任せで放置も、出しゃばって主催者の役割を奪うのも不適当。

20. 問20．上級秘書Aは、上司から「来週の出張、君も同行してほしい」と言われたが、同じ日に別の役員から「重要会議の準備を手伝ってほしい」と依頼された。どちらも断りにくい。Aの対応として、最も適当なものはどれか。

    • ア．後から頼まれた役員の依頼を、上司に相談せず断る
    • イ．両方引き受け、無理をしてでも自分一人でこなそうとする
    • ウ．先に頼んだ上司を優先すると即断し、役員には理由を告げず断る
    • エ．直属の上司に事情を伝え、優先順位や代替案を相談して調整する

    正解：エ．直属の上司に事情を伝え、優先順位や代替案を相談して調整する

    解説：上級秘書は板挟みの調整も冷静に行う。まず直属の上司に事情を伝え、優先順位や代替案(他の人への依頼など)を相談して決めるのが筋。一方を独断で断ったり、両方抱えて破綻させるのは不適当。

21. 問21．上級秘書Aは、上司が机上に出したまま席を外した書類に、社外秘の人事案が含まれているのに気づいた。来客の予定が迫っており、来客の目に触れる恐れがある。Aの対応として、最も適当なものはどれか。

    • ア．来客の目に触れぬよう速やかに伏せて収め、後で上司にその旨を伝える
    • イ．上司のものなので触れず、そのままにしておく
    • ウ．内容をよく確認してから、必要に応じて整理し直す
    • エ．来客にこの席に近づかないよう注意しておく

    正解：ア．来客の目に触れぬよう速やかに伏せて収め、後で上司にその旨を伝える

    解説：機密の保全は上級秘書の重要な務め。来客の目に触れぬよう速やかに見えない場所へ収め、後で上司にその旨を伝えるのが適当。放置は情報漏えいの恐れがあり、内容に立ち入って読み込むのは越権である。

22. 問22．上級秘書Aは、新人秘書Eから「上司に頼まれた仕事を、自分の判断でこう進めてよいか」と相談を受けた。Eの案には誤りはないが、上司の意向を確認した方がよい点が含まれている。Aの助言として、最も適当なものはどれか。

    • ア．案に誤りがないなら、すべてEの判断に任せてよいと答える
    • イ．上司の意向を確認すべき点を具体的に示し、確認の仕方も助言する
    • ウ．Eの案を退け、Aが代わりに進め方を決めてしまう
    • エ．上司に聞くまでもないと、確認は不要だと伝える

    正解：イ．上司の意向を確認すべき点を具体的に示し、確認の仕方も助言する

    解説：上級秘書は後輩に判断の勘所を教える役。案そのものを評価しつつ、上司の意向を確認すべき点を具体的に示し、確認の仕方も助言するのが指導。すべて任せきりも、Aが代わって判断するのも育成にならない。

23. 問23．上級秘書Aは、上司が体調を崩し気味なのに、多忙で休もうとしないことに気づいた。上司の健康は気がかりだが、進言は出過ぎになるかもしれない。Aの対応として、最も適当なものはどれか。

    • ア．上司の自己管理の問題なので、何も言わずにおく
    • イ．上司に強く休養を迫り、予定を勝手にすべて取りやめる
    • ウ．差し出口にならぬよう配慮しつつ、予定調整の余地を示して健康に配慮した進言をする
    • エ．上司の家族に連絡し、休ませるよう頼む

    正解：ウ．差し出口にならぬよう配慮しつつ、予定調整の余地を示して健康に配慮した進言をする

    解説：上級秘書は上司の体調にも目を配り、補佐として無理のない進言を行う。差し出口にならぬよう配慮しつつ、予定の調整余地を示すなど健康に配慮した進言をするのが適当。黙認も、強く休養を迫るのも不適当。

24. 問24．上級秘書Aは、上司の指示で重要な来客を応接室に案内した。談笑の中で来客が「実は御社の○○という新製品の話を小耳に挟んだのだが」と未公表の情報に触れる発言をした。Aはその情報を業務上知っている。Aの対応として、最も適当なものはどれか。

    • ア．知っていることなので、差し支えない範囲で内容を補足する
    • イ．「その話は本当です」と肯定して相手の関心に応える
    • ウ．知らないと言い切るのも不自然なので、概要だけ説明する
    • エ．話を否定も肯定もせず、上司に委ねる形で受け流す

    正解：エ．話を否定も肯定もせず、上司に委ねる形で受け流す

    解説：未公表情報は相手が水を向けても秘書が確認・肯定してはならない。話を否定も肯定もせず、上司に委ねる形で受け流すのが上級秘書の機密保持。うっかり認めたり、詳しく語るのは重大な漏えいになる。

25. 問25．上級秘書Aは、複数の秘書を束ねる立場で、繁忙期に業務が一部の秘書に偏っているのに気づいた。負担の重い秘書から不満も漏れ始めている。Aの対応として、最も適当なものはどれか。

    • ア．業務量を見直して公平に配分し直し、必要なら上司に相談する
    • イ．不満を言う秘書をわがままだとたしなめる
    • ウ．繁忙期だけのことなので、不満には取り合わない
    • エ．負担の重い秘書だけを特別扱いして他の秘書の仕事を肩代わりさせる

    正解：ア．業務量を見直して公平に配分し直し、必要なら上司に相談する

    解説：上級秘書は職場全体の調和を保つ調整役。業務量を見直して公平に配分し直し、必要なら上司に相談するのが適当。不満を無視したり、特定の秘書だけをかばう・責めるのは人間関係の調整に反する。

26. 問26．上級秘書Aは、上司が主賓として招かれた式典に同行した。式典後の歓談で、上司が他社の人物と込み入った話を始めた。Aは席を外すべきか迷ったが、近くで控えていた。話の内容に機密性が感じられる。Aの対応として、最も適当なものはどれか。

    • ア．話の内容を把握するため、近くで聞き取れる位置に留まる
    • イ．上司の妨げにならぬよう声の届かない位置にさりげなく下がり、呼べば応じられる距離を保つ
    • ウ．用がなさそうなので、その場をすっかり離れて別室で待つ
    • エ．上司に「席を外しましょうか」と話の途中で声をかける

    正解：イ．上司の妨げにならぬよう声の届かない位置にさりげなく下がり、呼べば応じられる距離を保つ

    解説：込み入った話には立ち会わない配慮が上級秘書の品位。上司の妨げにならぬよう、声の届かない位置にさりげなく下がり、必要があれば応じられる距離を保つのが適当。聞き耳を立てたり、遠く離れて役目を放棄するのは不適当。

27. 問27．上級秘書Aは、上司から急ぎの私的な用事(家族への贈り物の手配など)を頼まれた。同時に業務上の重要な締め切りも迫っている。Aの対応として、最も適当なものはどれか。

    • ア．頼まれた私用をまず片付け、業務の締め切りは後回しにする
    • イ．私用は業務外なので引き受けられないと断る
    • ウ．業務の締め切りを優先しつつ、私用の処理の見通しを上司に伝えて段取りする
    • エ．私用を独断で後回しにし、上司には何も言わずにおく

    正解：ウ．業務の締め切りを優先しつつ、私用の処理の見通しを上司に伝えて段取りする

    解説：上級秘書は公私の優先順位を見極めつつ、上司の依頼にも応える。業務の締め切りを優先しながら、私用は処理の見通しを上司に伝えて段取りするのが適当。私用を即優先するのも、断るのも、独断で後回しにして黙るのも不適当。

28. 問28．上級秘書Aは、上司が信頼する古参の社員Fから「君の上司は今度の件で社内で評判がよくないらしいよ」と耳打ちされた。Aはその真偽を確かめようがない。Aの対応として、最も適当なものはどれか。

    • ア．上司の評判が気になるので、Fに詳しく事情を問いただす
    • イ．聞いた話をそのまま上司に伝えて注意を促す
    • ウ．Fの話に同調し、自分も日頃感じていた不満を口にする
    • エ．真偽の定かでない話には同調も否定もせず、受け流して広げない

    正解：エ．真偽の定かでない話には同調も否定もせず、受け流して広げない

    解説：上級秘書は根拠のないうわさに動かされず、品位を保つ。同調も否定もせず受け流し、上司の信用に関わる無責任な話を広げないのが適当。同調したり、上司に逐一報告して不安にさせる、相手に食ってかかるのは不適当。

29. 問29．上級秘書Aは、上司の代理で取引先の祝賀会に出席することになった。先方には自社の社長も顔を出す予定で、複数の取引先関係者が集まる。Aの身だしなみと振る舞いについて、最も適当なものはどれか。

    • ア．祝賀会にふさわしい装いを整え、目立ちすぎず礼を尽くして応対する
    • イ．自社を印象づけるため、できるだけ華やかに装って目立つようにする
    • ウ．代理にすぎないので、目立たぬよう終始隅で黙っている
    • エ．気楽な集まりと考え、ふだんどおりの服装で出席する

    正解：ア．祝賀会にふさわしい装いを整え、目立ちすぎず礼を尽くして応対する

    解説：上級秘書は上司・自社の顔として品位ある装いと控えめな振る舞いが求められる。場にふさわしい装いを整え、目立ちすぎず礼を尽くして応対するのが適当。華美に装うのも、私的な場のように振る舞うのも、終始隅で黙すのも不適当。

30. 問30．上級秘書Aは、上司が大事にしている取引先の担当者から「実は近々独立を考えている。よい話があれば紹介してほしい」と内々に相談された。Aは上司の人脈をある程度把握している。Aの対応として、最も適当なものはどれか。

    • ア．相手の役に立とうと、上司の人脈をいくつか紹介してあげる
    • イ．安請け合いせず、相談の内容は上司に取り次いで判断を仰ぐ
    • ウ．独立の話を社内の同僚にも伝えて協力を募る
    • エ．上司に無断で、後日よい話を探して相手に知らせる

    正解：イ．安請け合いせず、相談の内容は上司に取り次いで判断を仰ぐ

    解説：上司の人脈や情報を秘書の判断で私的に動かすのは越権かつ機密に関わる。相談を受けても安請け合いせず、上司に取り次ぐか上司の判断を仰ぐのが適当。勝手に紹介したり、上司の情報を提供するのは不適当。

31. 問31．上級秘書Aは、上司の指示で社内会議の運営を任された。会議中、出席役員の一人が感情的になり、別の役員と口論になりかけた。上司は議長として収拾に努めているが、場が険悪である。Aの対応として、最も適当なものはどれか。

    • ア．口論に割って入り、Aが両者を仲裁する
    • イ．秘書の役目ではないので、成り行きを黙って見ている
    • ウ．議長を立てつつ、休憩や茶菓の用意などで自然に間を取り、場が和らぐよう支える
    • エ．感情的になった役員に、落ち着くようその場で直接注意する

    正解：ウ．議長を立てつつ、休憩や茶菓の用意などで自然に間を取り、場が和らぐよう支える

    解説：上級秘書は会議運営の補佐として場を和らげる機転を働かせる。議長(上司)を立てつつ、休憩や茶菓の用意などで自然に間を取り、収拾を支えるのが適当。出しゃばって仲裁するのも、傍観するのも不適当。

32. 問32．上級秘書Aは、後輩秘書Gが来客応対で機転を利かせ、難しい場面をうまく収めたのを見た。一方で、Gのやり方には今後のために改善した方がよい点もあった。Aの対応として、最も適当なものはどれか。

    • ア．改善点だけを伝え、よかった点には特に触れない
    • イ．うまくいったのだから、特に何も言わずにおく
    • ウ．他の秘書の前でGをほめ、改善点も同じ場で指摘する
    • エ．よかった点を具体的に認めたうえで、改善点を前向きに伝える

    正解：エ．よかった点を具体的に認めたうえで、改善点を前向きに伝える

    解説：上級秘書は後輩を育てる手本。まずよかった点を具体的に認めてやる気を支え、そのうえで改善点を前向きに伝えるのが指導の要領。長所に触れず欠点だけ指摘したり、何も言わないのは育成として不十分である。

33. 問33．上級秘書Aは、上司が出席する重要会議の直前、上司の上着のボタンが取れかかっているのに気づいた。会議には社外の重要人物も出席する。Aの対応として、最も適当なものはどれか。

    • ア．人目につかぬよう上司にそっと知らせ、直す手だてを用意する
    • イ．会議が始まるので、気づかなかったことにする
    • ウ．会議の出席者の前で、上着のボタンを直すよう声をかける
    • エ．上司に断らず、Aが勝手に上着を預かって繕う

    正解：ア．人目につかぬよう上司にそっと知らせ、直す手だてを用意する

    解説：上司の体面に関わる細部に気づき、さりげなく整えるのが上級秘書の配慮。人目につかぬよう上司にそっと知らせ、直す手だてを用意するのが適当。指摘せず放置すれば上司が恥をかき、人前で大げさに繕うのは不適当。

34. 問34．上級秘書Aは、上司が懇意の取引先と商談中、先方が出した条件に上司が難色を示し、その場の雰囲気がやや硬くなった。茶菓を運ぶタイミングでもある。Aの振る舞いとして、最も適当なものはどれか。

    • ア．上司に有利になるよう、商談にそれとなく口を添える
    • イ．茶菓を出すなど自然な所作でさりげなく間を作り、場が和らぐよう配慮する
    • ウ．硬い空気を察せず、勢いよく茶菓を運び込む
    • エ．雰囲気が悪いので、茶菓を出すのはやめておく

    正解：イ．茶菓を出すなど自然な所作でさりげなく間を作り、場が和らぐよう配慮する

    解説：上級秘書は商談の内容に立ち入らず、場の空気を和らげる気配りを行う。茶菓を出すなど自然な所作で間を作り、双方が話しやすい雰囲気にするのが適当。商談に口を挟むのも、硬い空気を察せず無造作に振る舞うのも不適当。

35. 問35．上級秘書Aは、上司から「最近の若手秘書は気が利かない」とこぼされ、「君から少し言ってやってくれ」と頼まれた。Aは若手にも事情があると感じている。Aの対応として、最も適当なものはどれか。

    • ア．上司の言葉をそのまま若手に伝え、反省を促す
    • イ．若手にも事情があるからと、結局何もしない
    • ウ．上司の懸念を踏まえ、若手に具体的な気配りの仕方を前向きに教える
    • エ．若手をかばい、上司に若手の言い分をそのまま伝える

    正解：ウ．上司の懸念を踏まえ、若手に具体的な気配りの仕方を前向きに教える

    解説：上級秘書は上司の意を受けつつ、頭ごなしに後輩を責めない調整役。上司の懸念を踏まえ、若手に具体的な気配りの仕方を前向きに教えるのが適当。上司の言葉をそのまま伝えて萎縮させたり、何もしないのは不適当。

36. 問36．上級秘書Aは、上司が信頼する部下Hが、上司に無断である取引先と接触し、後で問題になりそうな約束をしたらしいと小耳に挟んだ。確証はない。Aの対応として、最も適当なものはどれか。

    • ア．Hを呼んで、約束の内容を問いただす
    • イ．確証がないので、まったく気に留めずにおく
    • ウ．うわさを社内の関係者に伝えて注意を促す
    • エ．むやみに広げず、上司に関わる懸念として事実確認の必要を控えめに伝える

    正解：エ．むやみに広げず、上司に関わる懸念として事実確認の必要を控えめに伝える

    解説：確証のない話を独断で動くのは行き過ぎだが、上司の不利益に関わる懸念は見過ごせない。むやみに広げず、上司に関わる重要事として事実関係を確かめる必要を上司に控えめに伝えるのが適当。詰問や放置、社内に広めるのは不適当。

37. 問37．上級秘書Aは、上司から「君もそろそろ後輩を一人前に育ててほしい」と任された。後輩秘書Iは素直だが、失敗を恐れて自分から動こうとしない。Aの育て方として、最も適当なものはどれか。

    • ア．任せる範囲を見極めて段階的に仕事を任せ、失敗は責めず助言して経験を積ませる
    • イ．失敗されると困るので、当面は手本を見せるだけにとどめる
    • ウ．自分で動かないIに、失敗したら厳しく咎めて奮起を促す
    • エ．本人の自覚が育つまで、仕事を任せず見守るだけにする

    正解：ア．任せる範囲を見極めて段階的に仕事を任せ、失敗は責めず助言して経験を積ませる

    解説：上級秘書は後輩の自立を促す育成を行う。任せる範囲を見極めて少しずつ仕事を任せ、失敗を責めず助言して経験を積ませるのが適当。失敗を厳しく咎める、任せず手本だけ見せ続ける、放任はいずれも自立を妨げる。

38. 問38．上級秘書Aは、上司が外部の人物と面談中、Aは隣室で別の作業をしていた。面談相手が帰り際、Aに「今日の話は他言無用で頼む」と念を押して去った。後日、上司から「あの面談の内容、君は聞いていたか」と尋ねられた。Aの対応として、最も適当なものはどれか。

    • ア．余計なことに関わりたくないので、何も聞いていないと答える
    • イ．聞こえた範囲を事実どおり伝え、他言無用と念を押された旨も報告する
    • ウ．聞いた内容を、確認のため別の社員にも話して整合を取る
    • エ．念を押されたので、上司にも内容は言えないと答える

    正解：イ．聞こえた範囲を事実どおり伝え、他言無用と念を押された旨も報告する

    解説：上級秘書は知り得た範囲を正直に、かつ機密を守って答える。聞こえた範囲を事実どおり上司に伝え、他言無用の念押しがあった旨も併せて報告するのが誠実な対応。聞いていないと偽る、内容を他言するのは不適当。

39. 問39．上級秘書Aは、上司の指示で長年の取引先へ慶弔の手配をすることが多い。あるとき、取引先の社長の訃報に接したが、社葬か密葬か、香典や供花の扱いをどうするか判断に迷う点があった。Aの対応として、最も適当なものはどれか。

    • ア．急ぐので、前例に倣ってAの判断ですべて手配する
    • イ．迷う点には触れず、ふつうの取引先と同じ扱いで済ませる
    • ウ．前例や先方の意向を確認し、迷う点は上司に諮って指示を仰ぐ
    • エ．判断がつかないので、手配自体を後回しにする

    正解：ウ．前例や先方の意向を確認し、迷う点は上司に諮って指示を仰ぐ

    解説：慶弔は会社の体面と相手への礼を左右する。前例や先方の意向を確認し、判断に迷う点は上司に諮って指示を仰ぐのが上級秘書の慎重さ。独断で手配したり、確認を怠って通例で済ませるのは失礼につながる。

40. 問40．上級秘書Aは、上司が信頼を寄せる取引先の担当者と、業務を通じて個人的にも親しくなった。あるとき相手から「ここだけの話だが」と、相手の会社の内部事情を打ち明けられそうになった。Aの対応として、最も適当なものはどれか。

    • ア．親しいので、相手の会社の事情を進んで聞いておく
    • イ．聞いた内部事情を、参考になると上司に伝える
    • ウ．他社の話を社内の同僚にも共有して話題にする
    • エ．立場をわきまえ、他社の内部事情には深く立ち入らないよう穏やかにとどめる

    正解：エ．立場をわきまえ、他社の内部事情には深く立ち入らないよう穏やかにとどめる

    解説：他社の内部事情に深入りするのは立場上望ましくない。親しさに流されず、立場をわきまえて深く立ち入らないよう穏やかにとどめるのが上級秘書の品位。進んで聞き出すのも、聞いた話を上司や社内に持ち込むのも不適当。

41. 問41．上級秘書Aは、上司が外部の表彰式で挨拶をすることになり、原稿の下準備を任された。式の格式は高く、来賓も多い。Aの心構えとして、最も適当なものはどれか。

    • ア．会の趣旨と出席者を踏まえて要点を整理し、最終判断は上司に委ねる
    • イ．Aの判断で挨拶の内容を完成させ、上司に確認は求めない
    • ウ．格式ばらない方がよいと考え、くだけた内容で下準備する
    • エ．原稿は上司が考えるものなので、特に準備はしない

    正解：ア．会の趣旨と出席者を踏まえて要点を整理し、最終判断は上司に委ねる

    解説：上級秘書は上司が場にふさわしく振る舞えるよう、格式や相手に配慮して下準備を整える。会の趣旨と出席者を踏まえて要点を整理し、最終判断は上司に委ねるのが適当。独断で内容を決めたり、格式を軽んじるのは不適当。

42. 問42．上級秘書Aは、上司が出張先から電話で「予定より一日早く帰る。社内には明日まで伏せておいてくれ」と指示した。ところが、上司の帰社を心待ちにしている部下から「部長はいつ戻られますか」と尋ねられた。Aの対応として、最も適当なものはどれか。

    • ア．部下が心待ちなので、こっそり早く戻ることを教える
    • イ．上司の指示なので、伏せるべき早期帰社の事実は話さず予定どおりの帰社日を答える
    • ウ．上司に断らず、部下にだけ早期帰社を伝えてよいと判断する
    • エ．上司の指示を破り、社内に早期帰社を周知する

    正解：イ．上司の指示なので、伏せるべき早期帰社の事実は話さず予定どおりの帰社日を答える

    解説：上司の指示で伏せるよう言われた以上、相手が誰でも口外しないのが原則。予定どおりの帰社日を答えるにとどめ、上司の指示を守るのが適当。早く帰る事実を漏らしたり、指示に反して特別扱いするのは信頼を損なう。

43. 問43．上級秘書Aは、上司の指示で社外の重要な会合の受付・接遇を担当した。会合の途中、出席者の一人が体調を崩して具合が悪そうにしているのに気づいた。会の進行は続いている。Aの対応として、最も適当なものはどれか。

    • ア．進行を優先し、その人の様子には立ち入らない
    • イ．会の進行を止め、全員にその人の体調不良を知らせる
    • ウ．進行を乱さぬようそっと声をかけ、休める場所へ案内し必要なら手当てを手配する
    • エ．本人が言い出すまで、何もせず待つ

    正解：ウ．進行を乱さぬようそっと声をかけ、休める場所へ案内し必要なら手当てを手配する

    解説：上級秘書は出席者の安全と会の進行の両方に配慮する。進行を乱さぬよう、その人にそっと声をかけて休める場所へ案内し、必要なら手当ての手配をするのが適当。進行優先で放置するのも、会全体を止めて騒ぐのも不適当。

44. 問44．上級秘書Aは、上司が信頼する古参社員から、Aの後輩秘書について「あの子は気が利かない」と陰で言われているのを耳にした。後輩本人は知らない。Aの対応として、最も適当なものはどれか。

    • ア．聞いた陰口をそのまま後輩に伝え、注意させる
    • イ．古参社員の話に同調し、自分も後輩の至らなさを語る
    • ウ．陰口のことには触れず、後輩には何も助言しない
    • エ．本人を萎縮させぬよう配慮しつつ、必要な点を建設的に助言する

    正解：エ．本人を萎縮させぬよう配慮しつつ、必要な点を建設的に助言する

    解説：上級秘書は後輩を守りつつ前向きに育てる。陰口をそのまま本人に伝えれば傷つけ、放置すれば成長の機を逃す。本人を萎縮させぬよう配慮しながら、必要な点を建設的に助言するのが適当。陰口に同調するのは品位を欠く。

45. 問45．上級秘書Aは、後輩秘書Jから「上司にミスを報告するのが怖い。黙っていてはいけないか」と相談された。ミスは早めに伝えれば対処できる種類のものである。Aの助言として、最も適当なものはどれか。

    • ア．早く正直に報告した方が対処でき信頼にもつながると諭し、報告の仕方を助言する
    • イ．大きな問題でなければ黙っていてもよいと勧める
    • ウ．報告は本人の責任だからと、相談を突き放す
    • エ．Jに代わってAが上司にミスを報告してしまう

    正解：ア．早く正直に報告した方が対処でき信頼にもつながると諭し、報告の仕方を助言する

    解説：上級秘書は報告の大切さを後輩に教える。ミスは早く正直に報告した方が対処でき信頼にもつながると諭し、報告の仕方を助言するのが適当。隠すことを勧める、突き放す、Aが代わりに報告して本人の学びを奪うのは不適当。

46. 問46．上級秘書Aは、上司が複数の予定を抱える日に、上司の家族から「急ぎ本人に伝えたいことがある」と私的な電話が入った。緊急の様子だが、上司は今まさに重要な会議に入る直前である。Aの対応として、最も適当なものはどれか。

    • ア．私的な電話なので、会議が終わるまで取り次がない
    • イ．会議直前と伝えつつ、緊急なら要点を確認し上司に速やかに知らせて判断を仰ぐ
    • ウ．Aの判断で、家族に折り返しを約束して会議を優先させる
    • エ．家族から用件を詳しく聞き出し、Aが代わりに処理する

    正解：イ．会議直前と伝えつつ、緊急なら要点を確認し上司に速やかに知らせて判断を仰ぐ

    解説：私的でも緊急性のある連絡は上司の判断に委ねるべき。会議直前であることを家族に伝えつつ、緊急なら要点を確認して上司に速やかに知らせ、対応を仰ぐのが適当。私用だからと取り次がない、無断で内容に立ち入るのは不適当。

47. 問47．上級秘書Aは、上司が大切にしている来客の応対中、上司が席を外した隙に来客から「実は前回の取引でこちらに不手際があったのではと感じている」と打ち明けられた。Aには事の経緯が分からない。Aの対応として、最も適当なものはどれか。

    • ア．経緯は分からないが、その場で不手際を認めて謝罪する
    • イ．こちらに非はないと、根拠なくはっきり否定する
    • ウ．話を丁寧に受け止めて誠意を示し、確認のうえ上司から改めて応じる旨を伝える
    • エ．自分には関係ないと、話題を変えてやり過ごす

    正解：ウ．話を丁寧に受け止めて誠意を示し、確認のうえ上司から改めて応じる旨を伝える

    解説：上級秘書は分からないことに憶測で答えず、相手の心情に配慮する。話を丁寧に受け止めて誠意を示しつつ、確認のうえ上司から改めて応じる旨を伝えるのが適当。その場で謝罪や弁明を断定するのは、事実誤認や責任問題を招く。

48. 問48．上級秘書Aは、上司が信頼を寄せていた取引先との関係が、ある行き違いから気まずくなっているのを感じた。先方の担当者とAは個人的に良好な関係にある。Aの対応として、最も適当なものはどれか。

    • ア．個人的な関係を生かし、Aの判断で勝手に仲を取り持つ
    • イ．上司同士の問題なので、Aは一切関わらない
    • ウ．先方の担当者に、上司の内情をくわしく打ち明けて協力を求める
    • エ．上司に状況を伝え意向を確認したうえで、良好な関係を生かして橋渡しに努める

    正解：エ．上司に状況を伝え意向を確認したうえで、良好な関係を生かして橋渡しに努める

    解説：関係修復は上司の判断と意向が前提。秘書が個人的関係で独断で動くのは越権になりかねない。良好な関係を生かしつつも、上司に状況を伝え意向を確認したうえで橋渡しに努めるのが適当。独断での仲介や、放置は不適当。

49. 問49．上級秘書Aは、上司から「最近の自分の進め方について、率直に気づいた点があれば言ってほしい」と意見を求められた。Aには改善した方がよいと思う点がある。Aの対応として、最も適当なものはどれか。

    • ア．求めに応じ、礼を失わない言い方で気づいた点を具体的に進言する
    • イ．差し障りがあるので「特にありません」と答えておく
    • ウ．日頃の不満も交え、改善点を批判的に並べ立てる
    • エ．他の人もそう言っていると、第三者の意見として伝える

    正解：ア．求めに応じ、礼を失わない言い方で気づいた点を具体的に進言する

    解説：上司から求められたときは、上級秘書として誠実かつ礼を失わない言い方で進言するのが適当。求められても「特にない」と避けるのは補佐として物足りず、批判的に並べ立てたり、第三者の名を借りて言うのは品位を欠く。

50. 問50．上級秘書Aは、上司から「来客には常に分け隔てなく接するように」と日頃言われている。ある日、肩書のない若い来客と、大手取引先の役員がほぼ同時に来訪した。Aの応対として、最も適当なものはどれか。

    • ア．役員を優先し、若い来客は後回しにする
    • イ．来訪順や約束の有無の筋に沿って、双方に丁寧に応対する
    • ウ．若い来客には簡単に応対し、役員には特に手厚くする
    • エ．肩書を確かめてから、応対の丁寧さを変える

    正解：イ．来訪順や約束の有無の筋に沿って、双方に丁寧に応対する

    解説：公平な応対は上級秘書の基本姿勢。来訪順や約束の有無といった筋に沿って、どちらにも丁寧に応対するのが適当。肩書で露骨に差をつけたり、若い来客を軽んじるのは公平さを欠き、上司の方針にも反する。

51. 問51．上級秘書Aは、社内の他部署の秘書から「あなたの上司の決裁が遅くて、こちらの仕事が滞っている」と強い口調で苦情を言われた。Aにも事情は分からない。Aの対応として、最も適当なものはどれか。

    • ア．上司を弁護し、苦情に強く言い返す
    • イ．相手に同調し、自分も上司の仕事ぶりに不満だと話す
    • ウ．相手の困りごとを冷静に受け止め、事情を確認して上司に伝え対応する旨を示す
    • エ．自分には関係ないと、苦情を取り合わない

    正解：ウ．相手の困りごとを冷静に受け止め、事情を確認して上司に伝え対応する旨を示す

    解説：上級秘書は感情に巻き込まれず、上司の体面も守りつつ関係を調整する。相手の困りごとを冷静に受け止め、事情を確認して上司に伝え、対応する旨を示すのが適当。上司を弁護して言い返すのも、相手に同調して上司を悪く言うのも不適当。

52. 問52．上級秘書Aは、上司が信頼する役員秘書仲間のKから「私の上司の出張先を教えてくれと外部の人に聞かれて困っている。あなたならどう断る?」と相談された。Aの助言として、最も適当なものはどれか。

    • ア．信頼できそうな相手なら教えてよいと助言する
    • イ．用件があるなら本人から連絡すると突き放すよう勧める
    • ウ．外部には誰にでも出張先を教えてよいと答える
    • エ．所在は明かさず、用件を承って本人に取り次ぐ形にするとよいと助言する

    正解：エ．所在は明かさず、用件を承って本人に取り次ぐ形にするとよいと助言する

    解説：上司の所在は社外に軽々に伝えてはならない情報。相手を立てつつも、所在は明かさず用件を承って取り次ぐ形にするのが上級秘書の定石。教える方法を助言するのも、無下に断るやり方を勧めるのも不適当。

53. 問53．上級秘書Aは、上司が出席する会議の資料を準備したが、上司から「この数字の根拠を会議で問われたら、君が代わりに答えられるか」と確認された。Aは資料を作成しており内容を把握している。Aの対応として、最も適当なものはどれか。

    • ア．自分が把握する事実の根拠は答えられる旨を伝え、判断に関わる点は上司が答えると整理する
    • イ．資料は作ったので、判断を含め何でも代わりに答えると請け合う
    • ウ．会議で答えるのは荷が重いので、何も答えられないと伝える
    • エ．数字のことは上司に任せ、自分は把握していないことにする

    正解：ア．自分が把握する事実の根拠は答えられる旨を伝え、判断に関わる点は上司が答えると整理する

    解説：上級秘書は補佐の範囲をわきまえる。自分が把握している事実の根拠は答えられる旨を伝え、判断や方針に関わる部分は上司が答えるべきと整理して臨むのが適当。すべて引き受けるのも、把握しているのに答えられないとするのも不適当。

54. 問54．上級秘書Aは、上司が多忙のあまり、Aへの指示が言葉足らずで分かりにくいことが続いた。仕事に支障が出始めている。Aの対応として、最も適当なものはどれか。

    • ア．指示が分かりにくいと、上司に不満を伝える
    • イ．指示の要点を復唱・確認するなど、誤解を防ぐ工夫をする
    • ウ．分からないまま、Aの自己判断で仕事を進める
    • エ．分かりにくい指示への不満を態度に表す

    正解：イ．指示の要点を復唱・確認するなど、誤解を防ぐ工夫をする

    解説：上級秘書は感情を抑え、補佐として確認を工夫する。不満をぶつけず、指示の要点を復唱・確認するなど誤解を防ぐ工夫をするのが適当。指示が悪いと責めるのも、分からぬまま自己判断で進めるのも、不満を態度に出すのも不適当。

55. 問55．上級秘書Aは、上司の指示で来客に贈る手土産を選ぶことになった。相手は格式を重んじる老舗の取引先で、過去にも何度か贈答のやり取りがある。Aの対応として、最も適当なものはどれか。

    • ア．時間がないので、手近な品で間に合わせる
    • イ．印象づけようと、独断で目新しく変わった品を選ぶ
    • ウ．前例や相手の好みを踏まえ品位ある品を候補に挙げ、上司の確認を得る
    • エ．贈答は形式なので、相手の格式は気にせず選ぶ

    正解：ウ．前例や相手の好みを踏まえ品位ある品を候補に挙げ、上司の確認を得る

    解説：上級秘書は相手の格式と過去の経緯を踏まえて失礼のない選定を行う。前例や相手の好みを踏まえ品位ある品を候補に挙げ、上司の確認を得るのが適当。安易に間に合わせたり、独断で奇をてらうのは相手への礼を欠く。

56. 問56．上級秘書Aは、上司が信頼する取引先との会食を設定する際、相手方の宗教上・健康上の事情で食べられないものがあると以前聞いた記憶があった。Aの対応として、最も適当なものはどれか。

    • ア．記憶を頼りに、それらしい料理を避けて手配する
    • イ．細かいことは気にせず、ふつうの会食として手配する
    • ウ．相手にその場で食べられないものを細かく問いただす
    • エ．事前に事情を確認し、それを踏まえて店や料理を手配する

    正解：エ．事前に事情を確認し、それを踏まえて店や料理を手配する

    解説：上級秘書は相手への細やかな配慮で会食を成功に導く。記憶に頼らず事前に事情を確認し、それを踏まえて店や料理を手配するのが適当。確認せず記憶だけで決める、配慮を省く、相手に直接根掘り葉掘り尋ねるのは不適当。

57. 問57．上級秘書Aは、上司から急ぎの調べ物を頼まれたが、必要な情報は他部署が管理しており、すぐには手に入りそうにない。Aの対応として、最も適当なものはどれか。

    • ア．他部署に当たって入手の見込みを確かめ、時間を要する場合は経過を上司に報告して指示を仰ぐ
    • イ．すぐには無理なので、できないと上司に断る
    • ウ．正確な情報が分からないので、おおよその見当で答えておく
    • エ．入手に時間がかかることを上司に言わず、一人で抱え込む

    正解：ア．他部署に当たって入手の見込みを確かめ、時間を要する場合は経過を上司に報告して指示を仰ぐ

    解説：上級秘書は不確かなまま進めず、見通しを上司に伝える。他部署に当たって入手の見込みを確かめ、時間がかかる場合は途中経過を上司に報告して指示を仰ぐのが適当。できないと諦める、憶測で答える、黙って抱え込むのは不適当。

58. 問58．上級秘書Aは、上司が大事な来客との面談を終えた直後、来客が忘れ物(手帳らしきもの)を残して帰ったのに気づいた。中身は私的なものと思われる。Aの対応として、最も適当なものはどれか。

    • ア．持ち主を確かめるため、手帳の中身を確認する
    • イ．中は見ずに丁重に保管し、速やかに本人へ連絡して返却の手はずを整える
    • ウ．次に来たときに返せばよいと、特に連絡せず置いておく
    • エ．上司の判断を仰ぐまで、誰にも知らせず自分の手元に留めておく

    正解：イ．中は見ずに丁重に保管し、速やかに本人へ連絡して返却の手はずを整える

    解説：忘れ物は中を見ずに丁重に扱い、速やかに本人へ連絡して返却の手はずを整えるのが上級秘書の誠実さと配慮。中身を確認するのはプライバシーに反し、放置や上司の私物のように扱うのは不適当である。

59. 問59．上級秘書Aは、上司の出張に同行した先で、上司が現地の取引先と会食をすることになった。Aも末席に同席した。会食の場で上司が現地の名物や相手の趣味の話で場を和ませている。Aの振る舞いとして、最も適当なものはどれか。

    • ア．場を盛り上げようと、Aが進んで話の中心になる
    • イ．末席なので、終始うつむいて何もしない
    • ウ．上司が中心の場を立て、相手や上司に気を配り必要な気配りに徹する
    • エ．退屈なので、料理を味わうことに専念する

    正解：ウ．上司が中心の場を立て、相手や上司に気を配り必要な気配りに徹する

    解説：上級秘書は会食の場で出過ぎず、場を支える控えめな配慮を行う。上司が中心の場を立て、相手や上司の様子に気を配って必要な気配り(取り分けや飲み物など)に徹するのが適当。話の中心になろうとするのも、無関心も不適当。

60. 問60．上級秘書Aは、上司が信頼する部下が、Aに「上司に内緒で相談したいことがある」と打ち明けてきた。内容は仕事上の悩みらしい。Aの対応として、最も適当なものはどれか。

    • ア．何があっても上司には一切言わないと約束して聞く
    • イ．内緒の話は受けられないと、相談を断る
    • ウ．相談を聞くと言いつつ、すぐに上司にその内容を報告する
    • エ．まず相談を受け止め、内容によっては上司に伝えるべきか本人と一緒に考える

    正解：エ．まず相談を受け止め、内容によっては上司に伝えるべきか本人と一緒に考える

    解説：上級秘書は相手の信頼に応えつつ、必要なら上司への橋渡しも考える。まず相談を受け止め、内容によっては上司に伝えるべきか本人と一緒に考えるのが適当。約束して一切口外しないと請け合うのも、すぐ上司に告げ口するのも不適当。

61. 問61．上級秘書Aは、上司が出席する公式行事で、上司の隣席に座る来賓の氏名・肩書をあらかじめ把握しておくよう指示された。当日、把握していた肩書と実際が一部異なることに気づいた。Aの対応として、最も適当なものはどれか。

    • ア．気づいた相違を速やかに上司にそっと知らせ、正しい呼称で応対できるようにする
    • イ．今さら言っても仕方ないので、相違には触れずにおく
    • ウ．正しい肩書を確かめるため、来賓本人にその場で尋ねる
    • エ．事前情報のとおりでよいと考え、誤った肩書のままにする

    正解：ア．気づいた相違を速やかに上司にそっと知らせ、正しい呼称で応対できるようにする

    解説：上司が来賓に失礼のないよう、正確な情報を直前でも上司に伝えるのが上級秘書の務め。気づいた相違を速やかに上司にそっと知らせ、正しい呼称で応対できるようにするのが適当。黙認も、その場で来賓に確かめるのも不適当。

62. 問62．上級秘書Aは、上司が部下を厳しく叱責している場面に居合わせた。叱られている部下は明らかに落ち込んでおり、上司もやや感情的になっている。Aの振る舞いとして、最も適当なものはどれか。

    • ア．見かねて二人の間に入り、叱責をやめさせる
    • イ．その場では立ち入らず、後で部下にさりげなく声をかけてフォローする
    • ウ．落ち込む部下に、上司も言い過ぎだと同調してみせる
    • エ．気まずいので、その場をすぐに離れて関わらない

    正解：イ．その場では立ち入らず、後で部下にさりげなく声をかけてフォローする

    解説：上司の指導の場に秘書が口を挟むのは越権。その場では立ち入らず、後で落ち込んだ部下にさりげなく声をかけてフォローするのが上級秘書の人間関係への配慮。仲裁に入るのも、部下に同調して上司を批判するのも不適当。

63. 問63．上級秘書Aは、上司宛に届いた手紙の中に、差出人不明で内容も穏当でないもの(苦情めいた匿名の文書)が混じっていた。Aの対応として、最も適当なものはどれか。

    • ア．穏当でない内容なので、上司の目に触れる前に処分する
    • イ．内容を社内の人にも見せて、対応を相談する
    • ウ．上司宛のものなので、内容を伝えたうえで上司の判断に委ねる
    • エ．差出人不明なので、開封せず放置しておく

    正解：ウ．上司宛のものなので、内容を伝えたうえで上司の判断に委ねる

    解説：上司宛の文書はたとえ匿名で穏当でなくても、秘書が独断で処分してはならない。内容を要約するなどして上司に判断を委ねるのが適当。勝手に捨てる、内容を社内に言いふらす、無視して放置するのは不適当である。

64. 問64．上級秘書Aは、上司が大切にしている部下が結婚することを、本人から「まだ社内では伏せている」と内々に聞いた。後日、上司が「最近あの部下に何か変わった様子はないか」とAに尋ねた。Aの対応として、最も適当なものはどれか。

    • ア．上司にだけは話してよいだろうと、結婚のことを伝える
    • イ．問われたので、変わった様子はないと事実と異なる答えをする
    • ウ．本人に断らずに、結婚を控えていることをそれとなくほのめかす
    • エ．本人の意向を尊重し、業務に支障のない私事については答えを差し控える

    正解：エ．本人の意向を尊重し、業務に支障のない私事については答えを差し控える

    解説：本人が伏せている私事は、上級秘書が勝手に口外すべきではない。本人の意向を尊重し、業務に支障のない私事として答えを差し控えるのが適当。上司にだからと漏らすのも、嘘で取り繕うのも、本人に断りなく明かすのも不適当。

65. 問65．上級秘書Aは、上司から「君に任せておけば安心だ」と日頃から信頼されている。あるとき、Aは自分の判断ミスで上司に迷惑をかける小さな失敗をした。Aの対応として、最も適当なものはどれか。

    • ア．速やかに上司に報告し、わびたうえで再発防止の対処を講じる
    • イ．信頼を失いたくないので、失敗を上司に隠しておく
    • ウ．小さな失敗なので、報告せずに自分で処理する
    • エ．失敗の原因を他に求め、言い訳に終始する

    正解：ア．速やかに上司に報告し、わびたうえで再発防止の対処を講じる

    解説：上級秘書は信頼に甘えず、失敗を率直に認める誠実さが品位を保つ。速やかに上司に報告し、再発防止の対処を講じるのが適当。信頼を失う恐れから隠す、軽く済ませて報告しない、言い訳に終始するのは信頼をかえって損なう。

66. 問66．上級秘書Aは、上司が信頼する役員と廊下で行き会った際、その役員から「君の上司、最近少し疲れているように見えるね」と気遣う言葉をかけられた。Aの対応として、最も適当なものはどれか。

    • ア．心配してくれた役員に、上司の疲れの事情を詳しく打ち明ける
    • イ．気遣いに礼を述べ、上司の内情には立ち入らず差し障りない範囲で応じる
    • ウ．そんなことはないと、気遣いをそっけなく否定する
    • エ．上司の体調を案じ、役員に休ませるよう取り計らってほしいと頼む

    正解：イ．気遣いに礼を述べ、上司の内情には立ち入らず差し障りない範囲で応じる

    解説：上司の様子について社内とはいえ役員に詳しく語るのは慎むべき。気遣いに礼を述べつつ、上司の私事や内情に立ち入らず差し障りない範囲で応じるのが上級秘書の節度。内情を打ち明けるのも、冷淡にあしらうのも不適当。

67. 問67．上級秘書Aは、上司の代理で社外の会議に出席した際、終了後に出席者から名刺交換を求められ、その後「ぜひ一度ゆっくり話したい」と個人的な誘いを受けた。相手は上司の取引上重要な立場の人物である。Aの対応として、最も適当なものはどれか。

    • ア．重要な人物なので、個人的な誘いに進んで応じる
    • イ．立場上応じられないと、相手の面目に構わずきっぱり断る
    • ウ．好意に礼を述べつつ、業務に関わることは上司を通す旨を角を立てずに伝える
    • エ．上司に無断で、相手と個人的なやり取りを続ける

    正解：ウ．好意に礼を述べつつ、業務に関わることは上司を通す旨を角を立てずに伝える

    解説：上級秘書は立場をわきまえ、私的な深入りを避ける。相手の好意に礼を述べつつ、業務に関わることは上司を通すのが筋として角を立てずにとどめるのが適当。安易に個人的に応じるのも、無下に断って相手の面目をつぶすのも不適当。

68. 問68．上級秘書Aは、上司が信頼する社内の人物から、Aが業務上知り得た上司のスケジュールの一部を「ちょっと教えてほしい」と軽い調子で聞かれた。差し障りはなさそうだが、上司から特に許可は得ていない。Aの対応として、最も適当なものはどれか。

    • ア．社内の人なので、聞かれたスケジュールをそのまま教える
    • イ．許可がないからと、用件も聞かず一律に断る
    • ウ．上司に無断で、教えてよいか他の秘書に相談して決める
    • エ．相手の用件を確かめ、必要な範囲にとどめて案内し、迷えば上司に確認する

    正解：エ．相手の用件を確かめ、必要な範囲にとどめて案内し、迷えば上司に確認する

    解説：上司の予定は許可なく無闇に伝えないのが原則だが、業務上必要な範囲なら配慮しつつ応じる。相手の用件を確かめ、必要な範囲にとどめて案内し、判断に迷えば上司に確認するのが適当。何でも教えるのも、一律に拒むのも不適当。

69. 問69．上級秘書Aは、上司が信頼する取引先と、自社の別部署とが利害の対立する案件で板挟みになりそうな立場に置かれた。両者からそれぞれの言い分を聞かされている。Aの心構えとして、最も適当なものはどれか。

    • ア．いずれにも肩入れせず冷静に事実を整理し、判断は上司に委ねる
    • イ．上司の取引先の方を有利にするよう、その言い分を後押しする
    • ウ．一方から聞いた言い分を、もう一方に伝えて反応を探る
    • エ．面倒な立場なので、どちらの話にも関わらないようにする

    正解：ア．いずれにも肩入れせず冷静に事実を整理し、判断は上司に委ねる

    解説：上級秘書は公平さを保ち、軽々に一方に与しない。いずれにも肩入れせず冷静に事実を整理し、判断は上司に委ねるのが適当。どちらかに肩入れする、聞いた言い分を相手方に漏らす、面倒だと関わりを避けるのは不適当。

70. 問70．上級秘書Aは、上司が信頼する取引先から「御社の□□さん(同僚)の対応がよくなかった」と苦情を伝えられた。同僚にも言い分があるかもしれない。Aの対応として、最も適当なものはどれか。

    • ア．同僚にも事情があるはずだと、苦情をやんわり受け流す
    • イ．まず謝意を示し、事実を確認のうえ対応する旨を伝え、社内で事情を確かめる
    • ウ．相手の前で、同僚の対応の悪さをはっきり認めて非難する
    • エ．自分には関係ないと、苦情は同僚に直接言うよう促す

    正解：イ．まず謝意を示し、事実を確認のうえ対応する旨を伝え、社内で事情を確かめる

    解説：上級秘書は相手の苦情を真摯に受け止めつつ、一方的に同僚を責めない調整を行う。まず謝意を示し、事実を確認のうえ適切に対応する旨を伝え、社内で事情を確かめるのが適当。その場で同僚を非難するのも、苦情を軽んじるのも不適当。

71. 問71．上級秘書Aは、上司が複数の会合に招かれ、日程が重なって一部に出席できない事態が生じた。断る相手の中には、上司が今後も良好な関係を保ちたい先がある。Aの対応として、最も適当なものはどれか。

    • ア．出席できない旨だけを、事務的に各先へ通知する
    • イ．上司に断らず、Aの判断で代理出席者を勝手に立てる
    • ウ．上司の意向を確認し、丁重な欠席連絡や代理出席・後日の挨拶など関係を損なわない手だてを整える
    • エ．重なったものは仕方ないと、連絡せず放置する

    正解：ウ．上司の意向を確認し、丁重な欠席連絡や代理出席・後日の挨拶など関係を損なわない手だてを整える

    解説：上級秘書は欠席の場合も相手の体面に配慮する。上司の意向を確認し、丁重な欠席の連絡や代理出席・後日の挨拶など関係を損なわない手だてを整えるのが適当。事務的に断るだけ、独断で代理を立てる、放置するのは不適当。

72. 問72．上級秘書Aは、上司から「最近、君に任せきりで申し訳ない。負担が大きすぎないか」と気遣われた。実際、Aの業務はかなり増えている。Aの対応として、最も適当なものはどれか。

    • ア．心配をかけまいと、まったく問題ないと装う
    • イ．この際とばかりに、日頃の不満を上司にぶつける
    • ウ．負担が大きいので、一部の業務を勝手に手放してしまう
    • エ．気遣いに礼を述べ、現状を率直に伝えて必要なら分担や優先順位を相談する

    正解：エ．気遣いに礼を述べ、現状を率直に伝えて必要なら分担や優先順位を相談する

    解説：上級秘書は無理を抱え込まず、状況を正直に伝えて持続可能に働く。気遣いに礼を述べ、現状を率直に伝えて必要なら分担や優先順位を相談するのが適当。やせ我慢で大丈夫と装う、不満をぶつける、業務を勝手に放り出すのは不適当。

73. 問73．上級秘書Aは、上司から「君は秘書として一通りのことができるようになった。これからは自分で考えて動く場面も増える」と言われた。今後の心構えとして、最も適当なものはどれか。

    • ア．任された範囲で主体的に判断しつつ、重要な事項は上司に確認する姿勢を保つ
    • イ．信頼されたのだから、これからは何でも独断で進めてよいと考える
    • ウ．判断を誤るのが怖いので、従来どおり指示が出るまで動かない
    • エ．上司の手間を省くため、確認を要する事項も自分の判断で済ませる

    正解：ア．任された範囲で主体的に判断しつつ、重要な事項は上司に確認する姿勢を保つ

    解説：上級秘書は自律的に動きつつ、補佐の本分(上司の判断を要する事項は仰ぐ)を忘れない。任された範囲で主体的に判断し、重要な事項は上司に確認する姿勢を保つのが適当。何でも独断で進める、逆に従来どおり指示待ちに徹するのは不適当。

74. 問74．上級秘書Aは、上司が信頼する取引先の役員を見送る際、相手が「いつも秘書の方によくしてもらって助かる」とAをねぎらった。上司も同席している。Aの応対として、最も適当なものはどれか。

    • ア．ほめられたことを喜び、得意げに自分の働きを語る
    • イ．礼を述べつつ控えめに受け、手柄を誇らない応対をする
    • ウ．とんでもないと過度に卑下し、恐縮しきってみせる
    • エ．上司を差し置いて、相手と長く話し込んで親しさを示す

    正解：イ．礼を述べつつ控えめに受け、手柄を誇らない応対をする

    解説：上級秘書はほめられても出過ぎず、品位を保って謙虚に応じる。礼を述べつつ控えめに受け、手柄を誇らないのが適当。得意になるのも、卑下しすぎるのも、上司を差し置いて長く話し込むのも、その場にふさわしくない。

75. 問75．上級秘書Aは、上司が外出から戻る予定の時刻を過ぎても戻らず、連絡もつかない。次の来客の予定時刻が迫っている。Aの対応として、最も適当なものはどれか。

    • ア．間に合わないと決めつけ、来客に来訪を断る連絡を入れる
    • イ．上司から連絡が来るまで、何もせず待つ
    • ウ．上司への連絡を試みつつ、来客到着に備え待っていただく段取りや応対を準備する
    • エ．来客に、上司が約束を忘れているようだとそのまま伝える

    正解：ウ．上司への連絡を試みつつ、来客到着に備え待っていただく段取りや応対を準備する

    解説：上級秘書は不測の事態に落ち着いて先を読んで備える。上司への連絡を試みつつ、来客が到着した場合に備えて待っていただく段取りや代替の応対を準備しておくのが適当。慌てて来客に断りを入れるのも、何もせず待つだけも不適当。