秘書検定3級「技能（会議・文書・ファイリング）」の一問一答

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📖 秘書検定3級「技能（会議・文書・ファイリング）」の全60問と解説（一覧）

秘書検定3級の技能（会議・文書・ファイリング）に関する一問一答（全60問）の正解と解説の一覧です。上の一問一答で実際に解いてから、ここで復習・確認できます。

問1．会議で、出席者が議題について改めて別の案を提案することを何というか。最も適当なものを選べ。
- ア．議案
- イ．採決
- ウ．招集
- エ．動議
正解：エ．動議

解説：会議の途中で、提出されている議案とは別に出席者が提出する案を「動議」という。動議は会議の進行中に提出される。
問2．会議を開くために必要な最小限の出席者数のことを何というか。
- ア．採決数
- イ．過半数
- ウ．定足数
- エ．動議数
正解：ウ．定足数

解説：会議が成立するために必要な最小限の出席者数を「定足数」という。定足数に満たないと会議は成立せず、議決もできない。
問3．会議で、議案について賛成か反対かを決めることを何というか。
- ア．招集
- イ．動議
- ウ．答申
- エ．採決
正解：エ．採決

解説：議案に対して賛否を決定することを「採決(議決・表決)」という。挙手・起立・投票などの方法で行われる。
問4．会議を開くために、参加者を集めることを何というか。
- ア．招集
- イ．採決
- ウ．動議
- エ．答申
正解：ア．招集

解説：会議の開催のために構成員を集めることを「招集(召集)」という。一般の会議では「招集」、国会などでは「召集」を用いる。
問5．会議で話し合う議題のことを何というか。最も適当なものを選べ。
- ア．議案
- イ．議事録
- ウ．定足数
- エ．採決
正解：ア．議案

解説：会議で審議・決定する案件(議題)を「議案」という。あらかじめ議案を整理しておくことが会議準備の基本である。
問6．会議の経過や決定事項を記録した文書を何というか。
- ア．議事録
- イ．案内状
- ウ．報告書
- エ．稟議書
正解：ア．議事録

解説：会議の経過・発言・決定事項を記録した文書を「議事録」という。後で内容を確認できるよう正確に作成する。
問7．少人数で自由に意見を出し合い、アイデアを多く生み出す会議の方式を何というか。
- ア．ブレインストーミング
- イ．シンポジウム
- ウ．パネルディスカッション
- エ．バズセッション
正解：ア．ブレインストーミング

解説：批判を控えて自由にアイデアを出し合う発想法を「ブレインストーミング」という。質より量を重視し、多くの意見を集めることが目的。
問8．あるテーマについて、数人の専門家が聴衆の前で意見を述べ合う討論形式を何というか。
- ア．ブレインストーミング
- イ．ロールプレイング
- ウ．オリエンテーション
- エ．パネルディスカッション
正解：エ．パネルディスカッション

解説：数人の専門家(パネリスト)が聴衆の前で討論し、その後聴衆と質疑応答を行う形式を「パネルディスカッション」という。
問9．会議の準備として、秘書が行うことで最も適当なものはどれか。
- ア．議案の内容を秘書が独自に決定する
- イ．出席者の発言内容を事前に指示する
- ウ．開催通知の発送や会場・資料の手配をする
- エ．採決の結果を事前に決めておく
正解：ウ．開催通知の発送や会場・資料の手配をする

解説：会議準備では、開催通知の発送、出席者の確認、会場・資料・備品の手配などを行う。議案の内容を秘書が勝手に決めるのは不適当。
問10．会議終了後の後始末として、秘書が行うことで最も適当なものはどれか。
- ア．決定事項を秘書の判断で変更する
- イ．欠席者には何も連絡しない
- ウ．次回の議案を独断で決める
- エ．議事録の作成や会場の後片付けをする
正解：エ．議事録の作成や会場の後片付けをする

解説：会議後は議事録の作成・配布、会場の片付け、忘れ物の確認、欠席者への資料送付などを行う。決定事項を勝手に変更してはならない。
問11．ビジネス文書のうち、組織の内部でやり取りされる文書を何というか。
- ア．社交文書
- イ．社外文書
- ウ．社内文書
- エ．公用文書
正解：ウ．社内文書

解説：同じ組織内でやり取りされる文書を「社内文書」という。報告書・稟議書・回覧・通知などがあり、簡潔・効率を重視し前文(あいさつ)を省くことが多い。
問12．社内文書の特徴として、最も適当なものはどれか。
- ア．必ず頭語と結語をつける
- イ．時候のあいさつを丁寧に書く
- ウ．前文を省き、用件を簡潔に書く
- エ．敬語を最も丁寧な形にそろえる
正解：ウ．前文を省き、用件を簡潔に書く

解説：社内文書は効率を重視するため、頭語・結語や時候のあいさつなどの前文を省き、用件を簡潔に書くのが基本である。
問13．取引先など社外の相手に、儀礼的なつきあいのために出す文書を何というか。
- ア．社内文書
- イ．事務文書
- ウ．回覧文書
- エ．社交文書
正解：エ．社交文書

解説：あいさつ状・礼状・招待状・祝い状など、儀礼を目的とした文書を「社交文書」という。礼儀を重んじ、頭語・結語や時候のあいさつを整える。
問14．手紙文の頭語「拝啓」に対応する結語として、正しいものはどれか。
- ア．草々
- イ．かしこ
- ウ．敬具
- エ．謹言
正解：ウ．敬具

解説：「拝啓」で始めた手紙は「敬具」で結ぶのが正しい組み合わせ。頭語と結語は対応が決まっている。
問15．頭語「前略」に対応する結語として、正しいものはどれか。
- ア．敬具
- イ．敬白
- ウ．謹白
- エ．草々
正解：エ．草々

解説：前文(あいさつ)を省略する「前略」で始めた手紙は「草々(早々)」で結ぶ。急ぎの用件などで用いる。
問16．特に改まった手紙で用いる頭語「謹啓」に対応する結語として、最も適当なものはどれか。
- ア．草々
- イ．敬具
- ウ．謹言
- エ．かしこ
正解：ウ．謹言

解説：改まった丁重な手紙の頭語「謹啓」には「謹言」または「謹白」「敬白」が対応する。「拝啓-敬具」より丁寧な組み合わせ。
問17．手紙の頭語の次に書く、季節に合わせたあいさつの言葉を何というか。
- ア．末文
- イ．別記
- ウ．後付け
- エ．時候のあいさつ
正解：エ．時候のあいさつ

解説：「初春の候」「新緑の候」など、季節に応じたあいさつを「時候のあいさつ」という。頭語の後の前文に書く。
問18．個人あての文書で、相手の名前の下につける敬称として正しいものはどれか。
- ア．御中
- イ．各位
- ウ．様
- エ．殿
正解：ウ．様

解説：個人あての敬称は「様」を用いる。会社・団体には「御中」、複数の人には「各位」を使い分ける。
問19．会社や団体など、組織あてに出す文書の敬称として正しいものはどれか。
- ア．様
- イ．各位
- ウ．殿
- エ．御中
正解：エ．御中

解説：会社・官公庁・団体など組織あての敬称は「御中」を用いる。「○○株式会社御中」のように書く。
問20．大勢の人にあてて同じ内容を出す文書で、「会員」「社員」などの後につける敬称はどれか。
- ア．様
- イ．御中
- ウ．各位
- エ．殿
正解：ウ．各位

解説：複数の人に同じ文書を出すときの敬称は「各位」を用いる。「会員各位」「お得意様各位」のように使う。
問21．「○○株式会社御中」という宛名で、さらに担当者名がわかっている場合の正しい書き方はどれか。
- ア．○○株式会社御中山田太郎御中
- イ．○○株式会社様山田太郎御中
- ウ．○○株式会社営業部山田太郎様
- エ．○○株式会社各位山田太郎様
正解：ウ．○○株式会社営業部山田太郎様

解説：会社名に「御中」、個人名に「様」を併用する場合は「○○株式会社営業部山田太郎様」のように、個人名がある場合は「御中」をつけず個人名に「様」を使う。
問22．相手に行事や催しなどを知らせ、出席を促すために出す文書を何というか。
- ア．通知状
- イ．礼状
- ウ．督促状
- エ．案内状
正解：エ．案内状

解説：会合や催しなどへの参加を勧める文書を「案内状(案内文)」という。日時・場所・内容などを正確に記載する。
問23．決定事項や連絡事項を関係者に知らせるために出す文書を何というか。
- ア．通知
- イ．依頼状
- ウ．礼状
- エ．始末書
正解：ア．通知

解説：決定・変更・連絡などを関係者に知らせる文書を「通知(通知状)」という。社内・社外の両方で用いられる。
問24．世話になったことへの感謝の気持ちを伝えるために出す文書を何というか。
- ア．案内状
- イ．督促状
- ウ．礼状
- エ．詫び状
正解：ウ．礼状

解説：感謝の気持ちを伝える文書を「礼状(お礼状)」という。社交文書の代表で、できるだけ早く出すのが礼儀である。
問25．相手に何かをしてもらうようお願いするために出す文書を何というか。
- ア．依頼状
- イ．通知状
- ウ．報告書
- エ．礼状
正解：ア．依頼状

解説：相手に協力や行動を求める文書を「依頼状(依頼文)」という。用件を明確にし、丁寧な言葉でお願いする。
問26．封筒の表に「親展」と書かれている。この意味として正しいものはどれか。
- ア．至急開封してほしい
- イ．誰が開けてもよい
- ウ．宛名本人が開封してほしい
- エ．重要書類が入っている
正解：ウ．宛名本人が開封してほしい

解説：「親展」は「宛名本人が開封してください」という意味。本人以外が開けてはならない文書に表示する。
問27．封筒に「至急」と書かれている場合の意味として、正しいものはどれか。
- ア．急いで取り扱ってほしい
- イ．本人だけが開封する
- ウ．返信は不要である
- エ．保存用の控えである
正解：ア．急いで取り扱ってほしい

解説：「至急」は「急いで取り扱ってほしい」という意味。受け取ったらすぐに上司や担当者に渡すなど、速やかに処理する。
問28．「親展」と表示のある上司あての郵便物を秘書が受け取ったとき、最も適当な対応はどれか。
- ア．内容を確認するため秘書が開封する
- イ．急ぎか判断するため一部だけ開ける
- ウ．他の郵便と一緒に箱にまとめておく
- エ．開封せずそのまま上司に渡す
正解：エ．開封せずそのまま上司に渡す

解説：「親展」は本人が開封すべき文書なので、秘書は開封せずそのまま上司に渡す。中身を確認するために開けてはならない。
問29．秘文書(社外秘・機密文書)を取り扱うときの方法として、最も適当なものはどれか。
- ア．誰でも見られるよう机の上に置いておく
- イ．コピーを自由に作って配ってよい
- ウ．施錠して保管し、取り扱いを厳重にする
- エ．不要になったらそのままごみ箱に捨てる
正解：ウ．施錠して保管し、取り扱いを厳重にする

解説：秘文書は施錠できる場所に保管し、コピーは必要最小限にして部数を管理する。配布先を記録し、机の上に放置しないなど厳重に扱う。
問30．秘文書を社外に郵送する場合の方法として、最も適当なものはどれか。
- ア．普通郵便で送り「至急」とだけ書く
- イ．封をせずに送る
- ウ．宛名を書かずに送る
- エ．「親展」と書き、二重封筒や書留で送る
正解：エ．「親展」と書き、二重封筒や書留で送る

解説：秘文書を郵送する際は「親展」と表示し、二重封筒にして書留など記録の残る方法で送るなど、確実で安全な扱いをする。
問31．急ぎの手紙を普通郵便より早く届けたいときに利用する郵便の種類はどれか。
- ア．書留
- イ．簡易書留
- ウ．ゆうメール
- エ．速達
正解：エ．速達

解説：通常より早く配達してほしいときは「速達」を利用する。所定の料金を追加し、封筒の右上に赤線を引くなどして示す。
問32．現金を郵送するときに必ず利用しなければならない郵便の種類はどれか。
- ア．速達
- イ．簡易書留
- ウ．現金書留
- エ．レターパック
正解：ウ．現金書留

解説：現金を送るときは、法律上「現金書留」を利用しなければならない。専用の封筒を使い、万一の場合は損害が補償される。
問33．郵便物の引き受けから配達までの記録が残り、万一届かない場合に補償がある郵便の種類はどれか。
- ア．速達
- イ．書留
- ウ．ゆうメール
- エ．ミニレター
正解：イ．書留

解説：「書留」は引き受け・配達の記録が残り、紛失・破損の際に補償がある。重要書類や高額なものを送るときに利用する。
問34．書留の一種で、料金が比較的安く、5万円までの損害賠償がある郵便はどれか。
- ア．現金書留
- イ．簡易書留
- ウ．速達
- エ．ゆうパック
正解：イ．簡易書留

解説：「簡易書留」は一般書留より料金が安く、引き受けと配達の記録が残り、原則5万円までの損害賠償がある。比較的軽い重要郵便に用いる。
問35．信書や書類を、専用封筒で追跡サービス付き・全国一律料金で送れる郵便サービスはどれか。
- ア．レターパック
- イ．現金書留
- ウ．簡易書留
- エ．速達
正解：ア．レターパック

解説：「レターパック」は専用封筒を使い、全国一律料金・追跡サービス付きで信書も送れる。書類などをまとめて送るのに便利。
問36．書類をテーマや取引先ごとに分類し、整理・保管しておくことを何というか。
- ア．ファイリング
- イ．プレゼンテーション
- ウ．ブリーフィング
- エ．スケジューリング
正解：ア．ファイリング

解説：文書を一定の基準で分類・整理して保管し、必要なときにすぐ取り出せるようにすることを「ファイリング」という。
問37．受け取った名刺を整理する方法として、最も適当なものはどれか。
- ア．会社名や氏名の五十音順などで分類する
- イ．受け取った順に重ねておくだけにする
- ウ．色の好みごとに分けてしまう
- エ．古いものから順に捨てていく
正解：ア．会社名や氏名の五十音順などで分類する

解説：名刺は会社名や個人名の五十音順、または業種・取引先別などに分類して名刺整理箱やホルダーに整理する。受け取った順に積むだけでは探しにくい。
問38．日本語の書類や名刺を整理するときに広く使われる、あいうえお順の整理方法を何というか。
- ア．五十音順
- イ．アルファベット順
- ウ．番号順
- エ．地域順
正解：ア．五十音順

解説：日本語の文書・名刺・カードは「五十音順(あいうえお順)」で整理することが多い。誰でも探しやすく一般的な方法である。
問39．外国の取引先名や英語表記の資料を整理するときに用いる順序として、適当なものはどれか。
- ア．五十音順
- イ．発行日順
- ウ．色別
- エ．アルファベット順
正解：エ．アルファベット順

解説：英語表記のものは「アルファベット順(A・B・C順)」で整理すると探しやすい。日本語のものは五十音順と使い分ける。
問40．取り扱う書類が増えてきたとき、古くなって不要になった文書の扱いとして、最も適当なものはどれか。
- ア．保存期間が過ぎ不要なものは適切に廃棄する
- イ．すべて永久に保存し続ける
- ウ．中身を見ずに全部そのまま捨てる
- エ．秘文書もそのままごみ箱に捨てる
正解：ア．保存期間が過ぎ不要なものは適切に廃棄する

解説：保存期間が過ぎ不要になった文書は、内容を確認のうえ廃棄する。ただし秘文書はシュレッダーにかけるなど、機密が漏れないよう処分する。
問41．カタログや雑誌など定期的に届く資料の整理方法として、最も適当なものはどれか。
- ア．分野別に整理し、古いものは差し替える
- イ．届いた順に積み上げておくだけにする
- ウ．すべて捨てずに永久保存する
- エ．表紙の色だけで分類する
正解：ア．分野別に整理し、古いものは差し替える

解説：カタログ類は発行元別や分野別に分類し、新しいものが届いたら古いものと差し替える。雑誌はバックナンバーを一定期間保存し、期限が過ぎたら処分する。
問42．時間の経過に伴う数量の変化(売上の推移など)を表すのに最も適したグラフはどれか。
- ア．円グラフ
- イ．折れ線グラフ
- ウ．帯グラフ
- エ．絵グラフ
正解：イ．折れ線グラフ

解説：月別売上の推移など、時間の経過による連続的な変化を表すには「折れ線グラフ」が適している。増減の傾向がわかりやすい。
問43．いくつかの項目の数量の大小を比較するのに最も適したグラフはどれか。
- ア．棒グラフ
- イ．折れ線グラフ
- ウ．円グラフ
- エ．レーダーチャート
正解：ア．棒グラフ

解説：支店別売上など、複数項目の数量の大小を比べるには「棒グラフ」が適している。棒の高さ(長さ)で大小が一目でわかる。
問44．全体に占める各項目の割合(構成比)を表すのに最も適したグラフはどれか。
- ア．折れ線グラフ
- イ．棒グラフ
- ウ．散布図
- エ．円グラフ
正解：エ．円グラフ

解説：全体を100%として各項目の構成比を表すには「円グラフ」が適している。割合の大きさが扇形の面積でわかる。帯グラフも構成比に使える。
問45．複数の年や複数の集団について、構成比の変化を並べて比較するのに最も適したグラフはどれか。
- ア．円グラフ
- イ．帯グラフ
- ウ．折れ線グラフ
- エ．棒グラフ
正解：イ．帯グラフ

解説：帯の長さを100%にそろえて構成比を表す「帯グラフ」は、複数年や複数集団の構成比の変化を並べて比較するのに適している。
問46．毎月の気温の変化を1年分グラフにしたい。最も適したグラフはどれか。
- ア．円グラフ
- イ．帯グラフ
- ウ．折れ線グラフ
- エ．絵グラフ
正解：ウ．折れ線グラフ

解説：月ごとの気温の連続的な変化を表すには、時間経過による変化を示す「折れ線グラフ」が最も適している。
問47．ある商品のアンケートで、回答の内訳が全体の何割ずつかを示したい。最も適したグラフはどれか。
- ア．折れ線グラフ
- イ．円グラフ
- ウ．棒グラフ
- エ．レーダーチャート
正解：イ．円グラフ

解説：全体に対する各回答の割合(構成比)を示すには「円グラフ」が適している。1つの集団の構成比を見せるのに向いている。
問48．正式な契約書などに押す、市区町村に登録した印鑑を何というか。
- ア．認印
- イ．実印
- ウ．銀行印
- エ．訂正印
正解：イ．実印

解説：市区町村に登録し、印鑑登録証明書を受けられる印鑑を「実印」という。重要な契約など法的効力の強い場面で使う。
問49．日常の事務で、確認や受領のために手軽に押す、登録していない印鑑を何というか。
- ア．実印
- イ．認印
- ウ．銀行印
- エ．捨印
正解：イ．認印

解説：登録していない、日常的な確認や受領印として使う印鑑を「認印」という。回覧や受領のしるしなど軽い用途に用いる。
問50．金融機関に届け出てある、預金の出し入れなどに使う印鑑を何というか。
- ア．実印
- イ．認印
- ウ．銀行印
- エ．訂正印
正解：ウ．銀行印

解説：金融機関に届け出て、口座の取引に使う印鑑を「銀行印」という。預金の引き出しや口座開設などに用いる。
問51．会社の代表者が契約書などに押す、登録された会社の正式な印鑑を一般に何というか。
- ア．認印
- イ．契約印(代表者印)
- ウ．訂正印
- エ．消印
正解：イ．契約印(代表者印)

解説：会社が法務局に登録した正式な印鑑(会社の実印)を「契約印(代表者印・会社実印)」といい、重要な契約に用いる。社内文書では社印や認印で足りる。
問52．文書の文字を訂正したとき、訂正したことを示すために押す小さな印を何というか。
- ア．捨印
- イ．訂正印
- ウ．消印
- エ．封印
正解：イ．訂正印

解説：文書の訂正箇所に押し、本人が訂正したことを証明する印を「訂正印」という。誤りを直したことを明確にするために用いる。
問53．切手やはがきに押され、使用済みであることを示す郵便局の印を何というか。
- ア．認印
- イ．消印
- ウ．実印
- エ．契印
正解：イ．消印

解説：切手や収入印紙が使用済みであることを示すために押す印を「消印」という。郵便局が引き受けの際に押す。
問54．上司あての郵便物を秘書が受信したときの処理として、最も適当なものはどれか。
- ア．親展の郵便物も含めすべて開封して読む
- イ．私信や親展以外を開封・整理して上司に渡す
- ウ．重要そうでないものは秘書が処分する
- エ．全部開封せず机に積んでおく
正解：イ．私信や親展以外を開封・整理して上司に渡す

解説：受信した郵便物は、私信や親展を除いて開封・整理し、内容により優先順位をつけて上司に渡す。私信・親展のものは開封せずそのまま渡す。
問55．文書を発送するとき、宛先や敬称を確認するほかに、秘書が必ず確認すべきことはどれか。
- ア．上司の昼食の予定
- イ．同封資料の入れ忘れや料金・宛名の誤り
- ウ．他部署の社員の私用
- エ．封筒の色のデザイン性
正解：イ．同封資料の入れ忘れや料金・宛名の誤り

解説：発送前には、同封すべき資料(添付物)がもれなく入っているか、宛名・敬称・切手の料金が正しいかなどを確認する。封をする前のチェックが重要。
問56．ビジネス文書の構成で、頭語・時候のあいさつ・安否のあいさつなどが書かれる部分を何というか。
- ア．主文
- イ．前文
- ウ．末文
- エ．別記
正解：イ．前文

解説：手紙の本文の前に書く、頭語・時候のあいさつ・先方の安否を尋ねるあいさつなどの部分を「前文」という。社交文書で重視される。
問57．ビジネス文書で、伝えたい用件の中心となる部分を何というか。
- ア．前文
- イ．主文
- ウ．末文
- エ．後付け
正解：イ．主文

解説：手紙や文書で実際に伝えたい用件の中心部分を「主文」という。前文の後に「さて」「このたびは」などで書き始めることが多い。
問58．文書の本文の後に、日時・場所・持ち物などを箇条書きでまとめて示す部分を何というか。
- ア．前文
- イ．別記
- ウ．頭語
- エ．署名
正解：イ．別記

解説：本文の後に「記」として日時・場所・人数などを箇条書きで示す部分を「別記(記書き)」という。最後を「以上」で締めくくる。
問59．社内文書の本文を「記」で書き始めて箇条書きにした場合、最後に書く言葉として正しいものはどれか。
- ア．敬具
- イ．草々
- ウ．以上
- エ．かしこ
正解：ウ．以上

解説：「記」で始めた箇条書きの別記は、最後に「以上」と書いて締めくくるのが正しい。文書の終わりであることを示す。
問60．女性が手紙文を書くとき、頭語を省略した場合などに用いることができる結語はどれか。
- ア．草々
- イ．敬具
- ウ．かしこ
- エ．謹言
正解：ウ．かしこ

解説：「かしこ」は女性が用いる結語で、頭語に関係なく使える丁寧な言葉。改まった手紙で女性が結びに用いることがある。

秘書検定3級「技能（会議・文書・ファイリング）」の一問一答

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