秘書検定2級「技能（会議・文書・ファイリング）」の一問一答

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📖 秘書検定2級「技能（会議・文書・ファイリング）」の全75問と解説（一覧）

秘書検定2級の技能（会議・文書・ファイリング）に関する一問一答（全75問）の正解と解説の一覧です。上の一問一答で実際に解いてから、ここで復習・確認できます。

問1．会議で、提出された複数の議案を一度にまとめて議題として取り上げ、審議することを何というか。
- ア．一括上程
- イ．動議
- ウ．採択
- エ．継続審議
正解：ア．一括上程

解説：関連する複数の議案をまとめて一括で審議にかけることを「一括上程」という。個別に審議する手間を省き、効率よく議事を進めるために行われる。
問2．会議の採決で賛成と反対が同数になったとき、議長が決定権として投じる一票のことを何というか。
- ア．定足数
- イ．キャスティングボート
- ウ．動議
- エ．委任状
正解：イ．キャスティングボート

解説：賛否同数の場合に議長が持つ決定権としての一票を「キャスティングボート」という。議長の判断で可否が決まるため、議事運営上重要な権限である。
問3．会議で提出された議案を、審議のうえ正式に採用・可決することを何というか。
- ア．上程
- イ．招集
- ウ．採択
- エ．答申
正解：ウ．採択

解説：提出された議案や案を審議し、正式に採用・可決することを「採択」という。否決(不採用)と対になる語で、採決の結果として用いられる。
問4．結論が出ず、次回以降の会議に持ち越して話し合いを続けることを何というか。
- ア．採決
- イ．採択
- ウ．動議
- エ．継続審議
正解：エ．継続審議

解説：会議で結論が出ず、次回以降の会議に持ち越して引き続き審議することを「継続審議」という。国会では、会期中に議決に至らなかった案件を閉会中も委員会で審査し、次の会期に引き継ぐ場合にこの語を使う。採決は、議案の採否を会議の構成員の賛否をとって決めること。採択は、いくつかある中から選んで取り上げること。動議は、会議中に予定の議案以外の議題を出席者が提出すること、またはその議題である。いずれも審議を次回に持ち越す意味はない。

根拠：コトバンク「継続審議」（デジタル大辞泉・精選版日本国語大辞典）会期中に議決するに至らなかった案件を、次の会期で引き続いて審議すること／コトバンク「採決」（デジタル大辞泉）会議で、議案の採否を会議構成員の賛否をとって決定すること／コトバンク「採択」（デジタル大辞泉）いくつかあるものの中から選んで取り上げること／コトバンク「動議」（デジタル大辞泉）会議中に予定議案以外の議題を議員が提出すること。また、その議題
問5．諮問機関が、上位の機関などから意見を求められること(問い)に対し、調査・審議して回答することを何というか。
- ア．招集
- イ．上程
- ウ．採択
- エ．答申
正解：エ．答申

解説：意見を求める「諮問」に対し、審議の結果を回答するのが「答申」である。委員会などが行政機関へ意見を述べる場合などに用いられ、諮問と対の関係にある。
問6．会議の日時・場所・議題を構成員にあらかじめ知らせ、出席を求めるために出す文書を一般に何というか。
- ア．招集通知
- イ．議事録
- ウ．委任状
- エ．議決権行使書面
正解：ア．招集通知

解説：会議を開くときに、日時・場所・議題などを記して構成員に出席を求める文書を招集通知（開催通知）という。株主総会では、取締役が開催日の2週間前（公開会社でない会社は原則1週間前）までに株主へ発することが会社法で定められている。議事録は会議の経過や結果を記録する文書、委任状は出席できない人が代理人に議決権の行使などを任せることを示す書面、議決権行使書面は株主が総会に出席せずに議決権を行使するための書面で、いずれも出席を求める通知ではない。

根拠：会社法第299条／公益財団法人実務技能検定協会「秘書技能審査基準」 2級 Ⅴ技能 ⑴会議 ①会議に関する知識、および進行、手順についての知識がある（出典: e-Gov法令検索）
問7．会議に出席できない人が、議決権の行使を他の出席者に委ねるために提出する書面を何というか。
- ア．始末書
- イ．回覧
- ウ．稟議書
- エ．委任状
正解：エ．委任状

解説：欠席者が自分の議決権の行使を他の出席者に任せるために出す書面を「委任状」という。定足数の算定にも関わるため、会議準備で取りまとめが必要になる。
問8．議事録に必ず記載すべき項目として、最も適当でないものはどれか。
- ア．開催の日時と場所
- イ．出席者の氏名と人数
- ウ．出席者個人の私的な感想
- エ．議題と決定事項
正解：ウ．出席者個人の私的な感想

解説：議事録には開催日時・場所・出席者・議題・審議経過・決定事項などを記載する。出席者個人の私的な感想は記録の対象ではなく、客観的な事実を簡潔に記す。
問9．会議の配席で、議長や主催者から見て一般に「上座」とされる位置はどこか。最も適当なものを選べ。
- ア．出入り口に最も近い席
- イ．議長のすぐ左隣の席
- ウ．出入り口から最も遠い席
- エ．窓を背にしない壁際の席
正解：ウ．出入り口から最も遠い席

解説：会議室では一般に出入り口から最も遠い席が上座、出入り口に近い席が下座となる。来客や役職の高い人を上座に案内するのが基本的な配席の考え方である。
問10．数十人規模の会議で、議長を中心に左右に出席者が向かい合う形に机を並べる配置を一般に何形式というか。
- ア．スクール形式
- イ．コの字型
- ウ．円卓形式
- エ．劇場形式
正解：イ．コの字型

解説：中央を空け、左右に向かい合って着席する配置を「コの字型(またはロの字型)」という。出席者が互いの顔を見て討議しやすく、会議や役員会で多く用いられる。
問11．講演会やセミナーなどで、演台に向かって椅子だけを多数並べる配置を一般に何形式というか。
- ア．円卓形式
- イ．コの字型
- ウ．劇場形式
- エ．対面形式
正解：ウ．劇場形式

解説：机を置かず椅子だけを前向きに並べる配置を「劇場(シアター)形式」という。多人数を収容でき、聴衆が話を聞くことを主とする講演会などに適している。
問12．会議の議事進行をつかさどり、採決を宣言する役割を担う人を一般に何というか。
- ア．書記
- イ．議長
- ウ．幹事
- エ．座長
正解：イ．議長

解説：会議の進行を取り仕切り、発言の整理や採決の宣言を行う人を「議長」という。中立の立場で議事を運営し、定足数の確認や採決の管理を担う。
問13．あるテーマについて立場の異なる複数の講演者が意見を発表し、聴衆の質問にも答える討論形式を何というか。
- ア．バズセッション
- イ．シンポジウム
- ウ．ブレインストーミング
- エ．ロールプレイング
正解：イ．シンポジウム

解説：シンポジウムは、一つのテーマについて複数の論者がそれぞれ異なる立場から意見を発表し、そのあと聴衆の質問に答える形式である。聴衆は聞くだけでもよい。パネルディスカッションとの分かれ目は「何が主か」で、シンポジウムは各論者の発表が主、パネルディスカッションは司会者のもとでパネリストどうしが討論して議論を深めるのが主である。どちらも最後に質疑応答を行うので、質疑応答の有無では区別できない。
問14．大人数を少人数の班に分けて話し合わせ、その結果を持ち寄ってまとめる会議方式を何というか。
- ア．バズセッション
- イ．パネルディスカッション
- ウ．シンポジウム
- エ．フォーラム
正解：ア．バズセッション

解説：参加者を小グループ(班)に分けて短時間討議させ、各班の結論を全体で発表・集約する方式を「バズセッション」という。多人数から意見を引き出すのに適する。
問15．社内文書のうち、業務上の決裁を関係者に回して承認を得るために用いる文書はどれか。
- ア．報告書
- イ．議事録
- ウ．通達
- エ．稟議書
正解：エ．稟議書

解説：担当者が起案し、関係者へ順に回して承認(決裁)を得る社内文書を「稟議書」という。会議を開かずに決裁を得る手段として用いられ、押印で承認を示す。
問16．上位者や上位機関から下位者へ、職務上の命令や指示として一方的に知らせる社内文書を何というか。
- ア．稟議書
- イ．回覧
- ウ．通達
- エ．照会
正解：ウ．通達

解説：上位から下位へ職務上の命令・方針を伝達する社内文書を「通達」という。連絡や周知を目的とする「通知」より拘束力が強く、従うべき指示として扱われる。
問17．出張や調査などの結果を、命じた相手に知らせるために作成する社内文書を何というか。
- ア．報告書
- イ．案内状
- ウ．督促状
- エ．委任状
正解：ア．報告書

解説：指示された業務や調査の結果を報告するためにまとめる文書を「報告書」という。事実を客観的・簡潔に記し、必要に応じて所見を分けて書くのが基本である。
問18．取引先に対し、不明な点を問い合わせて回答を求めるために出す社外文書を何というか。
- ア．照会状
- イ．督促状
- ウ．わび状
- エ．案内状
正解：ア．照会状

解説：不明点や条件などを問い合わせて回答を求める社外文書を「照会状」という。これに答えて出すのが「回答状」で、照会と回答は対の関係にある。
問19．支払いや返済が遅れている相手に、履行を促すために出す文書を何というか。
- ア．回答状
- イ．礼状
- ウ．案内状
- エ．督促状
正解：エ．督促状

解説：代金の支払いや返却が滞っている相手に履行を促す文書を「督促状(催促状)」という。相手の体面に配慮しつつ、期日と内容を明確に示して請求する。
問20．こちらの手違いや迷惑をかけたことについて、相手にわびるために出す社外文書を何というか。
- ア．照会状
- イ．依頼状
- ウ．回答状
- エ．わび状
正解：エ．わび状

解説：ミスや迷惑をかけたことを謝罪するために出す文書を「わび状(おわび状)」という。言い訳に終始せず、事実を認めてわび、今後の対応を示すのがよい。
問21．丁重な手紙で頭語「謹啓」を用いたとき、対応する結語として最も適当なものはどれか。
- ア．謹言
- イ．草々
- ウ．かしこ
- エ．以上
正解：ア．謹言

解説：改まった手紙の頭語「謹啓」には「謹言」または「謹白」「敬白」が対応する。「拝啓-敬具」よりも丁重な組み合わせで、目上や重要な相手に用いる。
問22．前文(あいさつ)を省略する頭語「前略」を用いたとき、対応する結語として正しいものはどれか。
- ア．敬具
- イ．謹白
- ウ．草々
- エ．かしこ
正解：ウ．草々

解説：前文を省く「前略」で書き始めた手紙は「草々(早々)」で結ぶ。急ぎの用件や略式の手紙に用いる組み合わせで、丁重な相手には避けるのが無難である。
問23．頭語「拝復」を用いるのは、どのような場合か。最も適当なものを選べ。
- ア．こちらから初めて出す手紙
- イ．相手の手紙への返信
- ウ．急ぎの略式の手紙
- エ．女性が出す手紙
正解：イ．相手の手紙への返信

解説：「拝復」は相手からの手紙への返信に用いる頭語で、結語は「敬具」が対応する。こちらから初めて出す手紙には「拝啓」を用い、用途を区別する。
問24．書類や品物などを「よく確認して受け取ってください」と伝えるときに用いる慣用表現はどれか。
- ア．ご査収ください
- イ．ご笑納ください
- ウ．ご恵贈ください
- エ．ご放念ください
正解：ア．ご査収ください

解説：送付物を確かめて受け取ってほしいときの慣用表現が「ご査収ください」である。請求書や資料などを同封する社外文書でよく用いられる。
問25．贈り物に添える手紙で「つまらないものですが受け取ってください」とへりくだって言う慣用表現はどれか。
- ア．ご査収ください
- イ．ご放念ください
- ウ．ご笑納ください
- エ．ご自愛ください
正解：ウ．ご笑納ください

解説：贈答品を相手に受け取ってもらうときにへりくだって用いる慣用表現が「ご笑納ください」である。「笑って納めてほしい」という謙遜の気持ちを表す。
問26．9月に出す手紙の時候のあいさつとして、最も適当なものはどれか。
- ア．新緑の候
- イ．初春の候
- ウ．盛夏の候
- エ．初秋の候
正解：エ．初秋の候

解説：9月は秋の初めにあたり「初秋の候」が適する。「新緑の候」は5月、「盛夏の候」は7〜8月、「初春の候」は1月など、月に応じた時候の語を選ぶ。
問27．1月(新年)に出す手紙の時候のあいさつとして、最も適当なものはどれか。
- ア．向暑の候
- イ．晩秋の候
- ウ．梅雨の候
- エ．初春の候
正解：エ．初春の候

解説：1月は「初春の候」「新春の候」が適する。「向暑の候」は初夏、「晩秋の候」は11月頃、「梅雨の候」は6月など、それぞれの季節に応じて使い分ける。
問28．5月頃に出す手紙の時候のあいさつとして、最も適当なものはどれか。
- ア．新緑の候
- イ．厳寒の候
- ウ．猛暑の候
- エ．紅葉の候
正解：ア．新緑の候

解説：若葉が茂る5月頃は「新緑の候」「薫風の候」が適する。「厳寒の候」は1〜2月、「猛暑の候」は盛夏、「紅葉の候」は秋で、季節の語を取り違えないよう注意する。
問29．目上の取引先の役員あての社外文書で、宛名に付ける敬称として最も適当なものはどれか。
- ア．殿
- イ．様
- ウ．御中
- エ．各位
正解：イ．様

解説：個人あての文書では役職に関わらず「様」を用いるのが最も一般的で丁寧。「殿」はやや事務的で目下に使われる傾向があり、社外の目上には「様」が無難である。
問30．「殿」という敬称の使い方の説明として、最も適当なものはどれか。
- ア．会社や団体あてに用いる
- イ．複数の人に同時に用いる
- ウ．公文書や辞令などで個人に用いる
- エ．本人にしか開けさせない意味を表す
正解：ウ．公文書や辞令などで個人に用いる

解説：「殿」は官公庁の公文書や社内の辞令などで用いられるが、やや事務的・上から目線の印象があるため、社外の目上には「様」を使うのが一般的である。
問31．「各位」の使い方として、適当でないものはどれか。
- ア．会員各位と書く
- イ．お得意様各位と書く
- ウ．関係者各位と書く
- エ．お客様各位様と書く
正解：エ．お客様各位様と書く

解説：「各位」自体に敬意が含まれるため「各位様」と重ねるのは誤り。「会員各位」のように用い、団体名には「御中」、個人には「様」と、対象で使い分ける。
問32．恩師や医師、弁護士などへの宛名で、敬称「先生」を用いるのが最も適当な相手はどれか。
- ア．取引先の一般社員
- イ．学校時代の恩師
- ウ．会社の総務部
- エ．複数の従業員
正解：イ．学校時代の恩師

解説：「先生」は教師・医師・弁護士・政治家など、指導的立場や専門職の人への敬称として用いる。一般の取引先には「様」を使い、相手の立場で使い分ける。
問33．郵便の「内容証明」の説明として、最も適当なものはどれか。
- ア．一般書留にする必要はなく、簡易書留でも差し出すことができる
- イ．いつ、どんな文書を誰から誰あてに差し出したかを、謄本によって証明する
- ウ．文書に書かれた内容が真実であることを、日本郵便が証明する
- エ．郵便物を受取人に配達した事実を、日本郵便が差出人に証明する
正解：イ．いつ、どんな文書を誰から誰あてに差し出したかを、謄本によって証明する

解説：内容証明は、いつ、どのような内容の文書を誰から誰あてに差し出したかを、差出人が作成した謄本によって日本郵便が証明するサービスである。証明するのは内容文書の存在で、書かれた内容が真実かどうかを証明するものではない。内容証明の郵便物は一般書留にする必要があり、簡易書留にはできない。受取人に配達した事実を証明するのは配達証明という別のサービスで、内容証明と併せて利用できる。

根拠：日本郵便「内容証明」概要（差出人が作成した謄本によって証明・証明するのは内容文書の存在で内容の真実性ではない）・内容証明と併せてご利用可能な主なオプションサービス（一般書留とする必要・簡易書留とすることはできない・配達証明）／日本郵便「配達証明」概要（一般書留とした郵便物について配達したという事実を証明する）／秘書技能審査基準（公益財団法人実務技能検定協会） 2級 Ⅴ技能 ⑶文書の取り扱い ①送付方法、受発信事務について知識がある（PDF p.2）
問34．日常よく利用し、すぐ取り出せるよう手元で管理している文書のことを一般に何というか。
- ア．現用文書
- イ．廃棄文書
- ウ．非現用文書
- エ．秘文書
正解：ア．現用文書

解説：現在進行中で頻繁に使う文書を「現用文書(活用文書)」といい、手元やキャビネットで管理する。使用頻度が下がったものは書庫などへ移して保存する。
問35．「秘」扱いの文書を社内でコピーするときの取り扱いとして、最も適当なものはどれか。
- ア．必要な部数だけ取り、配布先を記録する
- イ．誰でも使えるよう多めに印刷しておく
- ウ．コピー後の原本を機械に置いたままにする
- エ．ミスコピーをそのままごみ箱に捨てる
正解：ア．必要な部数だけ取り、配布先を記録する

解説：秘文書のコピーは必要最小限の部数にとどめ、部数や配布先を記録して管理する。コピー機に原本を置き忘れない、不要なミスコピーは確実に処分するなど厳重に扱う。
問36．郵便で、差出人が多数の郵便物を一度に出す際、料金を一括して支払い、後日まとめて精算する方法はどれか。
- ア．料金別納
- イ．簡易書留
- ウ．現金書留
- エ．料金後納
正解：エ．料金後納

解説：毎月の郵便物が多い場合に、料金を後日一括して支払う方法を「料金後納」という。一定の承認が必要で、切手を貼らず所定の表示をして差し出す。
問37．同一料金の郵便物を一度に多数(原則10通以上)差し出すとき、切手を貼らずに料金をまとめて支払う方法はどれか。
- ア．書留
- イ．料金後納
- ウ．速達
- エ．料金別納
正解：エ．料金別納

解説：同じ料金の郵便物を一度にまとめて差し出し、その場で料金を支払う方法を「料金別納」という。切手を貼る手間が省け、案内状の一斉発送などに用いられる。
問38．引き受けの記録が残り、配達は受領印を取らずに郵便受けに入れる、書留より安価な郵便サービスはどれか。
- ア．現金書留
- イ．特定記録
- ウ．レターパックプラス
- エ．ゆうメール
正解：イ．特定記録

解説：「特定記録」は郵便物の引き受けを記録し、配達は受取人の郵便受けに入れる（受領印は不要）。配達状況はインターネットで確認できるが、書留と違って損害賠償はない。書留より安価で、送った事実を記録に残したいときに用いる。
問39．現金書留について、最も適当なものはどれか。
- ア．損害要償額の申出がないときの損害要償額は、5万円となる
- イ．現金を送るときは、現金書留のほか簡易書留も利用できる
- ウ．専用の現金封筒にはのし袋も入るので、祝い金を送るときにも使える
- エ．外国の紙幣や古銭も、現金書留で扱う「現金」に含まれる
正解：ウ．専用の現金封筒にはのし袋も入るので、祝い金を送るときにも使える

解説：現金書留は、現金を送る場合専用の一般書留で、専用の現金封筒はのし袋も入る大きさなので、祝い金を送るときにも使える。損害要償額は、申出がなければ1万円で、申し出れば50万円まで増やせる。5万円は簡易書留の賠償の上限である。現金を郵便で送るときは書留にしなければならず、簡易書留はこれに含まれないので、現金は送れない。現金書留で扱う現金は日本で通用する紙幣と硬貨で、外国の紙幣や古銭は含まれない。

根拠：郵便法（昭和二十二年法律第百六十五号）第17条／日本郵便「書留」書留の種類（現金書留＝現金を送付する場合専用の一般書留・専用封筒はのし袋も入る、簡易書留＝賠償は原則5万円まで）・ご利用料金（現金書留損害要償額1万円まで、上限50万円）・注意点（申出がない場合は現金書留1万円、外国紙幣・外国貨幣・古銭は含まれない）（出典: e-Gov法令検索）
問40．一般書留と簡易書留の違いの説明として、最も適当なものはどれか。
- ア．簡易書留の方が補償額が大きい
- イ．一般書留は配達の記録が残らない
- ウ．一般書留の方が全経路の記録があり補償も大きい
- エ．どちらも記録は残らない
正解：ウ．一般書留の方が全経路の記録があり補償も大きい

解説：一般書留は引き受けから配達までの全経路が記録され損害賠償の上限も高い。簡易書留は引き受けと配達のみ記録され、賠償は原則5万円まで・料金も安い。
問41．信書(手紙)を送ることができない郵便・配送サービスはどれか。最も適当なものを選べ。
- ア．速達
- イ．書留
- ウ．レターパック
- エ．ゆうメール
正解：エ．ゆうメール

解説：「ゆうメール」は冊子・カタログ・CDなどの送付用で、信書を入れることはできない。信書を送れるのは普通郵便・速達・書留・レターパックなどである。
問42．A4サイズの書類を、追跡サービス付き・全国一律料金で対面配達(受領印あり)で送れるサービスはどれか。
- ア．レターパックライト
- イ．レターパックプラス
- ウ．ゆうメール
- エ．特定記録
正解：イ．レターパックプラス

解説：「レターパックプラス」は専用封筒で全国一律料金、追跡付きで対面配達(受領印あり)。郵便受けに配達される「レターパックライト」と配達方法で区別される。
問43．はがきと封書の使い分けについて、最も適当なものはどれか。
- ア．改まった依頼やわび状ははがきで出す
- イ．機密や個人情報を含む文書ははがきで出す
- ウ．重要な文書ほどはがきにする
- エ．簡単な連絡や挨拶ははがき、改まった用件は封書にする
正解：エ．簡単な連絡や挨拶ははがき、改まった用件は封書にする

解説：はがきは内容が他人に見えるため、簡単な連絡や儀礼的なあいさつに用いる。改まった内容や他人に見られたくない内容、機密を含む文書は封書にするのが適切である。
問44．バーチカルファイリングの特徴を説明したものとして、適当なものはどれか。
- ア．分類をそのままにして、フォルダー単位で書類の増減や細分類がしやすい。
- イ．書類をチューブファイルなどにとじて冊子にし、冊子ごとにロッカー等で保管する。
- ウ．見出しは使わず、フォルダーを入れた順に並べ、必要な書類は端から探す。
- エ．書架式の棚にフォルダーを並べて一覧性を高め、目線より上の空間も使える。
正解：ア．分類をそのままにして、フォルダー単位で書類の増減や細分類がしやすい。

解説：バーチカルファイリングは、書類をとじずにフォルダー（紙挟み）に挟み、ファイリングキャビネットの引き出しに垂直に立てて並べ、上見出し（ガイド）で分類する方式である。上見出しで必要な書類を正確・迅速に取り出せ、分類をそのままにして書類の増減や細分類ができ、床面積に対して書類の収容量が多い。見出しを使わず入れた順に並べて端から探すという記述は、この上見出しによる分類に反する。書類をチューブファイルなどにとじて冊子にするのは簿冊方式、書架式の棚にフォルダーを並べて一覧性を高め目線より上の空間も使うのはホリゾンタル方式の特徴である。

根拠：コトバンク「ファイリングシステム」（改訂新版世界大百科事典・日本大百科全書（ニッポニカ））世界大百科事典：資料をホルダーにはさみファイリングキャビネットの引出しなどに垂直に並べ上見出しを使うバーティカル方式は(1)上見出しで正確・迅速に取り出せる(2)分類をそのままにして書類の増減・細分類が行える(3)床面積に対して書類の収容量が多い／ホリゾンタル方式はホルダーを左右に並べ一覧性を強調し目線より上の空間も利用できる。ニッポニカ：ホリゾンタル・ファイリングは壁面を有効に使い書架式整理棚を用いた並列式／留萌市「ファイリング・システム導入支援業務委託仕様書」 1 導入の目的（チューブファイルやフラットファイル等を用いた簿冊方式／簿冊方式ではなく個別フォルダーに挟んで管理する方式）、2(4)（引出し式の文書収納キャビネット・バーチカルファイリング方式を採用）／埼玉県警察ファイリングシステム実施要領第3（キャビネット・第1ガイド・第2ガイド・個別フォルダー）、第5（ガイド・フォルダーによる大・中・小分類）、第6 1(1)（文書等は、とじない）、第8（引出し内は第1ガイド、第2ガイド、フォルダーの順に手前から奥へ配列）、第11（簿冊はロッカー等で保管）／公益財団法人実務技能検定協会「秘書技能審査基準」 2級 Ⅴ技能 ⑷ファイリング（出題範囲）
問45．1つの文書が複数の見出し(分類)に関係するとき、別の場所にも案内をつけて探せるようにする工夫を何というか。
- ア．相互参照
- イ．一括上程
- ウ．継続審議
- エ．背ラベル
正解：ア．相互参照

解説：複数の項目に関連する文書を、一方に原本を置き他方に「○○を見よ」と案内をつける方法を「相互参照(クロスレファレンス)」という。どちらからでも探せるようにする工夫。
問46．古くなった名刺の整理として、最も適当なものはどれか。
- ア．古い名刺もすべて永久に残しておく
- イ．新しい名刺を受け取ったら差し替えて更新する
- ウ．役職が変わっても古いまま使い続ける
- エ．読みにくくなったら無断で処分する
正解：イ．新しい名刺を受け取ったら差し替えて更新する

解説：役職異動や転居などで内容が変わった名刺は、新しいものに差し替えて常に最新の情報に保つ。古い名刺を放置すると誤った連絡につながるため、随時更新する。
問47．商品カタログを整理する方法として、最も適当なものはどれか。
- ア．商品別や発行元別に分け、新版で差し替える
- イ．届いた順に積み上げておく
- ウ．表紙の色だけで分類する
- エ．すべて永久に保存する
正解：ア．商品別や発行元別に分け、新版で差し替える

解説：カタログは取扱商品や発行元(メーカー)別に分類してファイルし、新版が届いたら旧版と差し替える。古いものをためこむと混乱するため、最新版に保つ。
問48．新聞の切り抜き(クリッピング)を整理・活用する方法として、最も適当なものはどれか。
- ア．記事を切り抜き、出典を記してテーマ別に台紙に貼る
- イ．記事は切り抜かず、新聞を日付順に綴じて保管する
- ウ．記事を切り抜き、掲載日の順に封筒へまとめて入れる
- エ．記事を切り抜き、テーマ別に分け出典の記入は省く
正解：ア．記事を切り抜き、出典を記してテーマ別に台紙に貼る

解説：新聞の切り抜きは、必要な記事を切り抜いて台紙に貼り、新聞名・日付などの出典を書き添えて、テーマ（項目）別にファイルしておくと、後で必要な記事をすぐに探して使える。新聞をそのまま日付順に綴じて保管するだけでは、目当ての記事を探すのに手間がかかり、場所も取る。切り抜いても掲載日の順に封筒へ入れるだけでは、テーマごとに探せない。出典を省くと、後で原典を確かめたり資料として示したりするときに、いつのどの新聞の記事か分からず困る。

根拠：公益財団法人実務技能検定協会「秘書技能審査基準」 2級 Ⅴ技能 ⑸資料管理 ①名刺、業務上必要な資料類の整理、保管が一般的にできる ②要求された社内外の情報収集、整理、保管が一般的にできる（PDF 2ページ）
問49．雑誌のバックナンバーの管理として、最も適当なものはどれか。
- ア．すべて無期限に保存し続ける
- イ．発行日を確認せず適当に重ねておく
- ウ．新しい号が来たら古い号をすぐ全部捨てる
- エ．保存期間を決め、期限を過ぎた号を整理する
正解：エ．保存期間を決め、期限を過ぎた号を整理する

解説：雑誌は一定の保存期間を決め、期間を過ぎた古い号は処分するか合本にして保管する。すべてを無期限にためると保管場所を圧迫するため、年限を決めて管理する。
問50．出版物のうち、3か月(四半期)ごとに発行されるものを何というか。
- ア．月刊
- イ．隔月刊
- ウ．季刊
- エ．旬刊
正解：ウ．季刊

解説：発行間隔による分類で、3か月ごと(年4回)に発行されるものを「季刊」という。毎月発行は月刊、2か月ごとは隔月刊、年2回は半年刊と区別される。
問51．2か月に1回の間隔で発行される出版物を何というか。
- ア．旬刊
- イ．週刊
- ウ．隔月刊
- エ．季刊
正解：ウ．隔月刊

解説：2か月ごと(年6回)に発行される出版物を「隔月刊」という。毎月は月刊、3か月ごとは季刊、10日ごとは旬刊と、発行間隔ごとに呼び名が異なる。
問52．国の法令の公布や、官公庁の決定事項などを国民に知らせるために国が発行する刊行物はどれか。
- ア．白書
- イ．官報
- ウ．会社四季報
- エ．年鑑
正解：イ．官報

解説：法律・政令の公布や叙位叙勲、各種公告などを国が掲載・発行する機関紙が「官報」である。国の公式な情報を周知するための刊行物として位置づけられる。
問53．各省庁が、その所管分野の現状や課題、施策を国民に報告するためにまとめた刊行物を一般に何というか。
- ア．官報
- イ．白書
- ウ．議事録
- エ．目録
正解：イ．白書

解説：経済財政白書・厚生労働白書など、各省庁が所管分野の実態と施策を報告する刊行物の総称が「白書」である。政策の動向を把握する資料として用いられる。
問54．上場企業の業績や財務、特色などを各社ごとにまとめ、年4回発行される投資・企業情報の定番資料はどれか。
- ア．官報
- イ．白書
- ウ．会社四季報
- エ．人名録
正解：ウ．会社四季報

解説：上場企業の業績・財務・特色などを1社ずつ簡潔にまとめた季刊の資料が「会社四季報」である。取引先や投資先の企業情報を素早く調べるのに広く使われる。
問55．ある分野の人物の経歴・所属などをまとめ、人物を調べるのに用いる資料を一般に何というか。
- ア．年鑑
- イ．人名録
- ウ．白書
- エ．官報
正解：イ．人名録

解説：著名人や各界の人物の経歴・肩書などを収録した資料を「人名録(紳士録)」という。取引相手の経歴などを調べる際に参照される人物情報の資料である。
問56．1年間の出来事や統計データなどを分野ごとにまとめ、毎年刊行される資料を何というか。
- ア．年鑑
- イ．目録
- ウ．官報
- エ．会社四季報
正解：ア．年鑑

解説：その年の出来事・統計・記録などを分野別にまとめ、毎年刊行される資料を「年鑑」という。1年間の動向や数値データを通覧するのに便利な資料である。
問57．支店ごとの売上金額の大小を比べて示したい。最も適したグラフはどれか。
- ア．棒グラフ
- イ．折れ線グラフ
- ウ．円グラフ
- エ．レーダーチャート
正解：ア．棒グラフ

解説：項目どうしの数量の大小を比較するには「棒グラフ」が適している。棒の長さで各支店の売上の差が一目でわかる。時間変化を見るなら折れ線が向く。
問58．過去5年間の売上高の推移を示し、増加・減少の傾向を見せたい。最も適したグラフはどれか。
- ア．円グラフ
- イ．絵グラフ
- ウ．帯グラフ
- エ．折れ線グラフ
正解：エ．折れ線グラフ

解説：時間の経過に伴う連続的な変化や傾向を示すには「折れ線グラフ」が最も適する。点を線で結ぶことで増減の流れがわかりやすくなる。
問59．1つの製品の売上構成比(製品全体に占める各機種の割合)を示したい。最も適したグラフはどれか。
- ア．折れ線グラフ
- イ．棒グラフ
- ウ．円グラフ
- エ．レーダーチャート
正解：ウ．円グラフ

解説：1つの集団における各項目の構成比(全体に対する割合)を示すには「円グラフ」が適する。全体を100%とし、扇形の大きさで割合を表す。
問60．3年分の年代別売上構成比を並べ、構成比が年ごとにどう変化したかを比較したい。最も適したグラフはどれか。
- ア．円グラフ
- イ．帯グラフ
- ウ．折れ線グラフ
- エ．棒グラフ
正解：イ．帯グラフ

解説：複数の集団や複数年の構成比の変化を並べて比較するには「帯グラフ」が適する。各帯を100%にそろえ、内訳の割合の変化を見比べやすい。
問61．1つの商品について、価格・品質・デザインなど複数の評価項目のバランスを一目で示したい。最も適したグラフはどれか。
- ア．棒グラフ
- イ．円グラフ
- ウ．レーダーチャート
- エ．折れ線グラフ
正解：ウ．レーダーチャート

解説：複数の評価項目のバランスや特徴を多角形で示すには「レーダーチャート」が適する。中心から各軸へ値をとり、全体の偏りやバランスが把握しやすい。
問62．市区町村に登録し、印鑑証明書によって本人の意思を公的に証明できる印鑑はどれか。
- ア．認印
- イ．実印
- ウ．訂正印
- エ．捨印
正解：イ．実印

解説：市区町村に登録し、印鑑登録証明書を添えることで本人の意思を公的に証明できる印鑑が「実印」である。不動産取引や重要な契約など効力の強い場面で用いる。
問63．金融機関に届け出てある、預金の取引に使用する印鑑を何というか。
- ア．実印
- イ．認印
- ウ．銀行印
- エ．消印
正解：ウ．銀行印

解説：口座開設時などに金融機関へ届け出て、預金の出し入れに用いる印鑑を「銀行印」という。実印や認印とは別に専用の印を用意し、安全のため分けて管理する。
問64．会社が法務局に登録した代表者の正式な印で、重要な契約に用いる印章を一般に何というか。
- ア．認印
- イ．代表者印(会社実印)
- ウ．訂正印
- エ．割印
正解：イ．代表者印(会社実印)

解説：会社が法務局に届け出た代表者の印を「代表者印（会社実印）」といい、契約書など対外的に効力の強い文書に押す。「契約印」は契約書に押す印の通称で、届け出た印の呼び名ではない。日常文書には社印や認印を用いる。
問65．文書の一部を訂正したとき、その箇所に押して本人が直したことを示す小さな印を何というか。
- ア．訂正印
- イ．捨印
- ウ．契印
- エ．割印
正解：ア．訂正印

解説：訂正した箇所に押し、本人が訂正したことを証明する印を「訂正印」という。誤りを二重線で消し、近くに正しい内容を書いて訂正印を押すのが一般的である。
問66．後日の訂正に備え、あらかじめ欄外に押しておく印を何というか。
- ア．訂正印
- イ．捨印
- ウ．消印
- エ．契印
正解：イ．捨印

解説：後で軽微な訂正が生じた場合に備えて欄外に押しておく印を「捨印」という。便利だが悪用の恐れもあるため、重要書類では慎重に扱う必要がある。
問67．契約書が複数ページにわたるとき、ページのつながり(差し替え防止)を示すために綴じ目などに押す印を何というか。
- ア．割印
- イ．捨印
- ウ．消印
- エ．契印
正解：エ．契印

解説：複数ページの文書が一連のものであることを示し、ページの差し替えを防ぐために綴じ目や継ぎ目に押す印を「契印」という。文書の一体性を証明する役割をもつ。
問68．2通の文書(正本と副本、契約書の控えなど)が同一であることを示すため、両紙にまたがって押す印を何というか。
- ア．契印
- イ．訂正印
- ウ．割印
- エ．捨印
正解：ウ．割印

解説：正本と控えなど2通以上の文書にまたがって押し、それらが対をなす同一文書であることを示す印を「割印」という。複数ページ内の連続を示す契印とは目的が異なる。
問69．切手や収入印紙が使用済みであることを示すために押す印を何というか。
- ア．契印
- イ．割印
- ウ．消印
- エ．封印
正解：ウ．消印

解説：切手や収入印紙の再使用を防ぐため、使用済みであることを示して押す印を「消印」という。郵便切手には郵便局が、収入印紙には文書の作成者などが押す。
問70．「契印」と「割印」の違いの説明として、最も適当なものはどれか。
- ア．契印は2通の文書にまたがって押す
- イ．割印は1通内のページ連続を示す
- ウ．どちらも訂正のために押す印である
- エ．契印は1通内のページ連続、割印は2通の関連を示す
正解：エ．契印は1通内のページ連続、割印は2通の関連を示す

解説：契印は1つの文書が複数ページにわたるとき、そのページの連続(差し替え防止)を示すために押す。割印は2通以上の別々の文書が対をなすことを示すために両紙にまたがって押す。
問71．紙の文書や写真を機械で読み取り、電子化(デジタル化)して画像データに変換する機器はどれか。
- ア．シュレッダー
- イ．スキャナー
- ウ．プロジェクター
- エ．ラミネーター
正解：イ．スキャナー

解説：紙の文書や写真を読み取って画像データ(電子データ)に変換する機器が「スキャナー」である。文書の電子保存や共有のために用いられる。
問72．不要になった秘文書を処分するとき、情報漏えいを防ぐために用いる機器はどれか。
- ア．シュレッダー
- イ．スキャナー
- ウ．プロジェクター
- エ．ラミネーター
正解：ア．シュレッダー

解説：書類を細かく裁断し、内容を判読できなくして廃棄するための機器が「シュレッダー」である。秘文書や個人情報を含む文書の処分に用いて漏えいを防ぐ。
問73．会議やプレゼンテーションで、パソコンの画面や資料をスクリーンに拡大して映し出す機器はどれか。
- ア．スキャナー
- イ．シュレッダー
- ウ．プロジェクター
- エ．ラミネーター
正解：ウ．プロジェクター

解説：資料やパソコンの映像をスクリーンに拡大投影する機器が「プロジェクター」である。会議や説明会で大人数に同じ画面を見せるのに用いられる。
問74．文書の保存年限が経過し不要となった秘文書の処分方法として、最も適当なものはどれか。
- ア．内容がわからないようシュレッダーで処分する
- イ．そのまま一般ごみとして捨てる
- ウ．裏面をメモ用紙として再利用する
- エ．他部署に回覧してから捨てる
正解：ア．内容がわからないようシュレッダーで処分する

解説：保存年限が過ぎた秘文書は、シュレッダーにかけるなど内容を判読できない方法で確実に処分する。そのままごみ箱に捨てると情報漏えいのおそれがあり不適当である。
問75．社外文書を発送する前に、秘書が確認すべき事項として最も適当でないものはどれか。
- ア．宛名や敬称に誤りがないか
- イ．同封すべき資料がもれていないか
- ウ．郵便料金が不足していないか
- エ．内容を秘書の判断で書き換える必要がないか
正解：エ．内容を秘書の判断で書き換える必要がないか

解説：発送前は宛名・敬称の正しさ、同封資料の入れ忘れ、郵便料金の過不足などを確認する。文書の内容を秘書の判断で書き換えることは権限を超え、確認事項として不適当である。

秘書検定2級「技能（会議・文書・ファイリング）」の一問一答

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