秘書検定2級「必要とされる資質」の一問一答

秘書検定2級の必要とされる資質に関する一問一答（全75問）の正解と解説の一覧です。上の一問一答で実際に解いてから、ここで復習・確認できます。

1. 問1．秘書Aは、上司が外出中に取引先から「急ぎで上司と連絡を取りたい」と電話を受けた。上司は移動中で電話に出られないことが多い。このような場合のAの対応として、最も適当なものはどれか。

   • ア．用件と連絡先を確認し、上司に取り次ぐ手だてを講じる
   • イ．急ぎでも上司が戻るまで何もせず待つ
   • ウ．自分の判断で取引先に回答してしまう
   • エ．上司の携帯番号を取引先に教えて直接かけてもらう

   正解：ア．用件と連絡先を確認し、上司に取り次ぐ手だてを講じる

   解説：急ぎの用件は、相手の連絡先と用件を確認したうえで上司に確実につなぐ努力をするのが2級の判断。相手の事情を聞かずに後回しにしたり、自分で回答するのは補佐の範囲を超え不適当である。

2. 問2．秘書Aは、上司から「今日は誰が訪ねてきても会わない」と言われている。そこへ上司の古くからの友人と名乗る人が、約束なしに訪ねてきた。Aの対応として、最も適当なものはどれか。

   • ア．古い友人なら特別だろうと判断して取り次ぐ
   • イ．差し支えがある旨を丁重にわび、出直しをお願いする
   • ウ．在席を隠さず「会わないと言われている」とそのまま伝える
   • エ．上司に確認せず、来客に勝手に約束を取り付ける

   正解：イ．差し支えがある旨を丁重にわび、出直しをお願いする

   解説：上司の指示が優先されるが、相手の体面を損なわないよう丁重に断るのが2級の気の利かせ方。指示を破って取り次いだり、冷たくあしらうのは不適当。事情を伝え丁重に対応する。

3. 問3．秘書Aは、来客の応対中に別の来客が予約時刻どおりに到着した。上司は応対中で手が離せない。重なったときのAの対応として、最も適当なものはどれか。

   • ア．予約客を優先し、応対中の来客を待たせる
   • イ．二人目の来客には気づかないふりをする
   • ウ．後から来た予約客に声をかけ、事情を伝えて少し待っていただく
   • エ．予約客に出直すよう一方的に伝える

   正解：ウ．後から来た予約客に声をかけ、事情を伝えて少し待っていただく

   解説：来客が重なったときは、後から来た予約客にもまず声をかけて待っていただく配慮が2級の機転。放置したり、予約客を優先して先客の応対を中断するのは不適当である。

4. 問4．秘書Aは、上司から渡された書類を社外に郵送するよう指示された。封をする前に内容を見ると、明らかに宛先と異なる相手の資料が混ざっているようだった。Aの対応として、最も適当なものはどれか。

   • ア．自分の判断で正しいと思う資料に差し替えて送る
   • イ．指示どおりそのまま封をして送る
   • ウ．間違いかどうか分からないので何もせず放置する
   • エ．気づいた点を上司に伝え、確認してから処理する

   正解：エ．気づいた点を上司に伝え、確認してから処理する

   解説：誤りに気づいたときは、勝手に直さず上司に確認するのが正しい。思い込みで差し替えると別のミスを招く恐れがある。出過ぎず、気づいた点を確認するのが2級の判断である。

5. 問5．秘書Aは、同僚から「上司は来月の人事異動でどこへ移るのか知っているか」と尋ねられた。Aは上司の補佐の過程でそれを耳にしていた。Aの対応として、最も適当なものはどれか。

   • ア．公表前の情報なので、知っていても話さない
   • イ．親しい同僚なので口止めしたうえで教える
   • ウ．うわさ程度ならと、ぼかして伝える
   • エ．本人にも関係するので教えてあげる

   正解：ア．公表前の情報なので、知っていても話さない

   解説：業務上知り得た未公表の人事情報は、親しい同僚であっても口外しないのが機密保持の原則。知らないふりも含め情報を漏らさない対応が、2級でも一貫して求められる。

6. 問6．秘書Aの上司は、最近多忙で機嫌がよくないことが続いている。そんな中、Aが急ぎでない決裁を求めたところ、いつもより冷たい返事をされた。Aの心構えとして、最も適当なものはどれか。

   • ア．冷たくされたことを気に病み、態度に表す
   • イ．感情に左右されず、急ぎでない用件は時機を見て改める
   • ウ．上司の機嫌が悪い原因を問いただす
   • エ．機嫌が悪いのは自分のせいだと同僚にこぼす

   正解：イ．感情に左右されず、急ぎでない用件は時機を見て改める

   解説：上司の多忙や機嫌に左右されず、感情を自制して安定した態度を保つのが2級の資質。冷たくされても感情的に受け止めず、急ぎでない用件はタイミングを見計らう機転が望ましい。

7. 問7．秘書Aは、取引先の重要な来客を迎えるにあたり、当日の服装を考えている。普段はやや華やかな装いを好むが、その日は相手が格式を重んじる年配の客だと聞いている。Aの対応として、最も適当なものはどれか。

   • ア．自分の個性を出すため普段どおりの華やかな装いにする
   • イ．格式を意識しすぎず、楽な服装で臨む
   • ウ．相手に合わせて、いつもより控えめで上品な装いにする
   • エ．目立つよう、あえて華美なアクセサリーを加える

   正解：ウ．相手に合わせて、いつもより控えめで上品な装いにする

   解説：身だしなみはTPOと相手への配慮が大切。格式を重んじる客には、控えめで上品な装いに整えるのが2級の判断。自分の好みより、上司の体面と相手への印象を優先する。

8. 問8．秘書Aは、上司の指示で会議資料を準備した。会議直前に上司から「やはり前回の資料も配ってほしい」と追加を頼まれたが、コピーの時間がぎりぎりである。Aの対応として、最も適当なものはどれか。

   • ア．時間がないので、できないと断る
   • イ．間に合わないと分かっていても黙って取りかかる
   • ウ．前回資料は重要でないと判断して用意しない
   • エ．急いで対応し、間に合わない場合の方法も上司に伝える

   正解：エ．急いで対応し、間に合わない場合の方法も上司に伝える

   解説：急な追加でも、慌てず段取りよく間に合わせる努力をするのが2級の機転。間に合わない可能性があれば、対処法(後で配るなど)を添えて上司に伝える。断ったり黙って遅れるのは不適当。

9. 問9．秘書Aは、後輩秘書が来客の前で上司の私的な話を口にしているのを耳にした。Aの対応として、最も適当なものはどれか。

   • ア．後で人目につかない場で、穏やかに注意する
   • イ．来客の前ですぐに大きな声で注意する
   • ウ．見て見ぬふりをして何も言わない
   • エ．上司にすぐ告げ口をする

   正解：ア．後で人目につかない場で、穏やかに注意する

   解説：後輩の不適切な言動には、来客の前ではなく、後で人目につかない場で穏やかに注意するのが2級の配慮。その場で叱ると後輩も来客も気まずくなる。忠告は相手の立場を考えて行う。

10. 問10．秘書Aは、上司から「来客があってもしばらく取り次がないように」と言われていた。そこへ予約客が時間どおりに到着した。Aの対応として、最も適当なものはどれか。

    • ア．予約客でも指示どおり一切取り次がない
    • イ．予約があることを上司に伝え、指示を仰ぐ
    • ウ．予約客に出直してもらう
    • エ．確認せず自分の判断で部屋へ通す

    正解：イ．予約があることを上司に伝え、指示を仰ぐ

    解説：予約客は約束済みであり、上司の「取り次ぐな」は予約客を含まないと考えるのが自然。ただし念のため上司に確認する配慮が2級の判断。予約客を待たせ続けたり追い返すのは不適当である。

11. 問11．秘書Aは、上司の代理で部内の連絡を伝える際、内容に自分の意見も付け加えたほうが分かりやすいと感じた。Aの対応として、最も適当なものはどれか。

    • ア．分かりやすくするため自分の意見も交えて伝える
    • イ．自分の解釈で内容を要約して伝える
    • ウ．上司の指示内容を正確に、私見を交えずに伝える
    • エ．伝えにくい部分は省いて伝える

    正解：ウ．上司の指示内容を正確に、私見を交えずに伝える

    解説：上司の意向を伝える場では、私見を交えず正確に伝えるのが基本。自分の意見を加えると上司の指示と区別がつかなくなる。出過ぎず、忠実に伝えるのが補佐の姿勢である。

12. 問12．秘書Aは、上司宛ての電話で「名乗りたくないが急ぎで上司に取り次いでほしい」と強く言われた。Aの対応として、最も適当なものはどれか。

    • ア．急ぎと言うのですぐ取り次ぐ
    • イ．名乗らないなら一方的に電話を切る
    • ウ．上司は不在だと偽って切り上げる
    • エ．丁重に名前と用件を尋ね、難しければ上司に確認する

    正解：エ．丁重に名前と用件を尋ね、難しければ上司に確認する

    解説：相手が名乗らない場合は安易に取り次がず、丁重に名前と用件を尋ねるのが2級の判断。強く言われても譲らず、聞けないなら上司に確認するなど慎重に対応する。無条件に取り次ぐのは不適当。

13. 問13．秘書Aは、上司から急ぎの用事を頼まれた直後に、別の役員から「上司に渡してほしい」と書類を預かった。両方とも急ぐという。Aの対応として、最も適当なものはどれか。

    • ア．緊急度を考え、迷えば上司に確認して優先順位をつける
    • イ．頼まれた順に機械的にこなす
    • ウ．役員の依頼を優先し、上司の用事は後回しにする
    • エ．どちらも急ぐので二つ同時に進めて混乱する

    正解：ア．緊急度を考え、迷えば上司に確認して優先順位をつける

    解説：用事が重なったときは、緊急度や指示元を考えて優先順位をつけ、判断に迷えば上司に確認するのが2級の機転。両方を中途半端にしたり、自己判断だけで決めるのは事故のもとである。

14. 問14．秘書Aは、上司が出席する会合の場所を電話で問い合わせる必要が生じた。先方に上司の名前を出してよいか迷う場面である。Aの対応として、最も適当なものはどれか。

    • ア．上司の予定をすべて先方に説明して尋ねる
    • イ．用件に必要な範囲にとどめ、慎重に問い合わせる
    • ウ．上司の行き先や同行者まで詳しく伝える
    • エ．確認が面倒なので問い合わせずに済ませる

    正解：イ．用件に必要な範囲にとどめ、慎重に問い合わせる

    解説：上司の所在や予定にかかわる情報は、必要最小限にとどめ慎重に扱うのが2級の判断。用件に必要な範囲で確認し、不要な情報まで明かさない。誰にでも詳しく話すのは機密保持上不適当である。

15. 問15．秘書Aは、上司から「明日の出張に同行する」と聞かされ、同僚に行き先を尋ねられた。出張は社外秘の商談だと聞いている。Aの対応として、最も適当なものはどれか。

    • ア．同僚なら問題ないと考え行き先を教える
    • イ．面白い話題として詳しく説明する
    • ウ．商談の内容にかかわるので、行き先は話さない
    • エ．上司に断らず勝手に共有する

    正解：ウ．商談の内容にかかわるので、行き先は話さない

    解説：社外秘の商談に関する情報は、同僚であっても漏らさないのが原則。出張の事実だけならよくても、内容や行き先を話すのは機密保持に反する。当たり障りなくかわすのが2級の判断である。

16. 問16．秘書Aは、上司から「この企画はまだ社内で公にしないように」と言われている。会議で他部署の人から進捗を尋ねられたとき、Aの対応として最も適当なものはどれか。

    • ア．社内の人なので進捗を説明する
    • イ．上司に確認せず自分の判断で概要を話す
    • ウ．進んでいないと事実と異なる説明をする
    • エ．答えられない旨を、角が立たないように伝える

    正解：エ．答えられない旨を、角が立たないように伝える

    解説：公にしないよう指示された件は、たとえ社内でも軽々しく話さないのが原則。尋ねられても、答えられない旨を角が立たないように伝えるのが2級の対応。うっかり漏らすのは不適当である。

17. 問17．秘書Aは、来客との約束に上司が30分ほど遅れることが分かった。来客はすでに応接室で待っている。Aの対応として、最も適当なものはどれか。

    • ア．おわびと見通しを伝え、お茶を出すなど配慮する
    • イ．事情を言わず黙って待っていただく
    • ウ．来客に出直すよう伝える
    • エ．上司の代わりに自分が商談を進める

    正解：ア．おわびと見通しを伝え、お茶を出すなど配慮する

    解説：上司が遅れるときは、来客に事情とおわびを伝え、見通しを示してお茶などで配慮するのが2級の気配り。黙って待たせたり放置するのは失礼。代わりに用件を進めるのは越権である。

18. 問18．秘書Aは、上司の指示で作成した文書に、上司の思い違いと思われる記述があることに気づいた。Aの対応として、最も適当なものはどれか。

    • ア．上司の指示なので気づいても黙って従う
    • イ．出過ぎない言い方で、気づいた点を上司に確認する
    • ウ．自分の判断で正しいと思う内容に書き換える
    • エ．間違っていると強い口調で指摘する

    正解：イ．出過ぎない言い方で、気づいた点を上司に確認する

    解説：上司の思い違いに気づいたら、出過ぎない言い方で確認するのが2級の判断。黙って従えば誤りが残り、勝手に直せば別の問題を招く。気づいた点をさりげなく伝えるのが望ましい。

19. 問19．秘書Aは、上司が在席中に予約のない来客があり、「ぜひ会いたい」と粘られた。上司は会議準備で多忙である。Aの対応として、最も適当なものはどれか。

    • ア．多忙なので自分の判断で断る
    • イ．粘られたので確認せず上司に通す
    • ウ．用件を聞き、上司の都合を確認してから対応する
    • エ．上司は不在だと偽って帰ってもらう

    正解：ウ．用件を聞き、上司の都合を確認してから対応する

    解説：予約のない来客でも、相手の用件を聞いたうえで上司の都合を確認するのが2級の判断。多忙を理由に独断で断ると機会損失の恐れがあり、無断で取り次ぐのも不適当。確認のうえ対応する。

20. 問20．秘書Aは、上司から私的な買い物を頼まれることが時々ある。今回は勤務時間中に頼まれたが、急ぎの業務も抱えている。Aの対応として、最も適当なものはどれか。

    • ア．頼まれごとを断り、業務だけを進める
    • イ．急ぎの業務を後回しにして買い物を優先する
    • ウ．両方を中途半端なまま放置する
    • エ．急ぎの業務があることを伝え、優先順位を確認する

    正解：エ．急ぎの業務があることを伝え、優先順位を確認する

    解説：急ぎの業務がある場合は、その旨を伝えて優先順位を上司に判断してもらうのが2級の対応。断るのでも黙って業務を後回しにするのでもなく、状況を伝えて指示を仰ぐのが望ましい。

21. 問21．秘書Aは、上司の友人を名乗る人から「上司の自宅の電話番号を教えてほしい」と電話で頼まれた。Aの対応として、最も適当なものはどれか。

    • ア．用件を聞いて上司に伝え、上司から連絡してもらう
    • イ．友人と言うので自宅番号を教える
    • ウ．確認せず携帯番号なら教える
    • エ．上司に断らず勝手に自宅へ取り次ぐ

    正解：ア．用件を聞いて上司に伝え、上司から連絡してもらう

    解説：上司の個人情報は、本人の許可なく第三者に教えないのが原則。友人を名乗られても、用件を聞いて上司に伝え、上司から連絡してもらうなど慎重に対応するのが2級の判断である。

22. 問22．秘書Aは、上司が外出先から「会議の開始を30分遅らせるよう関係者に連絡してほしい」と電話で指示された。指示の一部が聞き取りにくかった。Aの対応として、最も適当なものはどれか。

    • ア．聞き取れた範囲を推測で補って連絡する
    • イ．その場で復唱し、不明な点を確認してから連絡する
    • ウ．分からない部分は省いて連絡する
    • エ．確認が面倒なので一部の関係者にだけ連絡する

    正解：イ．その場で復唱し、不明な点を確認してから連絡する

    解説：聞き取りにくい指示は、その場で復唱して確認するのが2級の基本。あいまいなまま連絡すると関係者に混乱を招く。推測で進めず、確実に確認してから行動するのが望ましい。

23. 問23．秘書Aは、上司から「明日の昼食は来客と外で取る」と聞いた。Aが気を利かせてできることとして、最も適当なものはどれか。

    • ア．上司に確認せず勝手に店を予約する
    • イ．昼食は上司が決めることなので何もしない
    • ウ．来客の好みなどを踏まえ、上司に確認のうえ店の候補を用意する
    • エ．自分の好きな店を一方的に勧める

    正解：ウ．来客の好みなどを踏まえ、上司に確認のうえ店の候補を用意する

    解説：先を読んで気を利かせるのが2級の資質。来客の好みや予算を踏まえ、上司に確認のうえで店の候補を用意しておくのが望ましい。確認せず勝手に予約したり、何もしないのは不適当である。

24. 問24．秘書Aは、来客にお茶を出そうとした際、来客が上司と込み入った話の最中だった。Aの対応として、最も適当なものはどれか。

    • ア．声をかけて話を中断させ、お茶を出す
    • イ．話が終わるまで部屋の外で長く待つ
    • ウ．込み入っているので、お茶は出さずに済ませる
    • エ．話の邪魔をしないよう、静かに会釈して置き、速やかに下がる

    正解：エ．話の邪魔をしないよう、静かに会釈して置き、速やかに下がる

    解説：込み入った話の最中は、話を妨げないよう静かに会釈してお茶を置き、速やかに下がるのが2級の配慮。声をかけて中断させたり、話が終わるまで延々と待つのは適切でない。

25. 問25．秘書Aは、自分のミスで取引先への返信が一日遅れてしまったことに気づいた。Aの対応として、最も適当なものはどれか。

    • ア．速やかに上司に報告し、対処の指示を仰ぐ
    • イ．目立たないよう自分だけで取り繕う
    • ウ．気づかれていないので黙っておく
    • エ．遅れた理由を取引先のせいにして説明する

    正解：ア．速やかに上司に報告し、対処の指示を仰ぐ

    解説：ミスに気づいたら速やかに上司に報告し、対処の指示を仰ぐのが2級でも基本。隠したり自分だけで取り繕うと問題が大きくなる恐れがある。正直に報告し、おわびと対応を相談する。

26. 問26．秘書Aは、上司が苦手とする取引先の担当者から電話を受けた。上司は在席しているが、できれば話したくない様子である。Aの対応として、最も適当なものはどれか。

    • ア．上司が嫌がっているので不在だと伝える
    • イ．用件を確認し、上司に取り次ぐ
    • ウ．上司の苦手な相手なので冷たく応対する
    • エ．上司に代わって自分が用件を断る

    正解：イ．用件を確認し、上司に取り次ぐ

    解説：上司の好き嫌いで来客や電話の扱いを変えるのは公平さに欠ける。相手の用件を確認し、上司に取り次ぐのが2級の判断。上司の感情に同調して取り次がないのは業務上不適当である。

27. 問27．秘書Aは、上司の机の上に置かれた書類を整理していて、社外秘の人事資料が目に入った。Aの対応として、最も適当なものはどれか。

    • ア．興味があるので内容をよく読む
    • イ．面白い情報として同僚に話す
    • ウ．必要な範囲で扱い、内容は口外しない
    • エ．見たことを上司にわざわざ報告して気をもむ

    正解：ウ．必要な範囲で扱い、内容は口外しない

    解説：業務上目にした機密情報は、必要以上に読み込まず、口外もしないのが原則。整理に必要な範囲で扱い、内容を他言しないのが2級の機密保持。興味本位で見たり話すのは不適当である。

28. 問28．秘書Aは、上司から指示された仕事を進める中で、より効率的なやり方を思いついた。これまでのやり方とは手順が異なる。Aの対応として、最も適当なものはどれか。

    • ア．良い方法なので上司に断らず変更する
    • イ．従来どおりにしか進められないと考え、提案しない
    • ウ．自分のやり方を強く主張して変えさせる
    • エ．上司に提案し、判断を仰いでから進める

    正解：エ．上司に提案し、判断を仰いでから進める

    解説：改善案があっても、独断で従来のやり方を変えず、上司に提案して判断を仰ぐのが2級の姿勢。勝手に変えると思わぬ支障が出る恐れがある。出過ぎず、相談したうえで進めるのが望ましい。

29. 問29．秘書Aは、上司が会議中にどうしても伝えなければならない急用の連絡を受けた。会議は重要なものである。Aの対応として、最も適当なものはどれか。

    • ア．メモを静かに差し入れ、上司の判断に委ねる
    • イ．会議を中断させて口頭で伝える
    • ウ．急用でも会議が終わるまで一切伝えない
    • エ．上司に代わって自分が急用に対応してしまう

    正解：ア．メモを静かに差し入れ、上司の判断に委ねる

    解説：会議中の取り次ぎは、話を妨げないようメモを静かに差し入れ、上司の判断に委ねるのが2級の配慮。口頭で割り込んだり、急用を放置するのは不適当。状況に応じた控えめな伝達が求められる。

30. 問30．秘書Aは、同僚秘書から「上司に頼まれた仕事が多くて手が回らない」と相談された。Aも自分の業務を抱えているが少し余裕がある。Aの対応として、最も適当なものはどれか。

    • ア．自分の評価が下がるので手伝わない
    • イ．自分の業務に支障のない範囲で手助けを申し出る
    • ウ．同僚の問題なので関わらない
    • エ．自分の業務を放り出して全部引き受ける

    正解：イ．自分の業務に支障のない範囲で手助けを申し出る

    解説：同僚への気配りと協調性は2級でも重視される。自分の業務に支障のない範囲で手助けを申し出るのが望ましい。評価を気にして断ったり、無理に全部引き受けるのは適切でない。

31. 問31．秘書Aは、上司から「来週の出張の航空券とホテルを手配しておくように」と言われた。上司の好みや過去の利用実績は把握している。Aの対応として、最も適当なものはどれか。

    • ア．好みは考えず、最も安いものだけで手配する
    • イ．細部まですべて上司に逐一確認してから動く
    • ウ．上司の好みを踏まえて案を整え、確認を取って手配する
    • エ．自分の好みで勝手に決めて手配する

    正解：ウ．上司の好みを踏まえて案を整え、確認を取って手配する

    解説：上司の好みや実績を踏まえて先回りし、案を整えて確認を取るのが2級の機転。何も考えず最安だけで決めたり、いちいち細部まで指示を仰ぐのは効率が悪い。気を利かせて案を示すのが望ましい。

32. 問32．秘書Aは、上司から注意を受けた。Aには納得しがたい点もあったが、上司の言い分にも一理ある。Aの対応として、最も適当なものはどれか。

    • ア．納得できないのでその場で言い返す
    • イ．聞き流して同じことを繰り返す
    • ウ．不満を態度に出して周囲に示す
    • エ．まず素直に受け止め、改善に生かす

    正解：エ．まず素直に受け止め、改善に生かす

    解説：忠告や注意は素直に受け止め、改善に生かすのが2級の資質。納得しがたくても、その場で言い返さず一度受け止め、必要なら後で落ち着いて確認するのが望ましい態度である。

33. 問33．秘書Aは、上司が外出した後で、上司の机に重要な決裁書類が出しっぱなしになっているのに気づいた。Aの対応として、最も適当なものはどれか。

    • ア．人目に触れないよう適切に保管しておく
    • イ．上司のものなので触れずそのままにする
    • ウ．内容が気になるのでよく読んでおく
    • エ．他の書類と一緒にして机の上に積んでおく

    正解：ア．人目に触れないよう適切に保管しておく

    解説：機密にかかわる書類は、人目に触れないよう適切に保管するのが2級の配慮。出しっぱなしのまま放置すると情報漏えいの恐れがある。中身を読むのではなく、安全に管理するのが望ましい。

34. 問34．秘書Aは、来客から「上司は何時ごろ戻るか」と尋ねられた。上司は私的な所用で外出しており、戻り時刻ははっきりしない。Aの対応として、最も適当なものはどれか。

    • ア．私的な所用だと正直に理由を伝える
    • イ．外出の理由は伏せ、戻りの見込みを差し支えない範囲で伝える
    • ウ．分からないと突き放して応対を終える
    • エ．戻り時刻を勝手に断定して伝える

    正解：イ．外出の理由は伏せ、戻りの見込みを差し支えない範囲で伝える

    解説：上司の外出理由(私的な所用)は来客に伝えず、戻りの見込みを差し支えのない範囲で伝えるのが2級の判断。私事を明かしたり、分からないと突き放すのは不適当。配慮ある応対をする。

35. 問35．秘書Aは、上司の指示で取引先に届け物をすることになった。先方の担当者が不在だった場合に備えて、Aが用意しておくべき心構えとして、最も適当なものはどれか。

    • ア．不在なら、その場で自分の判断で誰かに渡す
    • イ．不在なら届けずに持ち帰ればよいと決めておく
    • ウ．不在時の対応を、あらかじめ上司に確認しておく
    • エ．不在の可能性は考えず、何も準備しない

    正解：ウ．不在時の対応を、あらかじめ上司に確認しておく

    解説：先を読んで不測の事態に備えるのが2級の機転。担当者不在時にどう対応するか(代理に預けるか持ち帰るか)を、あらかじめ上司に確認しておくのが望ましい。その場の自己判断任せは適切でない。

36. 問36．秘書Aは、上司の指示を受けている最中に電話が鳴った。電話はすぐ近くにあり、ほかに取れる人はいない。Aの対応として、最も適当なものはどれか。

    • ア．指示を中断し、無言で電話を取る
    • イ．指示が終わるまで電話を鳴らし続ける
    • ウ．電話を取らずに指示を優先し、相手を待たせ続ける
    • エ．ひと言ことわって電話に出て、対応後に指示の続きを受ける

    正解：エ．ひと言ことわって電話に出て、対応後に指示の続きを受ける

    解説：指示の途中でも、ひと言ことわってから電話を取り、対応後に指示の続きを受けるのが2級の機転。無断で電話に出たり、電話を鳴らし続けるのは適切でない。状況を見て両立を図る。

37. 問37．秘書Aは、上司から「至急これをコピーしてくれ」と言われ、コピー機に向かったところ、別の社員が大量の印刷で長時間使用していた。Aの対応として、最も適当なものはどれか。

    • ア．事情を伝え、先に使わせてもらえるか丁寧に頼む
    • イ．無言で相手の印刷を中断させて割り込む
    • ウ．至急でも順番なので終わるまで黙って待つ
    • エ．別の階のコピー機を探しに行き、戻りが遅れても放置する

    正解：ア．事情を伝え、先に使わせてもらえるか丁寧に頼む

    解説：至急の用件は、相手に事情を伝えて先に使わせてもらえるか丁寧に頼むのが2級の機転。黙って割り込んだり、ただ待ち続けて指示が遅れるのは適切でない。角を立てずに優先を依頼する。

38. 問38．秘書Aは、来客中の上司から内線で「冷たい飲み物を出してほしい」と頼まれた。応接室には先ほどお茶を出したばかりである。Aの対応として、最も適当なものはどれか。

    • ア．先ほど出したばかりなので断る
    • イ．指示どおり冷たい飲み物を用意して出す
    • ウ．本当に必要か上司に問い返す
    • エ．お茶を下げずに飲み物だけ足す

    正解：イ．指示どおり冷たい飲み物を用意して出す

    解説：上司の指示には素直に従い、出し直すのが2級の対応。先にお茶を出したからと指示を疑ったり断るのは不適当。来客の様子や上司の意図を察し、気持ちよく対応するのが望ましい。

39. 問39．秘書Aは、自分が良かれと思って上司の予定表を見やすく作り替えた。後で上司から「前の形式のほうが使いやすかった」と言われた。Aの今後の心構えとして、最も適当なものはどれか。

    • ア．自分の工夫のほうが優れているので元に戻さない
    • イ．今後は予定表に一切手を加えない
    • ウ．上司の使い勝手を優先し、変更前に意向を確認する
    • エ．上司の好みが分からないので毎回形式を変える

    正解：ウ．上司の使い勝手を優先し、変更前に意向を確認する

    解説：気を利かせる際も、上司の使い勝手を優先するのが2級の判断。自分の判断で大きく変える前に上司の意向を確認するのが望ましい。良かれと思っても独断は避け、上司の好みに合わせる。

40. 問40．秘書Aは、上司の私的な事情(家族の病気など)を補佐の過程で知ってしまった。同僚から「上司、最近元気がないけど何かあったの」と聞かれた。Aの対応として、最も適当なものはどれか。

    • ア．心配している同僚なので事情を教える
    • イ．うわさ程度ならとぼかして伝える
    • ウ．詳しく説明して同僚と一緒に心配する
    • エ．私的な事情は口外せず、当たり障りなくかわす

    正解：エ．私的な事情は口外せず、当たり障りなくかわす

    解説：上司の私的な事情は、業務上知り得た秘密として口外しないのが原則。同僚の問いにも、知らないふりも含め事情を漏らさず、当たり障りなくかわすのが2級の機密保持の徹底である。

41. 問41．秘書Aは、複数の来客が立て込む中、新しい来客が到着したが、Aは別の来客の応対中で手が離せない。近くに手の空いた他部署の社員がいる。Aの対応として、最も適当なものはどれか。

    • ア．新しい来客に声をかけ、必要なら近くの社員に応援を頼む
    • イ．応対中なので新しい来客には気づかないふりをする
    • ウ．応対中の来客を中断し、新しい来客を優先する
    • エ．新しい来客に出直すよう伝える

    正解：ア．新しい来客に声をかけ、必要なら近くの社員に応援を頼む

    解説：応対が重なったときは、まず到着した来客に声をかけ待っていただくのが基本。自分が動けない間も来客を放置せず、必要なら他者に応援を頼むなど臨機応変に対応するのが2級の機転である。

42. 問42．秘書Aは、上司から「この資料は社内会議用だから、外部には絶対に出さないように」と念を押された。後日、取引先から似た内容の資料が欲しいと頼まれた。Aの対応として、最も適当なものはどれか。

    • ア．似ているので求めに応じて渡す
    • イ．上司の許可なく外部に出さず、必要なら確認する
    • ウ．取引先なら問題ないと判断して渡す
    • エ．一部だけ抜き出して渡せばよいと考える

    正解：イ．上司の許可なく外部に出さず、必要なら確認する

    解説：社内用と指定された資料を外部に出さないのは機密保持の基本。頼まれても、上司の許可なく渡さず、必要なら上司に確認するのが2級の判断。独断で渡すのは指示違反であり不適当である。

43. 問43．秘書Aは、上司が外出中に、上司あての書留が届いた。受け取りには確認が必要である。Aの対応として、最も適当なものはどれか。

    • ア．上司不在を理由に受け取りを拒み、再配達にしてもらう
    • イ．中身を確認するため開封しておく
    • ウ．適切に受領し、上司に報告して指示を仰ぐ
    • エ．受け取って机に置き、報告はしない

    正解：ウ．適切に受領し、上司に報告して指示を仰ぐ

    解説：上司不在時でも、受け取れるものは適切に受領し、上司に報告して指示を仰ぐのが2級の対応。受け取りを拒んで再配達にしたり、開封して中身を確認するのは適切でない。

44. 問44．秘書Aは、上司が外出から戻ったとき、不在中にあった電話や来客についてどう報告すべきか考えている。件数が多かった。Aの対応として、最も適当なものはどれか。

    • ア．思いついた順にすべて長々と報告する
    • イ．件数が多いので報告は省く
    • ウ．上司が尋ねたものだけ答える
    • エ．急ぐもの・重要なものから簡潔に整理して報告する

    正解：エ．急ぐもの・重要なものから簡潔に整理して報告する

    解説：不在中の報告は、緊急度や重要度を考え、急ぐものから簡潔に伝えるのが2級の機転。すべてを思いついた順に長々と話すと要点が伝わらない。上司の状況も見て整理して報告する。

45. 問45．秘書Aは、上司から「来客にお茶を出すタイミングは任せる」と言われている。来客が到着してすぐ商談に入りそうな雰囲気のとき、Aの対応として最も適当なものはどれか。

    • ア．話の区切りを見て、妨げにならないタイミングで出す
    • イ．商談が白熱している最中に割り込んで出す
    • ウ．任されたので自分の都合のよいときに出す
    • エ．タイミングが難しいので出さずに済ませる

    正解：ア．話の区切りを見て、妨げにならないタイミングで出す

    解説：お茶出しは、話の流れを見て区切りのよいタイミングで出すのが2級の気配り。商談に入る直前や白熱した最中を避け、場をわきまえて出す。任されたからと無神経なタイミングは適切でない。

46. 問46．秘書Aは、上司の指示で他部署に協力を依頼することになった。相手部署は多忙で、あまり乗り気でない様子だった。Aの対応として、最も適当なものはどれか。

    • ア．上司の指示だと強い口調で協力を迫る
    • イ．相手の事情に配慮し、丁寧に依頼して協力を求める
    • ウ．乗り気でないので依頼をあきらめて引き下がる
    • エ．相手の都合を考えず一方的に期限を押しつける

    正解：イ．相手の事情に配慮し、丁寧に依頼して協力を求める

    解説：他部署との調整では、相手の事情に配慮しつつ丁寧に依頼し、円滑な協力を引き出すのが2級の対応。上司の名を笠に着て強要したり、断られたまま引き下がるのは適切でない。

47. 問47．秘書Aは、勤務中にプライベートの友人から携帯電話に何度も着信があった。急用かもしれないが、業務も立て込んでいる。Aの対応として、最も適当なものはどれか。

    • ア．業務を中断してすぐに長電話で対応する
    • イ．私用なので完全に無視し続ける
    • ウ．業務に支障のないよう、休憩時間などに対応する
    • エ．勤務中でも気にせず何度もかけ直す

    正解：ウ．業務に支障のないよう、休憩時間などに対応する

    解説：勤務中の私用は控えるのが基本だが、緊急の可能性があるときは、業務に支障のないよう休憩時間などに対応するのが2級の判断。業務を中断して長電話したり、完全に無視するのは適切でない。

48. 問48．秘書Aは、上司の意向で開かれる会議の準備中、出席予定者の一人から「欠席したい」と連絡を受けた。Aの対応として、最も適当なものはどれか。

    • ア．自分の判断で欠席を認め、上司には伝えない
    • イ．欠席は認められないと一方的に伝える
    • ウ．連絡を受けたまま放置しておく
    • エ．上司に報告し、対応の指示を仰ぐ

    正解：エ．上司に報告し、対応の指示を仰ぐ

    解説：出欠の変更は会議に影響するため、独断で処理せず上司に報告して指示を仰ぐのが2級の判断。自分で欠席を認めたり放置すると、会議の運営に支障が出る恐れがある。

49. 問49．秘書Aは、来客を応接室へ案内する途中、来客が「お手洗いを借りたい」と言った。Aの対応として、最も適当なものはどれか。

    • ア．感じよく応じ、お手洗いの場所まで丁寧に案内する
    • イ．場所だけ口頭で伝えて自分は先に戻る
    • ウ．案内中なので後にしてほしいと断る
    • エ．来客に自分で探してもらう

    正解：ア．感じよく応じ、お手洗いの場所まで丁寧に案内する

    解説：来客の求めには感じよく応じ、場所を丁寧に案内するのが2級の接遇。面倒がったり、自分で探させるのは失礼にあたる。来客が困らないよう気持ちよく案内するのが望ましい。

50. 問50．秘書Aは、上司から急ぎの仕事を頼まれたが、同時に進めている別の仕事も期限が迫っている。一人では両方を時間内に終えるのが難しい。Aの対応として、最も適当なものはどれか。

    • ア．両方とも黙って抱え込み、間に合わなくても仕方ないとする
    • イ．状況を上司に伝え、優先順位や応援の要否を相談する
    • ウ．急ぎの仕事だけ進め、もう一方は無断で放置する
    • エ．期限を勝手に延ばして自分のペースで進める

    正解：イ．状況を上司に伝え、優先順位や応援の要否を相談する

    解説：一人で抱えきれないときは、状況を上司に伝えて優先順位や応援の要否を相談するのが2級の判断。黙って抱え込んで両方遅れるより、早めに相談するのが責任ある対応である。

51. 問51．秘書Aは、上司が来客と面談中に、別の取引先から「契約の件で至急の確認をしたい」と電話を受けた。上司でなければ答えられない内容である。Aの対応として、最も適当なものはどれか。

    • ア．上司に代わって自分が確認内容に答える
    • イ．面談中なので至急でも一切取り次がない
    • ウ．メモで静かに伝え、上司の判断を仰ぐ
    • エ．電話の相手に上司の携帯番号を教える

    正解：ウ．メモで静かに伝え、上司の判断を仰ぐ

    解説：上司でなければ答えられない至急の用件は、面談を妨げない形で上司に判断を委ねるのが2級の機転。自分で答えたり、急ぎを放置するのは不適当。メモなどで静かに伝え、上司の指示を仰ぐ。

52. 問52．秘書Aは、上司から名指しで「君に任せたい仕事がある」と少し難しい業務を頼まれた。Aには経験がなく不安がある。Aの対応として、最も適当なものはどれか。

    • ア．経験がないので、できないと断る
    • イ．不安なので他の人に任せてもらう
    • ウ．引き受けるが、難しければ途中で投げ出すつもりでいる
    • エ．前向きに引き受け、不明点は確認しながら取り組む

    正解：エ．前向きに引き受け、不明点は確認しながら取り組む

    解説：未経験でも、前向きに引き受け、不明点は確認しながら取り組むのが2級の姿勢。できないと決めつけて断るのは消極的で、補佐役の信頼を損なう。意欲をもって取り組むのが望ましい。

53. 問53．秘書Aは、上司の指示で関係者にメールを一斉送信する際、宛先に社外の人が複数含まれていた。Aが気をつけるべきこととして、最も適当なものはどれか。

    • ア．互いのアドレスが見えないよう、BCCを使うなど配慮する
    • イ．全員のアドレスが見えるよう、まとめて宛先に入れる
    • ウ．送信を急ぐので宛先の確認は省く
    • エ．社外の人も含め全員を返信可能な宛先にする

    正解：ア．互いのアドレスが見えないよう、BCCを使うなど配慮する

    解説：社外の複数宛先に一斉送信する際は、互いのアドレスが見えないようBCCを使うなど情報保護に配慮するのが2級の機転。アドレスをそのまま全員に見せるのは情報漏えいにあたり不適当である。

54. 問54．秘書Aは、上司が不機嫌そうにしている日に、来客があった。来客には上司の機嫌は関係がない。Aの応対として、最も適当なものはどれか。

    • ア．上司が不機嫌なので、来客にもそっけなく応対する
    • イ．いつもどおり、明るく感じよく応対する
    • ウ．上司の機嫌が悪いことを来客にそれとなく伝える
    • エ．自分も沈んだ態度のまま応対する

    正解：イ．いつもどおり、明るく感じよく応対する

    解説：上司の機嫌や職場の雰囲気を来客に持ち込まず、いつもどおり感じよく応対するのが2級の感情の自制。上司の不機嫌を察して来客に伝えたり、自分まで沈んだ態度をとるのは適切でない。

55. 問55．秘書Aは、後輩から「上司への報告は、よい結果だけ伝えて悪い結果は黙っていたほうが角が立たないのでは」と相談された。Aの助言として、最も適当なものはどれか。

    • ア．角が立つので悪い結果は伝えないほうがよいと助言する
    • イ．悪い結果は時間がたってから伝えればよいと助言する
    • ウ．良し悪しにかかわらず、正確に報告すべきだと助言する
    • エ．報告するかどうかは気分次第でよいと助言する

    正解：ウ．良し悪しにかかわらず、正確に報告すべきだと助言する

    解説：報告は良し悪しにかかわらず正確に伝えるのが誠実さの基本。悪い結果ほど早く正確に伝えるべきと助言するのが2級の判断。都合のよい部分だけ伝えるのは信頼を損ない不適当である。

56. 問56．秘書Aは、上司から「来客が帰ったら、忘れ物がないか応接室を確認しておくように」と日頃から言われている。来客が帰った後、テーブルに見慣れない書類があった。Aの対応として、最も適当なものはどれか。

    • ア．誰の物か確かめるため中身をよく読む
    • イ．重要でなさそうなので処分する
    • ウ．そのまま放置しておく
    • エ．中身を詮索せず、上司に報告して指示を仰ぐ

    正解：エ．中身を詮索せず、上司に報告して指示を仰ぐ

    解説：来客の忘れ物は中身を詮索せず、速やかに上司に報告して指示を仰ぐのが2級の判断。内容を読んだり勝手に処分するのは不適切。来客に連絡が取れるよう、丁寧に扱い上司に報告する。

57. 問57．秘書Aは、上司の指示で電話をかけたところ、先方が不在で「折り返しご連絡ください」と伝言を頼むことになった。Aの伝え方として、最も適当なものはどれか。

    • ア．会社名・上司名・用件・連絡先を正確に簡潔に伝える
    • イ．会社名や用件はあいまいでも、名前だけ伝えればよい
    • ウ．急ぎでないので伝言は省いて切る
    • エ．用件は伏せ、とにかく折り返しだけ頼む

    正解：ア．会社名・上司名・用件・連絡先を正確に簡潔に伝える

    解説：伝言を頼むときは、自分の会社名・上司名・用件・連絡先を正確に、相手が復唱しやすいよう簡潔に伝えるのが2級の基本。あいまいに伝えると行き違いのもとになる。確実な伝言が望ましい。

58. 問58．秘書Aは、上司が席を外している間に、上司あての来客が「待たせてもらう」と言って応接室で待つことになった。待ち時間が長くなりそうである。Aの対応として、最も適当なものはどれか。

    • ア．待つと言ったのだから放置しておく
    • イ．お茶を出し、見通しを伝えるなど配慮する
    • ウ．長くなりそうなので帰るよう促す
    • エ．用が済むまで一切声をかけない

    正解：イ．お茶を出し、見通しを伝えるなど配慮する

    解説：待ち時間が長くなる来客には、お茶を出したり見通しを伝えるなど、退屈や不安を与えない配慮をするのが2級の気配り。待たせたまま放置したり、何度も様子を聞きに行きすぎるのは適切でない。

59. 問59．秘書Aは、自分が担当する仕事について、同僚から「やり方が間違っているのではないか」と指摘された。Aには自分のやり方に自信があった。Aの対応として、最も適当なものはどれか。

    • ア．自信があるので指摘を聞き流す
    • イ．指摘されたことに腹を立てて言い返す
    • ウ．一度受け止め、正しいかどうか確認する
    • エ．同僚の言うとおりだとすぐに思い込み、確認せず変える

    正解：ウ．一度受け止め、正しいかどうか確認する

    解説：指摘は感情的にならず一度受け止め、正しいか確認するのが2級の謙虚さ。自信があっても頭ごなしに否定せず、必要なら上司に確かめる。素直に検討する姿勢が成長につながる。

60. 問60．秘書Aは、上司の指示で社外の会合の出欠を取りまとめている。締め切り間際に、返答のない相手が数名いた。Aの対応として、最も適当なものはどれか。

    • ア．返答がないので欠席とみなして処理する
    • イ．締め切りなので未回答のまま提出する
    • ウ．面倒なので未回答者は除外して報告する
    • エ．丁寧に確認の連絡を入れ、取りまとめを完了させる

    正解：エ．丁寧に確認の連絡を入れ、取りまとめを完了させる

    解説：締め切りが迫っても、返答のない相手には丁寧に確認の連絡を入れて取りまとめを完了させるのが2級の責任感。未回答を欠席とみなして勝手に処理したり、放置するのは適切でない。

61. 問61．秘書Aは、上司から「最近、来客への印象をもっと良くしたい」と言われた。Aが自分の応対を見直すうえで心がけることとして、最も適当なものはどれか。

    • ア．明るい表情や丁寧な言葉づかいを日頃から磨く
    • イ．来客のあるときだけ表情を作ればよい
    • ウ．印象は持って生まれたものなので変えられないと考える
    • エ．上司の前でだけ良い応対をすればよい

    正解：ア．明るい表情や丁寧な言葉づかいを日頃から磨く

    解説：良い印象を保つには、明るい表情・丁寧な言葉づかい・身だしなみなどを日頃から磨くのが2級の姿勢。形だけ取り繕うのではなく、相手の立場に立った心からの応対を心がけるのが望ましい。

62. 問62．秘書Aは、上司の机周りや応接室の整理を任されている。上司は「必要なものがすぐ取り出せるように」と望んでいる。Aの整理の仕方として、最も適当なものはどれか。

    • ア．見た目だけ片付け、中身は分かりにくくてもよい
    • イ．上司の使い勝手を考え、すぐ取り出せるよう整える
    • ウ．上司に断りなく重要書類の置き場所を変える
    • エ．自分の使いやすさを優先して並べ替える

    正解：イ．上司の使い勝手を考え、すぐ取り出せるよう整える

    解説：整理は上司の使い勝手を考え、必要なものをすぐ取り出せるよう整えるのが2級の配慮。見た目だけ片付けて中身を分かりにくくしたり、上司に断りなく重要書類を移すのは適切でない。

63. 問63．秘書Aは、上司から「来客にお出しするお茶は、季節や相手に応じて工夫してよい」と言われている。暑い日に年配の来客が訪れた。Aの対応として、最も適当なものはどれか。

    • ア．任されても、いつも同じ熱いお茶を出す
    • イ．工夫が面倒なので何も出さない
    • ウ．暑い日なので、相手の様子も見て冷たい飲み物を選ぶ
    • エ．自分の好みで奇抜な飲み物を出す

    正解：ウ．暑い日なので、相手の様子も見て冷たい飲み物を選ぶ

    解説：相手や季節に応じて気を利かせるのが2級の機転。暑い日には冷たい飲み物を、相手の様子も見て選ぶなど配慮する。任されたからと無神経に同じ対応を続けるのは気配りに欠ける。

64. 問64．秘書Aは、上司の指示で取引先を訪問することになった。先方では上司の代理として振る舞う場面もある。Aの心構えとして、最も適当なものはどれか。

    • ア．代理なので、その場で重要な約束をしてくる
    • イ．上司に代わって自分の意見を主張してくる
    • ウ．目立つように振る舞い、上司の代理を強調する
    • エ．判断を要する事柄は持ち帰り、上司に確認する

    正解：エ．判断を要する事柄は持ち帰り、上司に確認する

    解説：代理で出る場面でも、秘書には決定権がないため、判断を要する事柄は持ち帰って上司に確認するのが2級の分別。その場で勝手に約束したり、上司を差し置いて目立つのは不適当である。

65. 問65．秘書Aは、同僚秘書が来客への応対でやや不適切な言葉づかいをしているのに気づいた。来客が帰った後、Aの対応として最も適当なものはどれか。

    • ア．気づいた点を、後でさりげなく穏やかに伝える
    • イ．来客がいる前で、すぐにその場で直させる
    • ウ．余計なことなので何も言わない
    • エ．すぐ上司に告げ口する

    正解：ア．気づいた点を、後でさりげなく穏やかに伝える

    解説：同僚への忠告は、相手の立場を考え、来客が帰った後にさりげなく伝えるのが2級の配慮。その場で指摘したり、上司に告げ口するのは関係を損なう。穏やかに気づきを共有するのが望ましい。

66. 問66．秘書Aは、上司から「今後、私の判断が必要なことは小さなことでも相談してほしい」と言われた一方で、これまでは「いちいち聞くな」とも言われたことがある。Aの心構えとして、最も適当なものはどれか。

    • ア．今後はどんな些細なことも必ず逐一相談する
    • イ．事柄の重要度を見極め、相談すべきことを判断する
    • ウ．自分で全部決めて相談はしない
    • エ．上司の機嫌で相談するかどうかを決める

    正解：イ．事柄の重要度を見極め、相談すべきことを判断する

    解説：上司の意向や事柄の重要度を見極め、相談すべきことと自分で処理してよいことを判断するのが2級の機転。すべて聞くのでも全く聞かないのでもなく、状況に応じて使い分ける分別が求められる。

67. 問67．秘書Aは、上司あての贈答品が届いた。差出人は取引先で、受け取ってよいか判断に迷う品である。Aの対応として、最も適当なものはどれか。

    • ア．迷ったが自分の判断で受け取っておく
    • イ．判断に迷うので、その場で断って返す
    • ウ．上司に報告し、受け取りの可否について指示を仰ぐ
    • エ．受け取って自分の手元に置いておく

    正解：ウ．上司に報告し、受け取りの可否について指示を仰ぐ

    解説：受け取りの可否に迷う贈答品は、独断で受け取ったり断ったりせず、上司に報告して指示を仰ぐのが2級の判断。会社の方針にもかかわるため、勝手な対応は避け、上司の意向に従う。

68. 問68．秘書Aは、上司が出張中、上司の代理を務める別の役員から仕事を頼まれた。その内容は、Aの上司の通常業務と重なる部分がある。Aの対応として、最も適当なものはどれか。

    • ア．自分の上司の仕事でないので断る
    • イ．上司の業務を後回しにして無断で代理の依頼を優先する
    • ウ．どちらも中途半端なまま放置する
    • エ．事情を伝え、業務が重なる点を調整して対応する

    正解：エ．事情を伝え、業務が重なる点を調整して対応する

    解説：代理の役員からの依頼にも誠実に応じるが、自分の上司の業務に影響しうる場合は、その事情を伝えて調整するのが2級の判断。断るのでも無断で優先するのでもなく、状況を伝えて対応する。

69. 問69．秘書Aは、来客との面談を終えた上司から「次の予定まで少し休みたいので、しばらく誰も通さないでほしい」と言われた。直後に、約束のない取引先の役員が訪ねてきた。Aの対応として、最も適当なものはどれか。

    • ア．在席を明かさず、丁重に断って後日の対応をお願いする
    • イ．役員なので指示を破って通す
    • ウ．上司は休んでいると正直に伝える
    • エ．用件も聞かずそっけなく追い返す

    正解：ア．在席を明かさず、丁重に断って後日の対応をお願いする

    解説：上司の意向を尊重しつつ、相手の体面を損なわないよう丁重に対応するのが2級の機転。指示を破って通したり冷たくあしらうのは不適当。在席を明かさず、丁重に断って取り次ぎを控える。

70. 問70．秘書Aは、上司から「最近、君は少し出過ぎたことをする」とやんわり言われた。Aは気を利かせたつもりだった。Aの今後の心構えとして、最も適当なものはどれか。

    • ア．気を利かせたのに注意されたと不満に思う
    • イ．注意を受け止め、独断を控えて上司の意向を確認しながら補佐する
    • ウ．今後は一切自分から動かないようにする
    • エ．上司の言い方に納得できないと反論する

    正解：イ．注意を受け止め、独断を控えて上司の意向を確認しながら補佐する

    解説：秘書は気を利かせつつも、出過ぎず上司を立てるのが2級の本質。注意を素直に受け止め、独断を控え、必要に応じて上司の意向を確認しながら補佐するのが望ましい態度である。

71. 問71．秘書Aは、上司が大事な商談を控えている日に、Aの体調が思わしくない。無理をすれば出勤はできそうである。Aの対応として、最も適当なものはどれか。

    • ア．黙って無理に出勤し、ぎりぎりまで我慢する
    • イ．大事な日でも自分の都合で休むと連絡する
    • ウ．状況を早めに上司に伝え、業務に支障が出ないよう備える
    • エ．体調を理由に商談の準備を放置する

    正解：ウ．状況を早めに上司に伝え、業務に支障が出ないよう備える

    解説：秘書は日頃の自己管理が大切だが、当日無理が難しいときは早めに状況を伝え、業務に支障が出ないよう引き継ぎを整えるのが2級の責任感。黙って無理して肝心の場面で倒れるのは適切でない。

72. 問72．秘書Aは、上司の指示で会議室を予約しようとしたが、すでに他部署が同じ時間帯に押さえていた。会議の時間は変更しにくい。Aの対応として、最も適当なものはどれか。

    • ア．予約できないとだけ上司に伝えて丸投げする
    • イ．他部署に断りなく予約を上書きする
    • ウ．予約は無理なので会議を中止にしてしまう
    • エ．代替の会議室を探すなど、解決策を考えて調整する

    正解：エ．代替の会議室を探すなど、解決策を考えて調整する

    解説：予約が重なったときは、代わりの会議室を探したり、相手部署に事情を伝えて調整を試みるなど臨機応変に動くのが2級の機転。すぐにあきらめて上司に丸投げしたり、無断で割り込むのは適切でない。

73. 問73．秘書Aは、上司から「この件で取引先に電話して、こちらの都合のよい日程を伝えてほしい」と言われた。電話した際、先方の希望と上司の都合が合わなかった。Aの対応として、最も適当なものはどれか。

    • ア．先方の希望を持ち帰り、上司に確認して調整する
    • イ．その場で自分の判断で別の日程を確定させる
    • ウ．上司の都合を強引に押し通して合わせさせる
    • エ．合わないので調整をあきらめて電話を切る

    正解：ア．先方の希望を持ち帰り、上司に確認して調整する

    解説：日程が合わないとき、秘書が独断で決めず、先方の希望を持ち帰って上司に確認するのが2級の分別。その場で勝手に約束したり、強引に上司の都合を押し通すのは不適当。調整は上司の判断を仰ぐ。

74. 問74．秘書Aは、社内の親睦会で、上司についての軽い世間話になり、同僚が「Aさんは上司のことを何でも知っているでしょう」と話を振ってきた。Aの対応として、最も適当なものはどれか。

    • ア．場が和むので知っていることを話す
    • イ．場の雰囲気に流されず、当たり障りなくかわす
    • ウ．私的なことならよいと判断して少し話す
    • エ．上司の評判にかかわる話を面白おかしく披露する

    正解：イ．場の雰囲気に流されず、当たり障りなくかわす

    解説：親睦の場でも、上司に関する業務上知り得たことや私的な事情は軽々しく話さないのが2級の口の堅さ。場の雰囲気に流されず、当たり障りなくかわすのが望ましい。話題に乗って漏らすのは不適当。

75. 問75．秘書Aは、上司の指示で文書を作成したが、提出後に「言い方がきつい部分があるので直してほしい」と修正を求められた。Aは自分なりに丁寧に書いたつもりだった。Aの対応として、最も適当なものはどれか。

    • ア．丁寧に書いたつもりなので修正を断る
    • イ．どこが悪いのか分からないので放置する
    • ウ．上司の意向に沿って、相手への伝わり方を考え修正する
    • エ．上司の指摘に反発して言い返す

    正解：ウ．上司の意向に沿って、相手への伝わり方を考え修正する

    解説：上司の指摘は素直に受け止め、意向に沿って修正するのが2級の姿勢。自分の解釈に固執せず、相手にどう伝わるかを考えて直す。納得いかなくても反発せず、改善に生かすのが望ましい。